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초보 강사 시절, 플로우 도입을 앞두고 있는 기업에 방문해 전체 임직원 대상으로 교육을 진행하던 중이었습니다. 묵묵히 교육을 듣던 기업 소속 직원분이 손을 들었습니다.
“플로우를 쓰면 관리자만 좋은 거 아닌가요? 직원은 오히려 감시받는 기분이 들 것 같아요.”
플로우로 업무가 투명하게 공개된다면, 당연히 실무진들은 불편해질 수 있다는 점을 간과하고 있었습니다.
그렇다면, 왜 직원이 플로우를 써야 할까? 이때 제가 했던 고민들과 해답을 공유드려 보겠습니다.
플로우에 대한 만족도는 관리자만 크다?!
정답은No입니다.
꽤 오랫동안 플로우를 사용하고 있는 기업의 경우 전체 직원 만족도 조사를 하면, 플로우를 가장 잘 활용하면서 만족도가 높은 직급은 [사원~대리]입니다. 본인들이 하고 있는 크고 작은 모든 일들까지 플로우에서 ‘업무’ 단위로 성과를 체크할 수 있기 때문이죠. 플로우는 ‘일을 열심히 하고 있다’는 티를 내기에 가장 쉬운 방법 중 하나라고 합니다.
사례와 함께 살펴볼까요?
<사례 1. 지원 부서>
경영지원팀에서 근무하는 A 주임의 사례입니다.
매일 각 팀에서 문자/전화/채팅/구두 등으로 몰려오는 요청 건에 하루 종일 정신없이 보내곤 했어요. 돌이켜보면 잡무만 잔뜩 했지, 성과로 내세울 만한 뚜렷한 프로젝트가 없는 것 같아서 답답한 경우가 많았습니다.
그러다가 플로우로 업무 요청을 받다 보니, 잡무조차도 눈에 보이는 ‘업무’로 확인할 수 있게 되었어요. 또, 하루에 제가 처리하는 업무량이 생각했던 것보다 2~3배는 많았죠. 제가 얼마큼 일을 하고 있는지 쉽게 파악할 수 있었고, 그걸 업무 성과에 드러내기도 쉬워졌습니다.
<사례 2. 기획팀>
상품기획팀에서 근무하는 B 대리의 사례입니다.
상품 1개를 기획하고 출시하기 위해서는 정말 수-많은 피드백이 오고 가야 합니다. 이 피드백 과정에서 시간이 오래 걸리는데, 저희 팀장님은 디테일한 진행 상태를 모르다 보니, 단순히 업무가 지연된다고 생각하는 경우가 많더라고요.
플로우 도입 후부터는 피드백 과정을 플로우 진행 상태와 댓글로 기록하고 있는데요. 누가 봐도 지금 최소 5번 이상의 수정과 피드백이 오고 가는 것이 눈에 보이니까, 팀장님과의 업무 소통도 원활해졌습니다.
<사례 3. 디자인팀>
코스메틱 회사의 디자인팀에 근무하는 C 사원의 사례입니다.
디자인에 대해 잘 모르는 분들은 이런 식으로 업무를 요청하세요.
“이거 그냥 이미지에 글자만 넣으면 되는 건데 왜 오래 걸려? 그냥 대충해서 줘.”
사실 디자인팀에서 제작하는 이미지/배너는 그렇게 간단하게 되지는 않아요. 사전 리서치부터 시안 확인, 세부화, 팀장님의 피드백 등 5~7개의 프로세스가 있는데, 디자인을 모르는 분들에게는 이런 업무 과정들이 보이지 않으니까.. 업무가 어느 정도의 시간이 소요되는 건지, 어떤 인력이 들어가야 하는지 모르시는 거죠.
그런데, 플로우를 쓰면서부터 이런 부분들이 눈에 보이니, 작업 시간이나 일정을 조율할 때 협업 부서가 먼저
“이런 이런 프로세스가 있으실 텐데, 3일 정도 예상하면 될까요?” 이렇게 물어보세요. 협업이 훨씬 수월해졌습니다.
사례로 확인하니, 공감이 가시나요?
이렇게 업무 진행과정이 전부 드러나기 때문에, 불필요한 소통시간이나 피드백 시간이 줄었다고 하는데요. 꼭 큰 결과물이 아니더라도 정량적인 업무 성과를 파악할 수 있게 되었다고 합니다. 그러다보니 이전보다 업무 스트레스도 훨씬 줄었다고 해요.
플로우는 함께 일하는 멤버들과의 ‘협업’을 위해 생겨난 툴입니다. 또 다른 ‘업무를 위한 업무’가 도입 된다의 관점 보다는, ‘업무 성과를 투명하게 관리할 수 있는 툴’의 관점으로 바라본다면 어떨까요?
여러분들이 더 빨리 협업 효과를 만나볼 수 있기를 언제나 응원하겠습니다! 😊
