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고객 사례 플로우 인터뷰

[웹케시] 800명 임직원의 총무 지원 업무 효율, 80%향상시켰습니다.

4월 20, 2020
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[웹케시] 800명 임직원의 총무 지원 업무 효율, 80%향상시켰습니다.


플로우를 통해서 업무가 80% 이상
줄어드는 효과를 얻었습니다.

웹케시 총무팀, 이웅귀 차장


협업툴 플로우 고객사

No.1 B2B 핀테크 전문 기업 웹케시

웹케시는 핀테크 업계에서 전설적인 업적을 가지고 있는 B2B 핀테크 전문 기업입니다. 우리나라에서 최초로 해온 것들이 많은데요. ‘가상 계좌 서비스, 편의점 ATM 사업, 기업용 인터넷뱅킹, 기업용 자금 관리 시스템, 연구비 관리 시스템 등’ 기업 업무 속에 전자금융기술을 도입하여 혁신적인 일들을 많이 해왔습니다.


웹케시는 공공기관 대상의 인하우스뱅크, 대기업 대상의 브랜치, 중소기업 중심의 경리나라, 해외기업 대상의 브랜치G 등 4개의 사업구조를 갖고 있습니다. 사업이 확장되는 만큼 800명이 임직원 간 업무를 전달하는 일이 많아지며, 외부 협력사와 협업 빈도가 높아지고, 관계사와의 히스토리를 정리하는 일들이 무척 중요해졌는데요. 이 모든 협업 과정을 효율적으로 관리하기 위해서는 협업툴 플로우’를 사용하고 있습니다.

NO.1 B2B 핀테크 전문 기업 웹케시 [플로우 사용 인터뷰]

▲ [1분 57] 스마트 ‘협업 프로세스’ 구축을 고민하고 있는 기업이라면, 웹케시의 협업 방식 인터뷰를 참고하시길 바라겠습니다.


웹케시

Before: 플로우 사용 전

웹케시 총무팀, 이웅귀 차장

01. 800여 명의 임직원 관리! 실시간 업무처리 상태 파악이 어려워, 매번 재확인.

총무 업무라는 것이 티는 많이 않지마는 임직원들의 복지와 직결되는 중요한 부서인데요. 조직이 커지면 커질수록 지원해야 할 인원이 많아지기 때문에, 사업이 확장되는 만큼 인력 부족을 절실히 느끼고 있습니다. 임직원과 소통하기 위해 엄청난 양의 메일, 전화를 주고받아야 하는데요. 그러다가 혹시라도 업무가 누락되는 경우에는 직원들의 불평을 들어야 합니다. 사실 전화 통화와 메일을 주고받는 것은 단순한 업무에 속합니다. 그런데 그렇게 연락해야 할 사람이 많고, 한 번에 소통이 끝나지 않으니 업무가 많아지는 거죠. 또 소통 업무는 히스토리를 기록하지 않으면 후에 문제가 생길 수 있기 때문에, 담당자를 바꾸기도 애매한 상황이 많았습니다. 이러한 단순 반복작업으로 인해 인사지원팀 충원에 대한 니즈가 항상 있었죠.

02. 외주업체에 메일 / 전화 등.. 단순 전달 업무 많았음.

가령, 조사(ex. 직원 부친상) 발생 시에는 조화 발송 업체에 연락해서 주문을 처리하고, 상조 물품 회사에 또 연락해서 주문을 처리합니다. 그리고 잘 배송되었는지 확인 후에는 다시 담당자에게 연락해서, 잘 처리되었다고 안내까지 해야지 한 가지 업무가 끝납니다. 이러한 일들이 하루에도 수십 번 발생하니 말하지 않아도 얼마나 번거로운 일들이 많았는지 상상이 가시죠?

03. 시간이 생명인데… 피드백 기다리는 시간이 늘 아까웠죠.

