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이세원, 임수진, 이예지 변호사
저희 사무실은 주간회의를
법률사무소 서화담 이세원 변호사(CFO)
아예 하지 않습니다.
플로우 고객사
글과 말이 모여 연못을 이룬 곳, 법률 사무소 서화담
서화담은 ‘글과 말이 모여 연못을 이루는 곳’이란 뜻으로 만든 이름입니다. 변호사의 무기인 ‘글’과 ‘말’로 클라이언트에게 신뢰를 주자는 뜻에서 이름을 지었습니다. 저희 사무실은 변호사 3명과 스텝 2명으로 구성된 기업 법무와 노동, 기술 보호, 부동산에 특화된 법률 사무소입니다.
플로우 사용 전 문제점
과거 사용한 툴: 이메일, 카톡, 전화
1. 퇴근한 구성원의 워라벨 침해
변호사들은 사실 ‘출/퇴근 시간’이라는 개념이 없습니다. 그러나 함께 일하는 스텝들은 고정적인 출/퇴근 시간이 존재하죠. 스텝들이 퇴근한 후에 제가 물어보고 싶은 내용이 생겼을 때 개인 톡으로 보내는 것은 퇴근한 구성원의 워라벨을 침해를 야기할 수밖에 없는 일이었습니다.
2 외근/부재 시 모든 업무가 펜딩됨
변호사 업무는 업무 특성상 많은 토의로 결정해야 하는 부분이 많은데요. 제가 사무실에 없거나 미팅 중일 경우에는 모든 업무가 그다음 단계로 진행되지 못했습니다.
1. 보안상 문제
변호사들은 의뢰인의 민감한 정보를 많이 다루는데, 개인 톡이나 이메일로 이용했을 때 보안상 문제 등 여러 부적합한 측면이 있었습니다.
2. 업무 파악의 효율성 문제
변호사는 담당 사건을 다른 변호사에게 인수인계하는 경우가 자주 생기는데요. 하나의 사건이라고 해도 그 양이 굉장히 많기 때문에 때문에 이메일과 개인 톡으로 업무 히스토리를 인수인계하는 것이 굉장히 어려웠습니다. 인수인계를 하는 입장에서도 사건 내역을 다시 정리한다는 것이 또 하나의 일이기 때문에 매우 번거로웠습니다.
수많은 협업툴 중 플로우를 선택한 이유
플로우를 도입한 건 2년 전인데요. 이 업계에서 협업툴을 사용하는 것은 보편화되어 있지 않았습니다. ‘변호사가 쓰기 좋은 협업툴’로 참고할 만한 레퍼런스도 없었죠. 막연하게 업무를 효율적으로 했으면 좋겠다고 생각하던 시점에 우연히 페이스북 광고로 플로우를 접하게 되었습니다. 그때 당시에 플로우로 도입 문의를 하고 어떻게 쓰는 것인지 상담을 받았는데, 플로우는 업무의 변화를 좋아하지 않는 사람에게도 ‘워라벨’에도 도움이 된다는 명분도 확보할 수 있는 툴이었습니다.
플로우는 업무와 업무 사이에 경계를 설정하는 기능, 주어진 업무를 명확히 하는 기능, 그리고 소통의 활성화에 필요한 당사자의 직접성, 콘텐츠의 연관성, 그리고 수발신의 적시성을 모두 구현할 수 있는 환경을 갖추고 있다는 점에서 업무의 시스템화를 지향하는 곳이라면 꼭 필요한 툴이라는 생각이 들었습니다. 다른 툴을 함께 검토할 이유가 없었죠.
플로우 도입 후 달라진 점
1. 업무 시간이 다른 구성원들 간에 소통 효율 증대
앞에서 말씀드린 것처럼 변호사와 스텝들은 업무 시간이 다른 편인데요. 플로우 도입 후 동일한 업무에 집중하는 시간이 서로 다른 구성원 간에 효율적인 소통을 가능하게 해 주었습니다.
2. 사무실의 수평적인 문화
플로우가 업무의 이력을 그대로 간직하고 있기 때문에 정보의 평탄화에도 도움이 되는데, 이것은 자칫 내가 한 실수가 그대로 남아 있어 부적절하다는 인상을 초기에 주기도 했습니다. 그러나 다른 사람도 실수할 수 있다는 점에서 상호적인 부분으로 인식되었고, 실수는 업무를 한 흔적이지 비난이나 지적의 대상이 아니라고 생각하게 되었습니다.
또, 변호사 뿐만 아니라 의사, 세무사, 회계사 등 대부분의 전문직들이 그럴 거예요. 전문직 한 명을 중심으로 사무실이 움직이게 되는데, 이렇게 되면 시스템이나 팀워크를 맞추기가 쉽지 않습니다. 플로우는 업무 콘텐츠에 대한 인 앤 아웃이 서로 동등하기 때문에 소통에 대한 밸런스도 생기는 것 같습니다. 이런 모든 것들이 수평적인 조직문화를 가능하게 하는 원동력이 되었다고 생각합니다.
3. 주간회의/정기회의 0%
플로우 도입 후 저희 사무실은 주간회의나 정기 회의를 하지 않고 있습니다. 어디부터 어디까지 일했는지, 어떤 일을 했는지 남한테 보고하기 위한 행위가 플로우에서는 필요하지 않기 때문이죠. 저희 사무실은 월요일 아침 정기 회의가 없다 보니 아무래도 월요병이 중증은 아니지 않을까요? ㅎ
인수인계 시간 감소
플로우는 업무의 연속성과 접근성에 크게 기여되었다고 생각합니다.
