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생산성 일 잘하는 직장인

직장인은 왜 ‘협업툴’이 필요할까?

9월 10, 2018
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직장인은 왜 ‘협업툴’이 필요할까?

8시간, 근로기준법에서 정의한 하루 근로시간입니다. 그러나 일을 하다보면 업무에만 집중할 수 있는 시간은 그리 많지 않다는 걸 깨닫게 됩니다. 출근을 하면 주간회의, 파트회의, 팀회의, 월간회의, 거래처 미팅등이 기다리고 있습니다. 회사 규모에 따라 필수교육, 직급교육 같은 교육도 받아야합니다! 업무생산성이 떨어질 수 밖에 없습니다.불안요인은 업무 프로세스에서도 이어집니다. 저번에 만든 보고서 파일은 도대체 어디있는건지! 동료에게 부탁한 일은 어떻게 진행되는지? 신경써야할 일이 많습니다. 시간은 시간대로 버리고 상사에게 깨지고 동료에게 까이다 보면.. 여러가지 생각이 머리속을 스쳐갑니다.

  • 나는 구제불능인가?
  • 회사가 망트리인가?
  • 둘다 XX인가?

자괴감에 빠져 회사를 욕해 보아도, 내일이 되면 업무 프로세스는 똑같이 반복됩니다. 그렇다고 이대로 있자니 그것도 아닌거 같고, 정말 해결책이 없는 걸까요?

  • 나는 구제불능인가? ▶ 많이 힘들겠지만.. 노력 하면 됨
  • 회사가 문제인건가? ▶ 업무 방식을 바꿔야함 (조직문화가 뒷받침될 때만)
  • 둘다 문제가 있다면? ▶ 답이 없음..

내가 문제라면 노력하면 됩니다. 메일함을 업무별로 구분하고, 할일 체크리스트도 꼼꼼하게 작성합니다. 회의에서 핵심내용은 반드시 정리하고, 눈에 불을 켜고 업무내용과 관련사항을 항상 체크하는 거죠. 처리한 업무파일은 반드시 폴더별로 관리하고, 클라우드 서비스등에 백업해 놓으면 어느 정도 해결이 됩니다. 최소한, 혼돈의 카오스에서는 벗어나게 됩니다.

하지만 다른 사람들까지 연관되어 있다면, 혼자서 해결할 문제가 아닙니다. 조직 내 누군가가 ‘본인에게 주어진 업무’를 캐치 하지 못하는 순간, 멱살을 잡게 되는 건 먼 미래의 일이 아니란 거죠.카카오톡, 메일

업무 생산성을 높이기 위해, 많은 조직(팀)들은 메일, 카카오톡(이하 카톡)을 업무용으로 활용하고 있습니다. 하지만 사람들은 이 방식이 나이스- 하다고 생각할까요? 카톡은 메신저 소프트웨어입니다. 애초에 업무용으로 설계 되지 않았기에, 보안의 문제도 있습니다. 업무 히스토리도 계속 보존될 수 없습니다. 사생활도 보장되지 않죠. 메일은 많이 쓰이며, 업무용으로도 적합합니다. 다만, 끝없는 ‘Re, 전달’이 반복되다 보면 어느 순간 업무 프로세스에 구멍이 나게 되죠.최근에는 협업툴 슬랙이 이슈가 되고 있습니다. 메신저 기능은 물론, 업무 히스토리 관리도 용이해서, 많은 분들이 사용하고 있습니다. 가장 큰 장점은 호환성입니다. 대부분의 앱이 연결되며, 자체 API 지원도 빵빵합니다. 다만 개발자가 아니라면 연동자체가 어렵고 활용하기가 쉽지 않습니다. 게.다.가. 한글이 지원되지 않습니다.(중요합니다..)플로우(flow)

쉬운 협업 툴, 플로우(flow)

이에 반해 플로우는 슬랙에 비해 기능이 상대적으로 제한적(?)입니다. 다만 슬랙이 채팅만 기본으로 지원하는 반면, 플로우는 자체적으로 글쓰기 및 업무, 일정 기능등을 기본적으로 제공합니다.