여러 부서와 함께 다양한 협업을 통해 업무를 수행하고 있는데, 실시간으로 소통이 되지 않으면 어떤 일을 결정할 때 시간이 많이 걸린다는 애로사항이 있었습니다. 특히 외부에 있는 거래처와 소통하는 과정이 가장 어려웠는데요. 의견을 전달하고 피드백을 기다리는 시간이 손해처럼 느껴지는 순간이 많았습니다.

04. 메일, 메신저, 캘린더를 따로 관리하는 것도 업무처럼 느껴졌죠.

회사에서는 메일, 메신저, 캘린더를 필수적으로 사용해야 합니다. 그런데 사용하는 플랫폼이 전부 다르다 보니 이를 관리하는 것도 업무처럼 느껴지는 순간이 많았는데요. PC뿐만 아니라 스마트폰에도 여러 가지 앱을 깔아서 사용해야 하니까 좀 복잡했죠. 또 외부 제휴기관과 일정을 공유하려고 해도 사용하는 캘린더가 다르면 수동으로 작업을 해야 했고요.


800여 명의 임직원 관리
시간적인 손실 줄이니 새로운 복지
시작하게 됐습니다.

웹케시 인사지원팀 신정호 팀장

웹케시

After : 플로우 사용 후

플로우를 사용해 대규모 인테리어도 효율적으로 처리할 수 있었다.

웹케시 총무팀, 이웅귀 차장

01. 800여 명의 의견은 플로우로 신속 접수

모든 직원이 플로우를 사용하게 되니 각 라인의 매니저, 부서장, 개별 직원의 의견을 듣기가 편해졌습니다. 많은 분들의 의견이 플로우에 정리돼 있으니 회사 정책을 설명하고 만들어가는데 큰 도움을 받고 있습니다. 또 기존 복지뿐만 아니라 새로운 아이디어도 제공받을 수 있으니 회사 분위기도 더 좋아졌죠. 임직원 복지증진의 일환으로 카페테리아, 사무공간혁신, 헬스장 등 대규모 인테리어 프로젝트를 진행할 때도 플로우의 도움을 많이 받았습니다.

02. 외주 업체와 소통도 편리하게

최근에는 용도별 프로젝트방을 만들어 외주 업체 담당자를 초대하고 있습니다. 경조사 업무지원방, 회사 콘도 예약관리방, 사무실 인테리어 리모델링 프로젝트 등이 대표적인 예입니다. 가령 한 사원이 결혼을 하게 됐을 때 결혼식 정보(일시, 장소, 수신자)만 간단히 프로젝트에 올립니다. 그러면 화환 업체 사장님께서 그 글을 보시고 발송 후 피드백을 주시죠. 그러면 인사지원, 부서별 담당자가 한 번에 확인할 수 있으니 업무가 확 줄어들었습니다.

03. 단순 업무는 이제 끝! 기업 이미지도 향상

중간 전달 과정 없이 업무 처리와 결과가 공유되니 단순 업무가 확연히 줄어들었습니다. 사무실 시설관리, 법인차량관리, 휴양 시설 관리, 경조사 업무지원, 물품 구매 및 재고관리 모두 플로우로 해결하고 있어요. 또 협력업체 담당자를 초대해 메일, 카카오톡 같은 SNS 대신 업무를 처리하니 웹케시가 ‘젊은 기업’이라는 이미지도 생겼습니다.

웹케시 [인사지원팀]

“800여 명의 임/직원의 의견 수렴, 플로우가 많은 도움이 되고 있습니다. “

” 각 라인의 매니저분들, 부서장님들 그리고 개별 직원분들의 의견을 듣고 ‘회사 정책을 설명하고 만들어가는데’ 플로우가 큰 도움이 되고 있습니다. 플로우는 각 프로젝트를 통해서 실시간으로 소통을 할 수 있고, 새로운 아이디어도 제공받을 수 있어서 인사 복지 업무를 해나아가는데 많은 도움을 받고 있습니다. “

웹케시 [다이렉트채널부]

“내/외부 의사결정의 속도가 훨씬 더 빨라진 것 같아요.”