변호사 업무 특성상 장기화되고 복잡한 사건의 경우 수행 변호사가 추가되거나 변경될 수 있는데요. 새로 투입이 될 때 이전 업무를 파악하는데 꽤 시간을 소요할 수밖에 없었습니다. 플로우를 활용한 후 사건에 대한 진척도나 어떤 의사결정을 통해 사건이 진행되어 왔는지를 명확하게 확인할 수 있어서 사건을 빠르게 소화하고 진행하는데 큰 도움이 되었습니다.
구성원의 시간 활용도 증가, 불필요한 보고 문화 개선
플로우의 업무 기한 설정 기능이나 댓글 기능을 통해 각자 주어진 업무를 어느 시간에 어떻게 할 것인지 자유롭게 결정할 수 있게 되었습니다. 또, 각자 자신이 무엇을 하고 있는지 굳이 구두로 보고하지 않더라도 플로우를 통해 서로 어떤 일을 하고 있는지 쉽게 파악할 수 있기 때문에 불필요한 보고 문화가 없어졌다는 점도 장점으로 꼽을 수 있겠습니다.
서화담에서 플로우를 사용하는 방법
변호사 구성원이 가장 많이 활용하는 프로젝트는 ‘사건 및 자문’프로젝트인데요. 서면 제출이 필요한 업무(가령, 재판 관련 업무)는 피드백이 시기적절하게 이루어질 수 있고, 클라이언트와의 소통과 같이 즉시 대응이 필요한 사항(경찰 조사, 등기업무 등)에 대해서는 관련 구성원과 빠른 소통이 이루어지고 있습니다.
플로우를 한마디로 소개하면?
우리 사무실의 영업 비밀
우리가 오늘 이런 후기 영상을 촬영하는 일은 원래는 해서는 안 되는 일인 것이죠.
사실 플로우를 우리가 쓴다는 것과 어떻게 쓰는지 모두 대외적으로 알려주고 싶지 않은 우리만의 노하우입니다.
우리 사무실의 비밀 병기
불필요한 행정 체계는 사라지고, 구성원 소통이 쌍방향으로 가능해지면서 업무의 효율성이 높아졌으니까요.
우리 사무실의 필살기
구성원 간의 자유로운 소통과 쌍방향 의사결정을 가능하게 해주는 일등공신이 플로우 아닐까 합니다.
다른 기업에게 플로우를 추천하는 이유
크리스텐슨이 주창한 파괴적 혁신을 생각하지 않는다면 노키아도 모토롤라도 몰락할 수밖에 없는 것이 오늘날 모든 산업에 걸친 현실이라고 생각합니다.
여러분의 회사 CEO가 파괴적 혁신에 관심이 있으신가요? 그럼 플로우를 CEO에게 추천해 보시기 바랍니다.
수집과 정리와 보고와 회의에 매몰된 여러분 회사의 시간을 보다 창의적인 의사결정의 시간으로 바꾸어 줄 수 있으리라 확신합니다. 관리라는 이름의 기름기를 획기적으로 줄여줘서 조직이 관료화되는 것을 최소화해 줄 수 있다고 확신합니다.
로스쿨이 도입되면서 변호사 시장에 많은 변호사들이 쏟아져 나오고 있죠? 변호사 시장은 현재 어떤 의미에서는 아노미 상태입니다. 기존 개업 변호사의 ABC는 통용되기 어려운 상황이 되어 가고 있는데 대안이 될 수 있는 어떤 룰은 확립되지 못하고 있는 실정입니다.
변호사 사무실의 새로운 방향성은 일반 회사에서 찾을 수 있고 찾아야 합니다. 변호사 사무실이 뭐 별건가요? 일종의 사업이고 경영이 필요하고 현업이 존재하는 영역입니다. 전문직이 모여있는 조직은 특히 구성원 개개인의 역량을 끌어올리는 일이 중요합니다.
효과적인 소통과 창의적인 의사결정을 통해 혁신을 도모하고 싶다면, 마드라스체크의 문을 두드리시기 바랍니다. 이미 우리가 알고 있는 많은 회사들이 플로우를 쓰고 있습니다. 개인적으로는 법률사무소 서화담이 여전히 플로우를 쓰는 유일한 변호사 사무실로 남고 싶긴 하지만, 그것보다는 언젠가는 우리 사무실에도 다른 변호사 사무실에서 플로우를 경험한 변호사나 구성원이 합류했으면 더 좋겠습니다.
변호사 사무실 중 소통과 업무 효율성을 위해서 업무 툴을 활용하고 계신 곳은 거의 없을 거라고 생각합니다. 아마 업무 툴은 일반적인 회사에서나 사용할 수 있는 것이라고 생각하실 수도 있겠네요. 그렇지만 사고를 전환하셔서 플로우를 도입해 보신다면, 내부적으로는 협업의 질을 높이고 외부적으로는 효과적인 사건 관리가 가능해진다는 것을 느끼실 수 있을 것입니다.
플로우는 구성원 간의 자유로운 소통을 가능하게 할뿐더러, 구성원 간의 정보 공유도 활발하게 해주기 때문에, 보수적 집단에서 이를 쉽게 도입하기 어렵다고 생각합니다.
하지만 이를 극복하고 플로우를 도입한다면, 도입하는 기업은 그 아웃풋이 질과 양에 있어서 이전과 확연한 변화를 느끼실 수 있다고 생각합니다. 나아가 클라이언트로부터 긍정적 피드백을 받을 수 있다는 것은 당연하고요!
