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[기능4] 일정 관리 (스마트한 일정관리 플로우)

2020-11-12
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[기능4] 일정 관리 (스마트한 일정관리 플로우)

아 맞다. 거래처 미팅 날짜가 언제랬더라?
아까 팀장님이 말씀하셨는데 기억이 안 나네.
이를 어쩐다…

하루를 정신 없이 보내다 보면 내가 업무를 제 속도에 하고 있는 건지, 빼먹은 건 없는 지, 이번 주까지 마무리 해야 했던 일은 무엇이었는지 기억나지 않기 일쑤다. 심지어는 방금 마친 회의에서 공지한 다음달 회의 날짜조차도 기억나지 않을 때가 있다. 신입은 신입대로 업무 우선 순위를 정하지 못해 정신이 없고 팀장은 팀장대로 해야 할 일이 산더미다.

회사생활의 가장 기본이 되는 요소는 일정관리다. 일정관리만 잘해도 업무의 효율을 따놓은 당상이다. 일정은 상호 커뮤니케이션의 기본이 되는 약속이기에 나뿐만 아니라 나와 관련된 팀원, 유관부서, 회사 공식 행사까지 모든 내용을 꿰고 있어야 한다. 하지만 빈틈없이 하루를 보내다 보면 내가 지금 하고 있는 업무들의 우선순위가 무엇인지, 빼먹은 건 없는 지, 다음주 월요일까지 준비해야 했던 보고서는 무엇이었는지 한 번에 알아차리기 쉽지 않다.

일정 관리를 놓치게 되면 업무 효율이 줄어들고 일이 늘어지는 만큼 시간적 여유를 잃는 악순환이 반복된다. 일정이라는 것은 단순히 날짜가 아니다. 조직이 목표로 한 기간 내에 원하는 프로젝트를 끝내기 위한 수단이다. 기획자도 디자이너도 개발자도 정해진 일정 내에 약속한 수준의 결과물을 전달해주어야 업무가 원활히 이루어질 수 있다. 업무의 시작일과 마감일을 잘 지키는 것, 그것이야말로 조직의 생산성과 직결되는 문제라 해도 과언이 아니다.

일정을 관리하는 방법은 개인마다 다르다. 수기로 적는 사람이 있는가 하면 일정 관리 프로그램을 별도로 사용하기도 한다. 하지만 스케줄러에 직접 적는 방법은 일정 확인이나 변경 사항을 바로 반영하기 어렵다는 단점이 있고, 일정만을 관리하는 프로그램은 내가 실제로 하는 업무와 연동하기 어렵다는 단점이 있다. 게다가 조직 구성원 모두가 알아야 하는 일정에서 수정사항이 생길 때 별도로 메일이나 메신저를 통해 알린 후 개개인의 스케줄러에서 수정해야 한다는 번거로움이 있다. 그 과정에서 생길 수 있는 미스 커뮤니케이션 또한 효율적인 업무 프로세스의 방해꾼 중 하나이다.

[업무 중심의 일정 관리가 가능한 플로우]

보다 효율적인 일정 관리를 위해 플로우를 추천한다.
플로우의 일정관리 기능에서는 회사의 모든 일정을 한 눈에 볼 수 있어 전 진원의 일정을 실시간으로 파악할 수 있다. 날짜와 시간 표시는 물론 위치 기반으로 일정이 표시되기 때문에 명확한 커뮤니케이션의 기반이 되며 불필요한 의사소통 시간을 줄일 수 있어 업무에 집중할 수 있는 환경이 주어진다.

<플로우의 똑똑한 기능>

1. 전체 일정 : 일정의 시각화

오른쪽 상단의 버튼으로 월/주/일 별 스케줄을 확인할 수 있다.

일정 관리의 시작은 프로젝트 별 마감일 준수와 일정의 시각화다. 차곡차곡 쌓여가는 업무를 방치하다 보면 어느새 누락되는 일이 생기기 마련이다. 플로우의 전체 일정 기능을 사용하면 한 눈에 업무 진행 상황을 확인할 수 있어 내가 해야 할 일을 스마트하게 관리할 수 있다. 더불어 월별, 주별, 일별로 시각화 된 스케줄을 확인하여 협업부서간 마감일을 준수해 업무를 원활히 진행할 수 있으며 관리자의 입장에서는 모든 직원의 스케줄을 파악할 수 있다는 것이 장점이다. 플로우의 일정 기능에서는 업무 현황을 함께 제공하여 개인 스케줄을 관리해주는 비서처럼 활용할 수 있다.

2. 일정 공유 : 일정 공지 및 변동사항 알림에 용이

일정을 변경하면 공지 기능이 활성화된다.

변경 알림이 완료됨을 알려준다.

조직의 일정관리 목적은 ‘협업’이다. 회사의 모든 일정을 언제든 알 수 있어야 원활한 협업이 가능하다. 이에 가장 기본이 되는 기능은 ‘공유’ 기능이다. 회의, 미팅, 휴가, 출장 등 모두가 알아야 하는 일정의 공지는 당연하거니와 기존에 공지한 일정에 변동사항이 생길 때 수정 알림 또한 용이하다. 수정 버튼 한 번이면 참여자 모두의 스케줄러에 자동으로 일정이 수정되며 알림 또한 한 번에 보낼 수 있다. 플로우와 스마트한 일정관리를 한다면 더 이상 일정 변경 건으로 구구절절 메일을 쓰지 않아도 되고 메일함에서 미처 확인하지 못해 아무도 없는 회의실에 덩그러니 놓일 일도 없다.

3. 위치 기반 : 지도 기능 지원으로 정확한 장소 공유

일정과 함께 장소 정보가 제공된다.

외부 일정이 잦은 외근 직의 경우 위치 기반의 지도 서비스가 절실하다. 출장이나 외근에 앞서 장소를 확인하지만 막상 당일이 되면 골목골목 길을 찾느라 우왕좌왕하기 일쑤다. 단언컨대 플로우의 일정 관리 기능 중 가장 빼어난 것이 지도 서비스다. 회의, 미팅, 외근, 출장 등 일정이 행해지는 장소를 함께 첨부하여 공유할 수 있고 일정과 함께 지도가 작은 썸네일로 첨부된다. 첨부된 주소 옆 지도보기를 누르면 구글 지도와 연동되어 정확한 위치와 길 찾기 정보를 받아볼 수 있다. 일정과 장소를 따로 확인해야 하는 번거로움을 줄여 업무에 소요되는 시간을 효율적으로 사용할 수 있게 효자 노릇을 톡톡히 한다.

더 이상 스케줄 누락으로 업무 시간을 허비하지 말자. 플로우와 함께라면 일분일초까지 효율적으로 임할 수 있다. 업무 시작일과 마감일이 내 손안에 있을 때 비로소 목표 성과에 다다를 수 있다는 것을 명심하자.

업무의 시작과 끝을 플로우와 함께.

대한민국에서 협업 솔루션은 선택 아닌 필수!
대한민국의 대표 선두 기업들이 플로우로 일하고 있는 이유는
플로우만의 강력한 [업무 관리] 기능으로 조직의 업무 생산성을 극대화 할 수 있기 때문이다.

생산성을 고민하고 있는 기업이라면!
플로우가 바로 그 해결책이다!


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