비즈플레이는 법인카드 영수증을 수집, 제출, 정리, 리포팅 하는 과정을 매우 혁신적으로 개선하는 핀테크 회사입니다. 법인카드 영수증을 아직도 오프라인으로 풀을 붙여서 제출하는 회사가 있다면 비즈플레이 도입을 적극 추천드립니다. (여담이지만, 실제로 영수증에 발암 물질이 다량 뭍어 있다고 합니다.)

비즈플레이에서도 플로우를 활용하여 이러한 혁신적인 일들을 좀 더 효율적이고 생산적으로 해내고 있는데요. 그 이야기 한번 들려드리겠습니다.

Problem

비즈플레이는 여느 기업처럼 그룹웨어의 이메일이 주된 업무 커뮤니케이션 도구였습니다. 메일을 이용해서 각종 업무 전달 사항, 파일공유, 의견 피드백을 주고받았습니다. 하지만 이메일의 문제는 어떠한 프로젝트 또는 업무처리의 히스토리를 모아서 연결성 있게 파악하기 쉽지 않다는 점이 있었습니다. 또한 답장(RE:)과 전달(FW:) 기능을 통해서 주고받는 대화의 내용들이 참여자 모두에게 공유되지 못하거나, 업무의 누락이 발생하는 경우가 있다는 점이었습니다. 메일 작성 시 매번 전체답장 기능을 이용하지 않거나, 수신자를 한두 명 빠뜨리는 경우 정보의 공유가 누락되어 프로젝트 진행에 대한 최신 업데이트된 버전을 다르게 아는 경우가 바로 그 상황이죠.

● 프로젝트별로 히스토리를 모아서 보기 쉽지 않았다는 점

● 답장(RE:)과 전달(FW:) 과정을 주고받은 커뮤니케이션이 속도가 빠르지 않다는 점

● 함께 알아야 하는 내용을 함께 알지 못하는 경우가 발생하여 업무의 비효율이 발생하기도 함

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Solution

비즈플레이는 극단적으로 대표이사의 지시사항으로 사내 메일 사용을 제한하고 플로우를 사용하기 시작했습니다.물론 반드시 메일을 통해 외부로 발송해야 하는 건은 메일을 이용했지만요. 플로우를 통해 업무 효율을 증대시켜보겠다는 임원들의 강력한 의지가 돋보였습니다. 처음에는 임직원들의 저항도 있었지만, 사용법이 어렵지 않고 몇몇 사내 혁신가를 통해 더욱 빠르게 플로우가 확산되고 적응되기 시작했습니다.

“플로우로 보내세요. / 플로우로 보냈어요. / 플로우에 올려놨어요.”

이러한 대화들이 당연하게 정착되는데 그리 긴 시간이 걸리지 않았습니다. 인사/총무/경영지원/개발팀/영업/마케팅 모든 부서가 각 부서별로 방을 만들어서 이슈를 공유하고 업무를 처리했습니다. 주간 보고서를 취합하고 정리해서 공유하는 시간도 훨씬 빨라졌습니다. 플로우로 주간 보고서 템플릿을 올려놓으면 각 부서별로 댓글에 담당 장표를 업데이트해서 올립니다. 그렇게 취합하다 보니, 예전에 메일로 취합했을 때보다 더 빨리 취합되었죠.

개발팀은 고객으로부터 접수되는 버그 및 개선사항을 업무로 올리고 처리했습니다. 영업/고객 관리부서는 개발팀에서 “완료”로 업무상태를 바꾸는 것만 보면 내 고객의 클레임이 처리되었구나.라고 바로 알 수 있었기 때문에 커뮤니케이션이 훨씬 투명하고 빠르게 진행되었습니다.

● 각 부서별/프로젝트별로 방을 만들고 이슈를 공유

● 개발팀은 제품의 기능 개발 / 버그 처리 등을 업무처리 기능을 활용하여 실시간으로 처리하고 상태를 공유

● 주간 보고서 / 제안서 / IR 자료 등 각종 자료를 취합/정리/업데이트하는 것을 지속적으로 버전별로 파일을 업로드해서 공유

Benefits

그 결과 직원들 간에 주고받는 내부 메일은 99% 사라졌습니다. 덕분에 메일을 주고받으면서 업무를 공유할 때보다 생산성이 최소 20% 이상 증대되었다고 합니다.

또한 새로운 사람이 프로젝트에 투입되거나 하면 플로우의 프로젝트방에 초대만 합니다. 그러면 그 안에 모든 과정들이 잘 정리되어 기록되어 있기 때문이죠. 메일을 하나하나 선택에서 전달(FW:) 해줄 필요도 없어졌으며, 메일을 확인하고 답장하는 시간보다, PUSH(알림)를 받고 댓글을 달거나 게시물을 작성해서 프로젝트방에 참여하고 있는 10명의 동료들에게 정보를 공유하는 것이 훨씬 빨랐습니다.

B2B 기업의 특성상 외근을 하는 직원들도 많은데, 모바일을 통해서 업무를 실시간 공유함으로써 커뮤니케이션의 속도가 매우 빨라졌습니다. 무엇보다 중요한 프로젝트에 참여하고 있는 사람들이 투명하게 커뮤니케이션 (일처리) 과정을 공유하고 모니터링함으로써 의사소통에서 발생하는 비용을 대폭 줄이게 되었다는 점입니다. 같은 말을 듣더라도 이해하는 방식은 천차만별인 경우들을 우리는 경험했습니다. 하지만, 이러한 문제를 관리자 또는 PM이 프로젝트 내부에서 주고받는 대화/문서/산출물을 보면서 잘 못된 부분을 즉시 알고 대응할 수 있었습니다.

● 메일을 사용하면서 발생하는 비효율이 20% 이상 감소되어 실질적인 비용절감 효과

● 직원은 물론 외부인과도 플로우로 협업을 하여 커뮤니케이션 채널을 일원화 시킴

● PM(프로젝트 매니져) 또는 관리자가 프로젝트 진행 과정을 실시간 파악하여 빠르게 대응할 수 있었음

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