첫 인상이 깔끔하다.

무엇보다 플로우는 UI가 익숙합니다. 프로젝트(=1개의 업무용 방)는 네이버 밴드 같은 사각형 형태입니다. 컬러로도 구분/표시가 가능해서 구별이 용이합니다. 프로젝트의 인터페이스는 페이스북과 비슷해서 쉽게 사용이 가능합니다. 국내에서 만들어졌기 때문에 한글을 완벽히 지원하고, 무엇보다 사후지원이 신속한 것도 강점입니다. (해외 앱의 경우, 최소 1~2일은 걸리죠)프로젝트 중심의 협업

업무용 협업툴 플로우는 심플하면서도 강력합니다. 본인이 생성한 프로젝트, 다른 참여자가 생성한 프로젝트가 모두 메인화면에 표시됩니다. 각 프로젝트는 색상별로 분류가 가능합니다. 기획은 파랑색, 디자인은 빨강색, 정보는 노랑색 등으로 말이죠. 보관함을 만들어 프로젝트 성격에 맞게 분류할 수도 있습니다. 즉, 윈도우의 폴더 개념이라고 생각하면 됩니다.

강력한 모아보기 기능

전체 업무, 일정, 파일 외에도, 나를 지정한/내가 쓴 글/ 담아두기를 누른 게시물을 한번에 볼 수 있습니다. 프로젝트에서는 글, 업무, 일정, 할일 등의 게시물도 작성 가능합니다. 글 같은 경우는 파일 첨부시 Google Drive, DropBox 파일도 첨부 가능합니다. 링크를 붙이면 어떤 클라우드 서비스도 활용가능합니다.협업에 특화된 업무기능

플로우의 ‘업무’기능은 협업에 특화되어 있습니다.

  1. 업무명
  2. 업무상황 (요청, 진행, 피드백, 완료, 보류)
  3. 담당자 지정
  4. 시작일, 마감일 지정
  5. 진행률 체크
  6. 우선순위 선택 (낮음, 보통, 높음, 긴급)

프로젝트 관리자가 시작일, 마감일, 우선순위를 지정해서 담당자에게 ‘요청’을 합니다. 전달 받은 담당자는 진행사항에 따라 ‘진행’으로 변경하고, 마감이 되면 ‘완료’를 눌러 마치면 됩니다. 다른 사람의 도움, 추가 내용, 의견이 필요하다면 댓글을 활용하면 됩니다.플로우 일정 보기 - 지도 기능

일정과 할 일은 더 간단합니다. 일정을 선택해서 미팅, 공지사항 등에 활용하면 됩니다. 지도는 구글맵이 자동으로 활성화 됩니다. 메인화면의 ‘모아보기 > 전체일정’에서 내가 참여중인 모든 프로젝트의 일정을 캘린더 형식으로 볼 수도 있습니다. 할 일은 간단한 To-Do 기능으로써 담당자 지정도 가능합니다. 혼자 쓰거나, 팀원들과 함께 해도 편리합니다.플로우 일정 모아보기

모아보기에서 전체 일정은 굉장히 유용합니다. 시작일/ 마감일이 지정된 게시물 일정은 물론, 업무 프로세스도 함께 확인이 가능합니다. 모바일에서도 동일한 인터페이스를 지원하며, 휴대폰에서 쓰고 있는 캘린더로 일정을 내보낼 수도 있습니다.생산성은 나 자신의 선택으로 만들어진 결과물입니다. 하루에 주어진 업무시간은 8시간, 업무 생산성의 차이를 결정하는 요소들은 매우 다양합니다. 나의 ‘업무’를 방해하는 ‘불필요한 요소’는 걸러낼 차례입니다. 본질에 집중하세요. 협업툴 플로우가 당신의 ‘몰입’을 응원합니다.