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협업툴 플로우

G Suite와 플로우(flow)를 조합한 활용법 6가지

10월 15, 2018
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G Suite와 플로우(flow)를 조합한 활용법 6가지

전통적인 그룹웨어를 도입하는 이유는 보통 전자결재와 이메일을 사용하기 위함이 가장 큽니다. 반대로 이야기하면 전통적인 결재 프로세스가 불필요한 중소기업 또는 스타트업은 반드시 그룹웨어를 도입할 필요가 없다는 것을 의미하기도 합니다. 물론, 전자결재 외에도 유용한 기능(게시판/자원예약/캘린더 등)들을 그룹웨어에서 사용할 수 있지만, 폭넓은 활용도와 스마트시대에 어울리는 모빌리티 업무환경을 구축해서 공유/소통/협업을 활성화할 수 있는 방법은 다양하게 있습니다. 이미 그룹웨어를 구축해서 활용하고 있는 중견/대기업 또한 이 글이 유용할 수 있습니다.

이 글을 통해서 소개하는 조합은 구글에서 만들어서 전세계 많은 회사에서 사용중인 기업용 구글 패키지 G Suite과 10만여 사용자가 이용하고 있는 쉬운 협업툴, 플로우다. 활용방법은 무궁무진 하지만 이해도를 좀 더 높히기 위해서 실제 우리회사에서 사용하고 있는 사례를 중심으로 설명하겠습니다.

먼저 G Suite 에 대해서 알기

✓ 지메일 (Gmail) : 말그대로 이메일이다. G Suite에서는 개인용과는 다른 기업에서 필요한 추가 기능들을 제공합니다. (계정생성 및 중지 / 공용계정관리 등)

✓ 구글캘린더 (Google Calendar) : 워낙 유명한 캘린더 서비스인데, 기업에서 필요한 직원별 또는 그룹 일정 조회가 대표적인 기능입니다.

✓ 구글드라이브 (Google Drive) : 아직도 회사에서도 웹하드 또는 외장하드를 이용중인가? 그렇다면 파일공유는 구글드라이브에서도 손쉽게 관리할 수 있습니다.

✓ 구글설문지 (Google Forms) : 사내 또는 외부에 설문조사가 필요하다면 구글설문지를 이용해봤거나 이용하고 있을 것 입니다.

✓ 구글스프레드시트 (Google Spreadsheet) : 엑셀 같은건데, 엑셀을 온라인상에서 동시에 여러사람이 편집하거나 공유할 수 있는 서비스입니다.

✓ 구글프레젠테이션 (Google Presentation) : 파워포인트 같은데, 파워포인트를 온라인상에서 동시에 여러사람이 편집하거나 공유할 수 있는 서비스입니다.

그 다음은 쉬운 협업툴, 플로우(flow) 살펴보기

플로우는 업무에 특화된 다양한 기능들을 한곳에서 페이스북 그룹 또는 네이버밴드와 같이 피드방식으로 이용할 수 있습니다.

 게시글 & 댓글 글쓰기 : 글은 물론 파일과 이미지도 첨부하여, 프로젝트 협업과정을 소셜네트워크를 이용하듯이 공유할 수 있습니다.

✓ 업무처리 : 글로만 하면 명확히 트래킹 되지 않습니다. 플로우에서는 업무를 상태별, 담당자별, 우선순위별로 정리하여 잘 처리될 수 있도록 도와줍니다. 이런 기능은 G Suite 에서 제공하지 않으니 플로우에서 업무진행 관리를 하세요.
※ 관련글 : 플로우로 CRM 처럼 영업관리 하기 

✓ 일정공유 : 프로젝트에 참여하고 있는 다수에게 따로 담당자를 지정하지 않고도 동시에 일정을 공유하여 알릴 수 있습니다.

✓ 체크리스트 공유 : 간단한 체크리스트를 공유하여 하나씩 체크 처리될때마다 참여하고 있는 사람들에게 PUSH메시지를 보낼 수 있습니다.

G Suite와 플로우를 함께 사용하면서 생산성 올리는 방법

1. 회사자료를 개인PC에만 저장함으로써 발생하는 문제 예방하기

직원들은 자신의 업무를 수행하면서 다양한 산출물들을 만들어 냅니다. 마케팅 자료, 영업자료, 재무자료, 디자인 파일, 서비스 자료, 회의록, 회사규정문서, 증빙문서 등 하루에도 수많은 자료를 탐색기 폴더에 저장하고 꺼내씁니다. 하지만 엄밀히 말하면 회사업무를 하면서 만들어진 자료들은 회사의 소유입니다. 그리고 부서이동, 담당업무변경, 퇴사 시 반드시 인수인계 되어야할 중요한 자산입니다.
개인PC에만 저장되어 있다면, 혹시 모를 PC바이러스, 공유가 안된상태로 퇴사와 함께 없어지는 문제, 인수인계의 어려움 등 다양한 문제가 발생할 수 있습니다.