“회사 안에 있는 여러 부서와 실시간으로 의사를 주고받고, 파일을 보내는 일도 쉬워졌습니다. 그래서 의사결정의 속도가 훨씬 더 많이 빨라진 것 같아요. 외부에 있는 다른 거래처와도 수시로 많은 대화를 나눠야 하는데, 굉장히 신속한 결정을 내릴 수 있고 시간적인 손실도 많이 줄어들어서 업무가 효율적으로 바뀐 것 같습니다.”

웹케시 [중소기업 사업본부]

“메일, 메신저, 캘린더를 따로 쓸 필요 없이 하나의 앱에서 소통을 일원화했어요.”

“플로우의 ‘가장 큰 장점’은 메일, 메신저, 캘린더를 따로 쓸 필요 없이 업무에 대한 일정이나 필요한 자료들을 서로 공유할 수 있다는 것이에요. 스마트폰이나 PC에 여러 가지 툴을 설치하지 않아도 하나의 앱에서 그런 부분이 완벽하게 지원되기 때문에 외부 제휴기관에서도 굉장히 좋아하세요. 기관들이 나서서 플로우에 대한 홍보를 진행해 주고 있습니다. 앞으로도 업무에 더 많이 활용할 예정이에요.”

웹케시

숫자로 증명하는 플로우 효과

800여 관계사 임직원들의 각종 업무지원을 신속하고, 효율적으로 처리하고 있습니다.

90% 협력사 대상 단순 전달 총무업무가 줄어들어서 비용을 절감할 수 있게 되었습니다.

6개 관계사와 연결되어 경영지원 업무를 처리하고 실시간으로 이슈를 공유하고 있습니다.

20여 경영지원 업무 관련 협력업체들과 상시 연결되어 유기적인 협업을 하고 생산성을 향상시키고 있습니다.


대한민국 대표 협업툴 플로우

대한민국 선두기업들은 이미 ‘협업툴 플로우’를 구축하여 모두가 선망하는 ‘효과적인 스마트 협업 프로세스’를 실천하고 있습니다. 조직의 생산성을 최대로 끌어올리지만, 무엇보다 보안 이슈로부터 안전한! 검증된 협업 시스템 구축을 원하는 조직은 플로우를 경험 해 보세요.

Q. 플로우의 비슷한 기능을 보유한 협업툴은 많은데, 왜 다들 플로우를 선택하나요?
A. S급이 디테일을 만듭니다. 플로우는 정말 필요한 기능의 임팩트가 확실합니다. 심플하지만 직관적인 UI, 강력한 업무 퍼포먼스를 위한 워크플로우, 기능 소개만 보면 비슷해 보이지만 실제 테스트를 해보시면 한끗 차이가 엄청난 사용성의 차이가 있다는 것을 확실하게 느끼실 수 있습니다. 그리고 무엇보다 중요한 것은 ‘안정성’과 ‘기술력’ 입니다. 플로우는 대한민국 최초 ‘On-Premise’ 기술 보급을 시도하여, 현재 업계에서 가장 많은 대기업 고객을 보유하고 있습니다. 오랜 ‘경험’과 ‘노하우’를 바탕으로 신규 고객사들이 어떤 부분을 필요로 하는지에 대한 ‘니즈’를 이미 잘 알고 있기 때문에 협업 프로세스의 구축 결과를 최상으로 이끌 어 낼 수 있습니다.

Q. 협업툴 플로우, 자세한 상담을 받고 싶다면?
A. 기업들의 원활한 디지털 업무 적응을 위해 대한민국 최고의 협업 Master들이 협업 컨설팅을 도와드립니다. 기업의 규모, 비지니스 특성, 팀 별 유형에 맞춰 1:1 맞춤 상담을 도와드립니다. [문의하기]

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