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과연 플로우와 같은 협업 도구 활용한다면 재택근무 원활하게 이뤄질 수 있을까요?
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코로나19 사태와 함께 재택근무를 시행하는 기업들이 늘어나고 있습니다. 이미 회사 내 협업 도구가 구축되어 있던 기업들은 비상 재택근무 체제에도 큰 업무 공백 없이 원활한 소통을 이어가지만, 임시방편으로 ‘단톡방’으로 업무를 공유하는 경우 명확한 업무 보고의 기준이 없어 소통이 마비되거나, 과도하게 업무를 감시하는 수준에 이르는 등의 혼선을 겪고 있다고 합니다.
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협업툴 플로우 직원들의 솔직한 재택근무를 시행기를 공개합니다.
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[플로우] 직원들의 재택근무 방법이 다른 기업들에게 작게 나마 도움이 되길바라며 ‘솔직한 재택근무 시행기’를 들려드립니다. 팀마다 업무 속성이 다른 점을 고려하여 마케팅팀 > 고객지원팀 > 개발팀 > 디자인팀의 이야기를 순차적으로 업로드 하겠습니다.
플로우 재택근무 시행기 첫번째팀은 마케팅 팀 이야기 입니다.
Q. 간단한 본인 / 팀 소개
A. 플로우 마케팅 팀 장아람 주임입니다. 마케팅 팀은 업무 특성상 수 많은 업무량 + 타팀 협의 / 대행사 핸들링 / 대표님 최종 컨펌.. 등, 그 어떤 팀보다 커뮤니케이션이 많이 필요합니다. 또한 마케팅은 답이 정해져 있지 않기 때문에 업무가 시행되는 과정 속에서도 중간 피드백 + 수정도 빈번합니다. 퍼포먼스 성과가 좋은 전략을 빠르게 업그레이드하여 성과를 키우고, 성과가 부진한 전략은 중단 결정 or 보완 전략이 필요하기 때문이죠. 최대한 업무 시간을 효율적으로 활용하여 어제보다 더 많은 도전을 하려고 노력하는 플로우 마케팅 팀 입니다.
Q. 본인의 재택근무 환경을 소개 해 주세요.
A. 재택근무 기간동안 친동생 보물 1호인 게이밍 컴퓨터 사용을 허락을 맡았습니다. (회사 노트북을 가져오긴 했지만) 이번 주는 포토샵 작업이 많은 것을 고려하여, 좀 더 사양이 좋은 데스크탑과 듀얼 모니터 사용이 적합하다고 판단했습니다. 다소 PC방 같은 분위기지만 게이밍 의자가 편해서 업무 집중에 큰 도움이 됐습니다.
Q. 출/퇴근은 어떻게 체크 하나요?
A. 경영 지원 팀에서 매일 아침 플로우로 [오늘의 출근 일정]게시물을 등록하여 줍니다. 각자 본인의 재택 근무지 에서 업무 준비가 완료되면 ‘실시간 업무 준비 사진’을 찍어서 인증샷을 남기고 있습니다. 회사까지 출근하는 이동 시간이 줄어드니 30분 정도 아침 뉴스 (코로나19 사태 현황)를 보다가 다른 직원들의 출근 알림을 확인하고 저도 업무 시작을 함께 했습니다.
Q. 하루 업무 계획은 어떻게 하나요?
A. 플로우 에서는 모든 업무의 [담당자/마감일]이 명확하게 지정되어 있습니다. 출근과 동시에 오늘까지 내가 마무리 해야 하는 업무를 필터링 하여 우선순위를 파악합니다. 플로우는 개인의 업무 뿐만 아니라 모든 직원들의 업무를 투명하게 확인 할 수 있습니다. 즉, 대표님도 팀원들도 저의 업무를 확인 할 수 있습니다. 몇 년전 협업툴이 없는 회사에서 근무했을 때는, 본부장님의 출장 기간 동안 엑셀로 업무 일지 작성하여 오전 / 오후에 보고하는 절차가 필요했는데.. 번거로운 보고 절차 없이도 투명하게 업무를 관리 할 수 있어서 좋았습니다.
Q. 여러 명이 참여하는 회의는 어떻게?
A. ZOOM이라는 화상 회의 채널을 활용하였습니다. 상황 상 평소보다 회의가 빠르게 진행 되었습니다. 모니터에 바로 자료를 띄우고 팩트 중심으로 간략하게 주요 이슈만 공유 하였습니다. 사실 화상회의가 처음 이였던 저는 모니터 연결의 실패하여 얼굴을 비추지는 못했습니다. 저를 제외한 다른 분들은 스마트 하게 적응하여 차질 없이 회의를 진행하였습니다. 잘 들린다는 사실을 알리고 싶어 무턱대고 헤드폰을 끼고 혼자 대답을 했습니다.
Q. 오전시간 업무는?
A. 오전에는 언제나 그러하듯 우선순위가 높은 업무 = (오늘까지 마감일을 절대 넘겨서는 안되는 업무)를 우선적으로 처리합니다. 내가 맡은 ‘업무에 대한 요건’들은 플로우에 명확하게 기록되어 있어서 혼선 없이 수월하게 업무를 진행 할 수 있었습니다. 업무를 진행하는 과정에서 질문이 있거나, 사소하게 업무 방향이 변경되는 경우가 있어 ‘실시간 채팅’으로 소통하였습니다. 재택근무 기간에는 가급적 더 빨리 회신을 하기로 약속을 했기 때문에 오전에 진행했던 간단한 업무 소통에는 전혀 문제가 없었습니다.
