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협업툴 플로우

업무공유? 플로우에서 쉽게 하세요 – 파일함 활용편

9월 27, 2018
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업무공유? 플로우에서 쉽게 하세요 – 파일함 활용편

같은 자료를 달라고 하는 요청은 이제 그만! 협업툴 플로우로 업무를 공유하고 파일을 관리하세요. 언제 어디서든지 필요할 때 업무에 필요한 파일을 바로 다운로드 할 수 있습니다.

1.업무공유에 필요한 파일은 파일함에서!

업무공유에 필요한 파일을 일일이 찾고 보내는 번거로움은 이제 그만! 일주일만 지나도 바탕화면에 가득 차는 수많은 파일들과 씨름하지 마세요. 협업툴 플로우에서 제공하는 클라우드 형식의 파일 관리로 정보를 쉽게 관리하세요😊
클릭 한 번이면 업무별로 형성된 프로젝트 방의 모든 파일을 한 번에 볼 수 있습니다. 파일 이름이 기억이 나지 않더라도 괜찮아요. 파일함에서는 시간과 제목, 올린 사람까지 확인할 수 있어요. 내가 올린 파일과 내가 ‘지정된’ 파일도 따로 볼 수 있습니다.

✔︎ 파일 모아보기 기능 사용법: https://goo.gl/FyWvrw
다른 누군가가 작성한 ‘글’ 또는 ‘@이름’ 으로 내가 호출되었던 글이라면 파일을 찾기가 더욱 쉽습니다.

기업에서 만들게 되는 여러가지 문서(파일)들은 그 자체가 업무 프로세스에 대한 기록입니다. 따라서 이러한 문서들을 어떻게 관리하느냐에 따라 업무생산성과 효율성은 달라질 수 있습니다.

특히 세미나, 컨퍼런스, 클래스(강좌)처럼 정기적으로 진행되는 이벤트 관련 파일은 아래와 같은 과정으로 관리할 수 있습니다.

(1) 세미나, 컨퍼런스 등 이벤트에 필요한 업무 내용을 할 일로 등록
(2) 파일 첨부는 댓글로 하며, 필요에 따라 담당자를 같이 태그
(3) 수정 사항이나 의견은 댓글을 통해 업무 담당자들이 서로 피드백

이러한 형식으로 업무공유, 일정공유 파일이 관리되면, 다음 행사를 진행하거나 새로운 사람이 인수인계를 받더라도 빠르게 업무를 파악할 수 있습니다.

2. 자료 취합도 업무공유하세요!

업무로 쓰고 노동으로 읽게 되는 ‘자료 취합’, 플로우에서는 간편합니다. 구글 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션으로 모든 자료를 취합한 뒤 문서를 작성하세요. URL만 있으면 공동 작성도 가능합니다. 완성된 파일은 플로우에 첨부하면 끝이죠!

주간 회의에 필요한 자료 정리도 간단합니다. 플로우 팀에서는 매주 월요일 주간 회의가 진행되는데요. 구글 드라이브를 이용해 스마트하게 회의를 진행합니다.

(1) [회의] 주간업무 공유방에 “주간 보고서” 구글 드라이브 파일 공유
(2) 팀원이 각자 담당하는 영역에 대해 작성
(3) 각 팀별로 자료가 채워진 구글드라이브 미팅 문서로 회의 진행


3. 업무자료 = 기업의 비즈니스 자산

카카오X이나 네이버 밴X는 간편하면서 속도도 빠릅니다. 외부의 파트너사에게 자료를 보낼 때도 간편합니다. 하지만 기업 입장에서는 회사의 중요한 정보가 개인 SNS을 통해 왔다 갔다 하기 때문에 보안성에 대한 이슈가 있습니다. 

플로우 비즈니스 버전에서는 관리자 페이지를 통해 입/퇴사자의 접근을 관리할 수 있습니다. 직원이 퇴사했을 경우, 퇴사자 처리를 통해 해당 직원의 업무 프로젝트방에 대한 접근을 차단할 수 있습니다.

또한 프로젝트방의 파일 다운로드 권한을 설정하여 기업 정보에 대한 보안 관리를 할 수 있습니다. 인사팀, 경영지원팀이 직원들 개인정보가 담긴 서류를 전달받을 때, 파일 다운로드 권한을 설정한다면 관련 파일을 관리하는 것도 간편해지겠죠? 협업툴 플로우! 아래 링크를 눌러서 비즈니스 버전을 무료로 체험해보세요 🙂