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대한민국 No.1 여행사 하나투어! 하나투어는 국내 최대 문화 관광 유통 기업으로 여행 상품, 호텔, 항공권 판매, 문화 공연 사업 등을 진행하고 있는 회사입니다. 여행업의 특성 상 해외 근무와 시차 근무가 잦아 언제 어디 서든 일할 수 있는 환경이 매우 중요한데요! 스마트워크를 하기 위해서는 팀원 간 커뮤니케이션이 관건이라고 할 수 있습니다. 물리적 거리와 시차를 뛰어넘어 효율적인 업무 환경을 조성할 수 있는 하나투어 만의 방법! 오늘 소개해드릴게요!
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해외 출장이 잦은데 사내 메신저나 메일은
맥락을 알 수 없고 업무를 파악하는데 어려움이 있었습니다.
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● 원격 근무에도 효율 UP! 하나투어가 플로우로 협업 하는 이유
하나투어는 기존에 타 협업툴과 사내 메신저, 사내 메일을 통해 커뮤니케이션을 했습니다. 그러나 기존의 커뮤니케이션 방법이 직관적이지 못하고 업무가 누락되는 부분이 있음에 불편을 느껴 플로우를 선택하게 되었다고 합니다. 플로우를 사용하기 전에는 담당자의 부재, 업무 파악의 어려움, 프로젝트 진행 시 더딘 속도 등으로 비효율적인 부분이 많았는데 협업툴 플로우 도입 후에는 직관적으로 업무를 파악하여 완벽한 프로젝트를 진행할 수 있다고 합니다. 그럼 하나투어의 생생한 플로우 도입 후기를 함께 볼까요?
■ Before : 협업툴 플로우 사용 전 문제
자료 검색→파일 누락→담당자에게 재 요청→업무 딜레이
“비효율적 시스템을 개선하고 싶었어요.”
01. 내가 원하는 파일은 어디에 있는 거야?
사내 메신저와 메일은 수신자에 해당하는 사람만 내용과 파일을 확인할 수 있습니다. 해당 파일을 가지고 있는 담당자는 자료를 보고 싶은 요청자가 생길 때마다 메일을 발송 해줘야 해서 양방향의 번거로움이 있었습니다. 파일 하나 찾는데 여러 사람의 시간과 수고가 필요했죠.
02. 팀원들의 해외 근무로 업무 파악이 어려웠습니다.
팀원들의 해외 출장이 잦아 각자 일하는 나라와 시간, 장소가 모두 다른 것이 글로벌 사업팀의 특수성입니다. 시간 차를 두고 소통하다 보면 업무의 맥락이 끊기기도 하고 한눈에 업무를 파악하기란 쉽지 않은 일이었죠. 각 업무의 담당자가 일하지 않는 시간에는 빠른 피드백도 기대하기 어려웠고요.
03. 시간이 지나 흘러가버린 내용은 찾을 수가 없어요.
수많은 담당자와 나눈 메시지와 메일 속에서 지금 꼭 필요한 내용을 찾기란… 정말 서울에서 김서방 찾기! 게다가 날짜가 많이 흘러버린 자료는 다운로드 기간이 만료되어 확인조차 어려운 상황이 다반사입니다. 업무 별로 히스토리가 남을 수 있다면 얼마나 좋을까요?
04. 결국 간단한 업무를 하는데 많은 시간이 드는 셈이죠.
<자료 검색 → 파일 누락 → 담당자에게 재 요청> 과정에서 팀원들이 소비하는 시간을 모아보면 굉장할 거예요. 파일 하나 찾는데 수십 분이 낭비 되니, 이보다 비효율적일 수는 없었죠.
■ After : 협업툴 플로우 도입 후
‘플로우로 업무 효율성 개선’ → 스마트 워크의 실현!
01. 원하는 파일은 요청 없이 파일함에서 바로 검색!
별다른 파일 요청이나 담당자 컨택 없이 프로젝트 별로 파일을 공유하고 파일함에서 다운로드할 수 있습니다. 내가 지정된 모든 파일은 파일함에서 한눈에 확인하고 선택하여 다운로드할 수 있으며, 해외 근무로 다운로드가 어려울 경우 웹뷰로 파일 내용만 확인할 수 있어 편리합니다.
02. 업무 요청과 피드백, 메신저 기능을 한 번에 담은 똑똑한 플로우
내가 원하는 업무 내용 및 요청 사항을 그때그때 정리해서 페이스북 게시글 타입으로 업로드하면 누구나 빠르고 쉽게 댓글로 소통할 수 있습니다. 기존에 메신저가 주된 기능인 협업툴에 비해 플로우는 게시글형과 메신저 기능을 통합해 신속하고 원활한 일처리가 가능한 시스템을 제공합니다.
03. 업무 히스토리는 프로젝트 별로 모아보기
지금은 팀원 끼리만 소통하던 과거의 업무 형식에서 벗어나 프로젝트 별로 업무가 진행되는 경우가 많습니다. 플로우는 프로젝트로 업무 묶음을 구성하여 언제 어디 서나 손쉽게 원하는 내용을 찾을 수 있어 업무 파악이 용이합니다. 혹여나 담당자가 퇴사하거나 바뀌더라도 업무 히스토리는 남아있으니 별도의 인수인계가 필요 없을 정도죠.
04. 담당자 지정으로 명확하고 빠른 일처리
플로우는 업무 별로 담당자를 지정할 수 있어 업무를 놓치는 일이 줄었을 뿐만 아니라, 해당 업무에 대한 주인 의식이 생겼습니다. 담당자 입장에서는 내가 진행해야 할 업무 리스트와 순위를 한 번에 파악할 수 있고 협업자 입장에서는 다른 동료가 어떤 업무를 진행하고 있는지 알 수 있습니다. 담당자를 지정하는 것 만으로도 팀원 스스로 책임감을 가지고 적극적으로 일하는 환경이 만들어졌습니다.
※시공간의 한계를 뛰어넘어 협업 할 수 있는 플로우로 스마트워크를 실현합니다 ※
하나투어 글로벌 사업팀 양희욱 선임 인터뷰 (Interview)
지구촌을 아우르며 거리와 시간의 경계를 넘나들며 일하는 하나투어 팀원들!
기존의 메일과 메신저라는 툴에서 벗어나 협업툴 플로우를 도입함으로써
업무 소요 시간 단축→정보 누락 가능성 축소 → 원활한 스마트 워크 환경 조성 → 한눈에 업무 흐름 파악 → 책임감 있고 적극적인 업무 분위기
라는 다섯 마리 토끼를 한 번에 잡은 것과 다름없는데요. 실제로 하나투어의 양희욱 선임님은 “팀원들이 각자 일할 수밖에 없는 환경 속에서도 놓치는 업무 없이 프로젝트를 완벽하게 진행할 수 있는 건 플로우 덕분이다” 라고 말씀해주셨습니다.
“
플로우를 만나기 전에는
근무지와 근무 시간이 모두 다른 팀원들의 업무 맥락을 알 수 없고 파악하는데
어려움이 있었습니다.
”
“
플로우를 만난 후에는
담당자를 별도로 찾지 않아도 업무 파악이 가능하여 업무 시간이 단축되고
효율성이 증대되었습니다.
”
플로우를 고민하는 분들께 한마디!
해외 근무, 시차 근무, 거점 근무도 플로우 하나로 해결하는
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이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!