이러한 문제 해결을 위해서 웹하드 또는 NAS 장비를 도입하는 것도 좋은 대안이긴 하지만, 모바일에서 쉽게 파일을 전달, 열람하기 위해서 구글드라이브와 같은 클라우드 서비스를 이용하는 것을 추천합니다.

구글 드라이브에는 회사 공유폴더를 생성할 수 있으며, 사용자별로 열람 및 편집권한을 부여할 수 있습니다. 회사의 중요한 자료는 반드시 구글드라이브에 업로드하는 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 구글드라이브의 경우 데스크탑 설치 프로그램을 통해서 탐색기에 폴더로 만들 수 있기 때문에 편리합니다.

플로우는 이렇게 폴더별로 잘 정리된 파일을 협업 과정에서 첨부하고 발전시킬 수 있습니다. 예를 들어, 회의록을 작성 후 해당 프로젝트방에 구글드라이브에서 파일을 가져와서 첨부합니다. 프로젝트 구성원들은 플로우에서 회의록이 공유 되었다는 PUSH알림을 받고, 열람 후 댓글로 다양한 의견을 주고받을 수 있습니다.

또한 디자인 파일도 마찬가지 입니다. 디자인 파일을 보고 댓글로 의견을 주고 받으며 더 좋은 결과물을 만들 수 있습니다.

2. 플로우에 공유된 일정을 내 구글캘린더에 쉽게 담아서 보기

프로젝트를 위해서 방을 만들고, 일정을 플로우로 공유할 있습니다. 회의일정, 미팅일정, 회식일정, 마감일정 등 PUSH 알림을 물론, 미리알림 기능을 통해서 30분전, 1시간전 리마인드도 가능합니다. 공유된 일정에 댓글로 참석여부도 피드백 할 수 있습니다. “오늘은 결혼기념일이라 회식에 참석할 수 없습니다. 맛있게 드세요.” 

사실 이렇게 등록된 일정들이 내 구글캘린더에 다 저장되어 버리면, 정말 봐야할 일정을 놓칠 수 도 있고, 굳이 챙기지 않아도 되는 일정까지 내 일정에 담겨버리는 문제가 발생합니다.
스마트폰에 구글캘린더가 설치되어 계신가요? 그렇다면 플로우에 등록된 일정을 선택적으로 원클릭으로 편리하게 내캘린더에 담을 수 있습니다.

3. 임직원 및 대고객 설문조사를 좀 더 완벽하게 진행하기

직원들을 대상으로 회사 발전에 필요한 내용을 무기명으로 설문을 받아야 하거나, 고객으로 부터 마케팅 캠페인 참여신청을 받아야할 때는 구글설문지를 한번쯤 이용해봤을 것 입니다.

더 좋은 설문지를 만들기 위해서 배포하기 전에 플로우에 올려두면, 다른 사람들의 피드백을 받을 수 있습니다. “설문 항목이 너무 많으면 참여율을 떨어질 것 같으니 3번과 5번 항목은 없애는 것이 좋지 않을까요?” 

우리 회사는 매년 연봉 협상 전 무기명 설문을 회사 공지사항방에 올려두고 접수 받고 있으며, 회사 운영에 참고합니다.  ▶︎ 구글 설문조사 예시 

4. 비연속적인 외부와의 메일 송수신은 지메일로, 연속적인 협업과제를 위한 커뮤니케이션은 플로우로!

플로우와 같은 협업툴은 메일의 사용량을 대폭 줄어들게 합니다. 하지만 메일을 100% 대체할 순 없습니다. 가령 영업을 위해서 견적서 및 소개서를 발송한다던지, 세금계산서를 수신하거나, 일회성 질의응답과 같은 종류의 비연속적인 커뮤니케이션은 메일을 사용합니다. 하지만 연속적으로 커뮤니케이션을 해가면서 협업을 해야하는 과제는 플로우를 이용하면 편리합니다. 뒤죽박죽 섞여 있는 메일을 주제별로 찾아본다던지, FW: 전달 기능을 통해서 메일을 발송해야하는 비효율적인 과정을 생략 시킴으로써 생산성 향상을 꽤할 수 있습니다.

