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보고서 작성, 연이은 회의, 프로젝트 등 직장인의 하루는 늘 시간이 부족하다. 단순 응답을 넘어 사용자의 업무 스타일을 이해하고 직접 실행까지 가능한 인공지능(AI) 에이전트라면 업무 부담을 효율적으로 개선할 수 있지 않을까. IT조선은 ‘AI 에이전트’ 기획 코너에서 직장인들의 생산성을 높여줄 든든한 업무 파트너를 살펴본다.
마드라스체크의 협업툴 ‘플로우’는 1인 1업무비서 시대를 열고자 지난 3월 인공지능(AI) 기능을 출시했다. 플로우는 메신저 기능과 프로젝트별 업무 관리 기능을 결합한 협업 툴이다. 채팅 앱으로만 업무를 관리하는 데서 발생하는 문제들을 효과적으로 해결해 준다. 플로우의 여러 AI 기능을 체험하며 그 활용성과 편의성을 확인했다.
프로젝트로 시작하는 스마트한 업무 관리
플로우의 핵심은 ‘프로젝트’ 단위 관리다. 플로우가 지난달 진행했던 ‘코엑스 팝업 스토어’ 프로젝트를 예시로 들면, 이때 필요한 계약서 작성부터 기획안 준비까지 모든 업무를 한눈에 관리할 수 있다. 각 업무마다 담당자와 마감일을 지정한다. 진행 상태는 ‘요청→진행→피드백→완료→보류’ 5단계로 표시할 수 있다. 업무 내용은 댓글로 실시간 공유되고, 관련 파일도 바로 첨부할 수 있다. 피드형, 리스트형 등 다양한 보기 방식을 제공해 자신에게 맞는 방식으로 업무를 조율할 수 있다. 해당 업무창에서 업무와 관련된 모든 이력을 바로 확인할 수 있다. 사내 직원은 물론 외부 협력사도 초대할 수 있다.
여기에 ‘AI 프로젝트 템플릿’ 기능을 더했다. 이 기능을 통해 AI가 그리는 업무의 청사진을 확인할 수 있다.
사용자가 수행하고자 하는 프로젝트에 대해 자연어로 입력하면 AI가 프로젝트의 틀과 규격, 처리 과정까지 돕는다. 내가 모르는 분야도 생성형 AI의 도움으로 해당 과제의 처리 방법론을 확인하고 프로젝트를 구성할 수 있다. 예를 들어 ‘고객 문의 관리’ 업무를 등록하고 AI 버튼을 누르면 AI가 ‘고객 문의를 체계적으로 분류해 우선순위를 정하고 문의 내용에 따라 적절한 답변 준비→신속하고 친절한 응대로 고객에게 상황 안내→문의 처리 상황 정기적 모니터링 및 개선점 발견 시 조치’ 등으로 업무를 수행해야 한다고 안내한다. 각각의 세부적인 하위 업무도 확인할 수 있다.
‘이 업무는 누가?’ 최적의 담당자 추천도 AI가
“디자인팀에 포스터 작업을 맡기고 싶은데, 누구에게 요청하지?”
협업을 해야 하는 업무의 경우 내부 직원 중 어떤 담당자에게 요청해야 하는지 모호한 경우가 있다. 이를 위한 기능이 ‘AI 담당자 추천’이다. AI는 그간의 업무 성향 분석을 기반으로 최적의 담당자를 추천해 준다. ‘포스터 제작’ 업무를 등록하고 담당자 추천을 요청하면 유사 업무 수행 이력과 전문성을 분석해 가장 적합한 담당자를 찾아주는 식이다.
번거로운 업무 일지 작성도 AI에게
‘1일 업무 일지 작성’ 기능을 누르면 AI가 그날의 활동을 5초 만에 자동으로 정리해 준다. 참석한 회의, 완료한 업무 등 빠짐없이 요약된다. 10분 내외의 사소한 업무일지라도 단순 업무는 최소화해 효율적인 업무 환경을 조성하기 위한 기능이다. 주간 업무 보고서와 같은 매주 반복되는 업무도 이 기능을 활용해 설정한 요일, 시간에 자동 생성하게 만들 수 있다.
최근 추가된 커머스 AI 기능은 쇼핑몰 운영자가 여러 쇼핑몰과 유통 채널에서 발생하는 매출 데이터를 자동으로 수집하고 정리할 수 있도록 돕는다. 상품 코드를 입력하면 매입 단가와 판매 현황 등 실시간 정보를 즉시 확인할 수 있어 업무 효율성을 높이는 데 도움을 준다.
플로우에 따르면 이러한 AI 어시스턴트를 활용하면 업무시간을 월평균 4.9시간 단축하고 업무품질은 40% 올릴 수 있다. 이용자의 관점에서 업무 효율을 높이기 위해 고민한 흔적이 담긴 AI 기능이라 느껴졌다.