Q. 점심시간은 어떻게 보냈나요?
A. 전 날 저녁에 미리 점심을 준비 해 놨습니다.(원래도 저와 동생의 건강을 위해! 주 3일 이상 퇴근 후 요리를 해서 건강한 아침을 챙겨 먹고 있습니다.) 코로나19 사태에 대비하기 위해서는 개인의 위생/컨디션 관리가 가장 중요하다고 생각합니다.
Q. 점심시간 후 오후 업무 복귀에 어려움은 없었는지?
A. 원래 플로우는 점심시간이 자유롭습니다. 때문에 내가 정한 점심시간에 충분히 휴식을 취하고 오후 시간에 리스타트 하고 있습니다. 재택근무라고 해서 특별히 점심시간에 늘어지진 않았습니다. (각자의 점심시간이 다르기 때문에) 내가 점심 시간을 보내고 있는 틈틈이 실시간 업무 알람이 왔고, 느낌 상 다들 꽉 채운 점심시간을 보내는 것이 아니라 신속히 업무 마무리를 하고 싶어 빨리 복귀를 하는 듯 보였습니다. 오후 1시 30분 쯤에는 모두 열일하는 분위기가 시작되어 저도 평소와 같이 오후 업무를 시작했습니다.
Q. 업무 소통에 어려움은 없었나?
A. 상황에 따라 커뮤니케이션 방법을 달리했습니다. 글로 요건을 정리 할 수 있는 업무는 플로우로 업무 요청을 했습니다. 약속된 업무 요건 외 좀 더 다양한 의견이 필요한 경우에는 실시간으로 채팅을 주고 받았습니다. 중간에 좀 더 빠른 회신이 필요한 경우 전화를 했고, 전화는 거의 5분 내로 끊었습니다. 하루의 업무 소통의 방식의 비율을 표시한다면 아래와 같습니다.
* 재택근무 중 업무 소통 비중
– 플로우 : 업무 요청 (70%)
– 플로우 : 실시간 채팅 (20%)
– 전화 (10%)
Q. 전화는 어떤 경우에 필요 했는가?
A. 아무리 협업툴이 시/공간의 제약을 넘어 소통을 원활하게 도와주더라도 상황에 따라 분명 비 언어적 커뮤니케이션도 필요했습니다. 대표님께서 아주 중요하다고 강조했던 마케팅 콘텐츠를 기.깔.나.게. 살리지 못하여.. 대표님의 사랑을 독차지 하게 되었습니다. ( 어찌 보면 근무 시간이라 너무나 당연히 필요한 업무 피드백인데 집에서 전화로 피드백을 받으니 막 반갑거나 막 좋거나 그렇지 않았습니다. ㅎ )
Q. 퇴근까지 업무 집중이 잘 되었는가?
A. 평소와 비교 했을 때 업무 집중 오히려 더 잘 됐습니다. 개인마다 재택근무 환경이 다르겠지만 저는 동생이 출근을하고 완전히 혼자 집에서 일을 한 덕분에 타인 or 외부 영향을 받지 않고 온전히 개인 업무에 몰두 할 수 있었습니다. ( 평소에는 가끔 회사 분위기에 따라 집중이 흐려질 때도 있었던 것 같습니다. ) 재택근무 기간에 절대로 업무 공백이 없어야 한다는 심리적 책임감과 약간의 부담감이 있었기에 마감일에 맞춰 더 철저하게 업무를 진행 했습니다.
Q. 짝짝! 모든 업무가 마무리 되었습니다. 퇴근 후 업무 보고 절차는?
A. 실시간으로 모든 업무 처리 상태가 알림으로 뜨기 때문에 평소에 플로우 마케팅팀은 퇴근 시간에 따로 업무 보고 절차가 없습니다. 다만 재택근무 기간에는 평소보다 좀 더 철저하게 업무 보고를 하고 싶어서 [ 할 일 ] 체크 리스트 기능을 활용하여 직관적으로 보고를 했습니다. 업무 계획 100% 수행. 이로써 퇴근 완료!
Q. 플로우 활용 재택근무 (마케팅팀 장아람 마지막) 총평
“어디서 일하느냐” 보다 “어떻게 효율적으로 일하느냐”가 중요하다.
Good (+)
내 스스로 업무 시간을 통제하지 못하고 업무에 집중하지 못하는 시간이 생기지 않을까? 고민과 달리 오히려 외부 환경에 영향을 받지 않으니 업무 집중이 더 잘 됐다. 또한 플로우를 활용한다면 담당자와 / 마감일이 명확하고 실시간 업무 처리 알림이 뜨기 때문에 장기간 재택근무를 하더라도 업무 리듬이 쉽게 깨지지 않을 것 같다. 팀 커뮤니케이션은 상황에 따라 다르겠지만 현재로서는 큰 무리가 없었다. 결과적으로 업무의 만족도는 평소와 비슷하게 잘 유지 될 수 있었다. 무엇보다 ‘코로나19’로 부터 나를 아주 안전하게 지킬 수 있었다는 점은 매우 높은 점수를 줄 수 있다.
Bad (-)
사람과 사람의 관계가 중요한 나로써는 유대감(친밀감)이 거의 느껴지지 않아서 장기간 혼자 일을 해야 한다면 일의 흥미가 떨어지거나 외로울 수도 있을 거라는 생각이 들었다. 빨리 코로나가 종식되어 모두 한 공간에서 서로 에너지를 부딪히면서 일하고 싶다. 평소 같았으면 대표님과 피드백을 주고 받으며 일을 발전시키는 재미가 있었는데 집에서 전화로 피드백을 받으니 왠지 모르게 전혀 반갑지 않았다. 마지막까지 걸려온.. 대표님의 피드백 전화.. (내겐 너무 완벽한 당신…) 어쨌든 오늘 하루도 잘 마무리 됐다고 한다. 이상. 플로우 마케팅 팀 재택근무 시행기 끝!
플로우가 궁금하신가요?