5. 엑셀 대신 구글스프레드시트로 만들고, 플로우 프로젝트방에 올려서 공유합니다.

직장인들에게 엑셀은 피할 수 없는 운명입니다. 개인적으로 현존하는 소프트웨어 중 엑셀이 단연 최고의 소프트웨어라 생각할 정도 입니다. 하지만 이러한 엑셀은 공유 및 공동편집 측면에서 빈틈이 있었죠. 숫자가 업데이트 되었음에도 불구하고 버젼을 잘 못 관리하면, 관계자가 서로 다른 파일을 보고 실수를 하기도 하며, 각자 작성을 하고 파일을 누군가 하나로 합치다가 꼬여버리기도 합니다. 이럴땐 취합을 담당한 사람은 머리카락이 빠지며 탈모가 시작됩니다.  

구글스프레드시트는 웬만한 엑셀기능을 가지고 있기도 하지만, 온라인상에서 공동으로 편집을 할 수 있기때문에, 한가지 버젼을 동시에 볼 수 있으며, 공동으로 편집할 수 있기때문에 한사람이 독박쓰고 취합해야 하는 억울함을 풀어줄 수도 있습니다.

이렇게 엑셀대신 구글스프레드시트에 작성이 되었다면, 프로젝트방에 파일을 업로드하여 구성원들과 공유할 수 있습니다.

파일을 열람 후 “훌륭해요” 와 같은 리액션은 신입사원도 춤을 추게 한답니다. 또한 댓글로 빠르게 피드백 줄 수 있습니다. “3번째 시트에 함수가 잘 못 들어 갔는지 계산 결과가 이상한것 같은데 확인해보세요.” 

 

6. 주간보고서는 파워포인트 대신 구글프레젠테이션으로, 공유와 피드백은 플로우!

매주 진행하는 주간보고서 작성은 팀장들에게 꽤나 스트레스죠. 하지만 생략할 수 없다면 좀 더 생산적인 방법으로 할 순 있습니다. 파워포인트를 보면서 주간보고를 하다가 이러한 경험은 부기지수죠.  아…업데이트가 제대로 안됬다 봅니다. 이 페이지는 다시 수정해서 보고 드리겠습니다.” 
또한 취합을 해야하는 담당자는 주간보고 전날만 되면 애가 끓습니다. 빨리 취합하고 퇴근해야하는데 아직도 보내지 않고 있는 사람들이 꼭 있기 때문입니다.

우리는 외부에게 이쁘게 만들어야 하는 자료가 아니면 파워포인트를 굳이 사용하지 않습니다. 구글프레젠테이션으로 파워포인트 기능을 어느정도 대체할 수 있을 뿐만 아니라, 온라인상에서 공동 편집이 가능하기때문에 =마찬가지로 버젼이 제대로 관리되지 않는다던가, 누군가가 독박쓰고 취합해야하는 불편함을 줄 일 수 있습니다.

✓ 첫째, 주간보고서 템플릿을 만들고 “주간보고방”에 업로드 합니다. 

✓ 둘째, 작성 마감일이 되어가는대도 불구하고 아직 업데이트를 안하는 사람이 있으면 댓글을 씁니다. 

아직 업데이트가 안된 페이지가 있습니다. 18시까지 해주세요.” 모든 참여자에게 PUSH가 발송되니 압박하는데  최고입니다.

 

✓ 셋째, 주간보고서는 어느덧 작성 > 취합 >전달의 과정을 생략하고, 완성된 채로 플로우 주간보고방에 올라가 있습니다. 

이렇게 우리는 플로우와 G Suite을 함께 궁합을 맞추어 사용하고 생산성을 끌어올리고 있습니다. 더 많은 예시 활용사례가 있지만 모두 나열할 수 없어서 아쉽네요. 좀  많은 사례와 자세한 예시를 통해서 회사에 적용해보 싶으신가요? 아래 플로우 상시 교육프로그램에 참가하시면 과외를 받으실 수 있습니다. 

플로우 상시 교육 프로그램 신청하기

∙시간 : 매주 목요일 저녁 7시 30분 ~ 9시
∙장소 : 드림플러스 강남 2층
∙내용 : 업종/직무에 따른 플로우 활용방법 과외
∙이런분들은 꼭 오세요
   – 회사 또는 팀 생산성을 올리고 싶으신분
   – 직원들의 업무를 체계적으로 관리하고 싶으신 분
   – 협업툴을 사용하고 싶었으나 시작하기가 막막하신 분