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생산성 높은 조직문화, 어떻게 구축해야 할까?

9월 10, 2018
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생산성 높은 조직문화, 어떻게 구축해야 할까?

생산성, 우리나라 기업들에게는 올해 스마트 워크와 더불어 가장 중요한 키워드가 아닐까 싶습니다. 7월 1일부터 고용노동부의 개정근로기준법에 따라 300인 이상의 사업장은 주 52시간 근무제가 적용되었습니다. 근무시간이 줄어든 만큼 기업 입장에서는 조직 구성원들의 생산성을 향상시켜야 하는 과제가 주어졌는데요. 생산성 높은 조직문화, 어떻게 구축해야 할까요?

업무생산성의 정의

업무생산성은 해당 업무의 의미가 무엇인지에 대한 질문에서 시작됩니다. 이를 통해 내가 해야할 업무의 본질을 이해하고, 기존의 업무 방식에 변화를 줄 수 있습니다. 그러기 위해서는 3가지 과정이 필요합니다.

1. 불필요한 요소 제거

업무생산성 극대화를 위해 업무방식을 새롭게 하여, 필요하지 않게 된 업무활동을 제거합니다. 물론 기존에 하던 업무였기에 중요하다고 생각될 수도 있습니다. 하지만 그런 선입견이 오히려 생산성을 떨어트리는 요소가 됩니다.

IT 연구자문업체 가트너의 조사에 따르면 상사가 직접 보고를 받는 건수는 2008년 5건에서 9건으로 증가했습니다. 이런 업무 방식은 관리자의 업무가 분산되어 구성원들이 맡은 일을 정확하게 파악하는 것이 어려워집니다. 팀(조직)의 목표를 설정하고, 우선순위를 부여하는 것은 관리자만이 할 수 있는 일입니다. 나의 조직에 새로운 프레임을 얹고 싶다면, 새로운 기준에 불필요하다고 분류된 업무패턴들은 주저 말고 제거하세요

2. 매뉴얼화를 통한 스마트워크

매뉴얼화는 2가지로 나누어집니다. MS Office 같은 업무용 소프트웨어를 활용하는 방법과, 업무프로세스를 자동화 시키는 것으로 나눌 수 있습니다. 정리가 안된 데이터들은 엑셀 매크로 같은 자동화 툴을 통해 빠르게 작업이 가능합니다.

업무프로세스의 자동화는 구성원들과 해당 업무방식을 정의하여, 빠르게 처리하는 방식입니다. 예를 들어 주간 회의는 매주 월요일 아침 10시에 진행됩니다. 팀(조직) 구성원들은 주간 회의가 고정적인 업무활동임을 알고 있습니다 따라서 회의가 시작되면 따로 말을 하지 않아도 실무자가 회의록을 작성합니다. 회의가 끝나면 게시판이나 메신저에 정리된 회의록을 공유합니다.

회의록을 작성하고 공유하는 과정은 업무프로세스가 이미 자동화 되어 있다고 볼 수 있습니다. 이러한 과정을 조금씩 늘려 나갈수록 생산성을 증가시키는 스마트워크가 가능해집니다

3 협업툴을 이용한 프로젝트 관리

IT 기술의 발전으로 업무 환경의 자동화를 지원하는 다양한 도구들이 등장했습니다. 시너지 리서치 그룹의 2018년 2분기 데이터에 따르면 SaaS 기반의 협업 어플리케이션(이하 협업툴)은 매년 32%가 넘는 성장률을 보여주고 있습니다.

협업툴은 업무 일정, 파일공유외에도 업무 지정 및 진행사항 여부도 확인이 가능합니다. 가장 최근에 등장한 3세대는 프로젝트를 기반으로 하는 협업툴입니다. 업무프로세스를 5단계(요청, 진행, 피드백, 완료, 보류)로 분류하여 관리자의 조직관리/지원을 효과적으로 지원합니다.

업무를 담당자 별로 부여하는 것도 가능하며, 시작일과 마감일을 설정하여 효과적인 일정관리가 가능합니다. 업무의 우선순위도 4단계(낮음, 보통, 높음, 긴급)으로 지정하여 중요도를 부여할 수 있습니다.

생산성 높은 조직문화 구축을 위해 필요한 3가지 요소를 알아보았습니다. 관리자로써 구성원들에게 스마트워크가 가능한 업무환경을 조성하는 것은 중요합니다. 동시에 실무자들에게 생산성 증대를 위한 동기부여도 제공해야 하죠.

주어진 업무를 통해 얻는 결과가 ‘나’ 에게 가치 있음을 경험으로 유도해야 합니다. 주 52시간 근무제는 앞으로 모든 기업으로 확대될 예정이라고 합니다. 관리자로써 생산성 높은 조직문화를 구축하는 것은 지금부터 준비해야 하지 않을까요?