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고객 스토리 플로우 인터뷰

[고객 스토리] 웹케시 700명 임직원의 총무 지원업무 효율을 80% 향상 시킨 방법

2월 22, 2019
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[고객 스토리] 웹케시 700명 임직원의 총무 지원업무 효율을 80% 향상 시킨 방법

총무업무를 80% 줄여줬습니다. 웹케시 이웅기 차장

웹케시는 B2B 기업이라 일반인들에게는 생소할 수 있지만 핀테크 업계에서 전설적인 업적을 가지고 있는 B2B 핀테크 전문 기업입니다. 우리나라에서 최초로 해온 것들이 많은데요.

‘가상 계좌 서비스, 편의점 ATM 사업, 기업용 인터넷뱅킹, 기업용 자금 관리 시스템, 연구비 관리 시스템 등’ 기업 업무 속에 전자금융기술을 도입하여 혁신적인 일들을 많이 해왔습니다. 

고객의 금융하는 방식을 바꾼다-  웹케시

최근에는 중소기업들의 경리업무를 혁신시켜주는 ‘경리나라‘를 출시해서 뜨거운 관심과 사랑을 받고 있습니다. TV 광고에서 한 번쯤 보셨을 것 같습니다. 

경리나라_하석진이 추천하는 경리프로그램 (TVC 45s)

전사적으로 사내에서는 메일 대신 협업툴, 플로우를 이용 중인데, 그중에서도 가장 잘 활용하는 총무팀 사례를 한번 소개하도록 하겠습니다. 

Problem

총무업무라는 것이 회사에서 티는 많이 나지 않지만 임직원들의 복지와 직결되는 중요한 일들을 많이 하고 있습니다. 사무실 시설관리, 법인차량관리, 휴양시설 관리 등 복지 업무지원, 경조사업무지원, 물품 구매 및 재고관리 등 하루라도 없으면 안 되는 일들을 하고 있습니다.

조직이 커지면 커질수록 지원해야 할 인원이 많아지기 때문에 적은 인원으로 감당하기가 벅차기도 합니다. 하지만 700여 명의 그룹사 임직원들 단 1명이 처리하고 있다면 믿어지시나요?

플로우를 사용하기 전에는 하루에도 통화를 수십 통 하기 일수 있으며, 메일을 수십 통씩 받아서 업무를 처리하고 있었습니다. 그러다가 혹시라도 업무가 누락되는 경우에는 좋은 소리를 듣지 못하고 임직원들의 불평을 듣기 일 수 였습니다.

가령, 조사(ex. 직원 부친상) 발생 시에는 조화 발송 업체에 연락해서 주문을 처리하고, 상조 물품 회사에 또 연락해서 주문을 처리합니다. 그리고 잘 배송되었는지 확인 후에는 다시 담당자에게 연락해서, 잘 처리되었다고 안내까지 해야지 한가지 업무가 끝납니다.

이러한 일들이 하루에도 수십 번 발생하니 말하지 않아도 얼마나 번거로운 일들이 많았는지 상상이 가시죠? 이러한 일들을 협업툴, 플로우를 도입하고 나서는 80% 이상 생략할 수 있다고 합니다.

● 외주업체에 업무를 메일 또는 전화로 요청 후 처리 상태를 파악하고 다시 알려주는 단순 전달 업무가 많았음
● 업무처리 상태에 대한 피드백을 실시간으로 파악하기 힘들어서 매번 재확인해야 하는 불편함이 있었음
● 이러한 단순 반복작업으로 인해 총무팀 충원에 대한 니즈가 항상 있었음 

Solution

웹케시 총무팀 차장님은 용도별 프로젝트방을 만들어서 외주 업체 담당자를 초대합니다. ‘경조사 업무지원방’ ‘회사 콘도 예약관리방’ ‘사무실 인테리어 리모델링 프로젝트’ 등 이 대표적인 예입니다. 

가령 홍길동 사원이 결혼을 하게 되었을 경우에는 결혼식 정보 (일시, 장소, 수신자 정보 등)만 간단히 ‘경조사 업무지원방’에 올립니다. 그러면 화환 업체 사장님께서는 그 방에 올라온 글을 보시고, 발송 후 댓글로 “잘 발송되었습니다.” 피드백을 주시죠. 그러면 동시에 총무팀 차장님은 물론, 부서별 담당자는 잘 발송되었는지 물어보지 않아도 되니 총무팀 차장님은 할 일이 확 줄이 들게 되었습니다.

요청자 / 총무 / 외주업체의 삼각 패스로 쉽게 연결되는 업무

이런 식으로 외주 업체 담당자들도 플로우에 자연스럽게 적응하며, 웹케시 관련 주문관리는 플로우 하나만 쳐다보면 될 뿐만 아니라, 자연스럽게 웹케시라는 큰 거래처를 잘 지킬 수 있는 영업채널이 되기도 했습니다.

● 외부 초대 기능으로 협력업체 담당자를 초대하여 메일 또는 카카오톡 대신 업무를 처리함
● 업무 요청자 / 총무 / 외주업체가 해당 방에 동시에 입장하여 중간 전달 과정 없이 업무처리와 결과가 공유됨
● 사무실 시설관리, 법인차량관리, 휴양시설 관리 등 복지 업무지원, 경조사 업무지원, 물품 구매 및 재고관리 등 모든 총무 업무를 플로우 하나로 해결함


Benefits

단순 전달 업무가 줄어들다 보니, 무엇보다 일처리 속도가 빨라지는 것이 가장 큰 효과입니다. 그래서 임직원 수가 늘어나더라도 총무팀 2명이서 모든 업무를 감당할 수 있게 되었습니다. 
총무에게 업무를 요청한 사람도 중간 과정 없이 외주업체의 업무처리결과를 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 어떻게 진행되고 있는지 굳이 총무를 통해 물어보지 않아도 궁금증을 해결할 수 있게 되었습니다. 

외주 업체 담당자 입장에서도 수많은 거래처들이 있지만 웹케시에서 의뢰가 들어오는 건들은 플로우에 개설된 프로젝트방을 통해서 알림을 받고 업무를 처리하기 때문에 좀 더 빠르게 업무를 지원할 수 있습니다. 당연히 고객에게 만족감을 주는 서비스를 할 수 있게 되었고, 자연스럽게 거래처와의 관계를 잘 가져갈 수 있게 되었습니다.

● 전달 및 확인 업무가 줄어, 업무처리 속도가 훨씬 빨라졌으며, 좀 더 많은 업무를 할 수 게 됨
● 중간 전달 과정을 생략하여 의뢰자, 전달자, 처리자 세명이 유기적으로 협업할 수 있게 됨
● 실시간 알림 기능으로 빠른 업무처리는 물론, 업무를 요청하고 처리한 이력일 잘 관리되어 책임소재가 없어짐

최근 웹케시 그룹은 임직원 복지증진의 일환으로 카페테리아, 사무공간혁신, 헬스장 등 대규모 인테리어 프로젝트가 실행되었는데, 총무팀은 큰 공사임에도 불구하고 인테리어 업체와 플로우를 이용하여 유기적으로 협업하며 문제없이 잘 마무리 되었다고 합니다. 

웹케시 그룹의 카페테리어, 헬스장

플로우를 통해서 업무가 80% 이상 줄어드는 효과를 얻었습니다.

웹케시 총무팀 이웅귀 차장