제품 소개서 확인하기
프로젝트 중심으로 일하면 왜 좋을까요?
프로젝트 중심 협업툴의 장점 5가지
소속 팀으로 협업 → 프로젝트 단위로 협업
프로젝트 별 최상의 팀워크가 존재한다.
[영업팀] , [디자인팀], [마케팅팀], [개발팀] 팀 단위로만 업무를 소통하는 시대는 갔다. 업무를 소속팀으로 경계 짓지 않고 각자가 맡은 프로젝트 단위로 다양한 ‘프로젝트팀’으로 일하는 것이 지금의 회사들이 일하는 방식이다.
직원 한 명당 여러 개의 프로젝트가 주어지는 경우가 대부분이며 회사 입장에서는 어느 하나 중요하지 않은 프로젝트가 없다. 프로젝트 마다 소속이 다른 다수의 팀원들이 모여 다양한 아이디어와 회의, 업무 일정이 쏟아진다.
또한 그 과정에서 필요 시, 내부 부서 뿐만 아니라 다른 협력사(외주) 직원들도 함께 모인다. 바로 옆 자리에 앉아있는 같은 팀 동료와 소통 하는 것도 어려운데, 서로 얼굴 보기도 힘든 다른 소속의 팀원들끼리 협업 시너지를 만들기란 쉽지 않다.
※ 때문에 일 잘하는 회사들은 프로젝트 별로 최상의 팀워크를 발휘하기 위해 [프로젝트 관리] 도구를 필수로 사용한다.
일 잘하는 회사는 팀 간 협업을 위해 협업툴을 200% 활용한다.
일 잘하는 회사는 장비빨(?)이라는 말이 괜히 나오는 게 아니다.
.
.
.
요즘 일 잘하는 회사들이 가장 주목하고 있다는
[프로젝트 관리 – 협업툴] ‘플로우’를 소개한다.
<협업툴 플로우 – 기능 1>
대한민국 최초! 프로젝트 중심 협업 플로우
기존 메신저 중심 협업툴의 취약점을 완벽하게 보완하다.
플로우는 대한민국 최초 프로젝트 중심 협업툴이다. 기존의 협업툴 들은 [메신저] 기반의 커뮤니케이션 방식이었기 때문에 ‘팀’ 혹은 ‘업무 이슈’ 를 중심으로 소통 할 수 밖에 없었다. 다른 팀에서 무슨 일을 하는지 혹은 어떤 이슈가 있는지 알기 어렵다. 타팀과 협업을 하는 경우 단톡방에 의존하지만 효율적인 소통을 하기 어려웠고 그나마 회의실에서 모여야만 의견을 모을 수 있었다.
하지만 회의실을 벗어나는 순간 커뮤니케이션의 차이가 발생하고 어떻게 보면 ‘협업’ = ‘스트레스’ 였다. 하나의 협업 채널에서 회사의 모든 히스토리를 함께 기록하고 언제든지 누구나 찾아 볼 수 있도록 자산화 할 수는 있어야 하는데 그러지 못했다.
그래서 플로우는 협업의 단위를 [프로젝트]중심으로 해야만 효율적인 그룹 커뮤니케이션을 할 수 있다는 시작점을 찾았다.
.
.
.
<프로젝트 중심으로 일하면 좋은 이유 5가지>
장점 1. 효율적인 그룹 커뮤니케이션
동일 부서가 아니더라도 관련자들끼리 리얼타임으로 실시간 커뮤니케이션
타 부서 혹은 팀과 협업을 하는 경우, 업무에 몰입하는 시간보다 회의실에 모여 서로 업무 상황을 공유, 보고하고 방향성을 논의 하는데 더 많은 시간이 소요되는 것이 현실이다. 하지만 플로우를 이용해 협업할 경우 공간을 뛰어 넘는 강력한 협업 네트워크를 구축할 수 있어 불필요한 업무 공유와 보고로 인한 시간을 줄일 수 있다.
또한 프로젝트 관리에 탁월한 플로우는 자사 직원 뿐만 아니라 프로젝트에 필요한,다른 회사 직원까지 무제한으로 초대할 수 있다. 프로젝트의 참여자들은 다른 주제와 혼용 되지 않는 독립된 공간에서 실시간으로 커뮤니케이션을 할 수 있다. 프로젝트 별 실무자들이 회의실이 아닌 각자의 자리에서 자유롭게 업무를 공유하고 실시간으로 피드백을 주고 받을 수 있다. 타 부서에게 매번 진행에 대한 문의와 독촉을 하지 않아도 실시간으로 업무 현황을 파악할 수 있다.
+ 결정권을 가진 리더급(관리자)를 프로젝트 방으로 초대 한다면 번거로운 보고 절차를 생략 할 수 있으며 관리자 역시 중요한 의사 결정 및 업무 피드백을 실무자 전체에게 빠르게 전달 할 수 있다.
장점 2. 프로젝트 리더(업무 생산성 UP↑)
플로우에서는 누구나 프로젝트 리더가 될 수 있다.
우리나라 기업의 대부분 work-style을 보면 권한과 책임이 담당자(실무자)에게 있기 보다는 상급자의 지시에 담당자가 끌려 다니는 경우가 흔하다. 다른 부서와의 협업도 공식 가이드가 마련되지 않고 “알아서 긴밀히 협의” 해야 한다.
플로우를 이용한 프로젝트 중심 협업은 프로젝트 목표를 위해 가장 적합한 인원을해당 프로젝트의 ‘관리자’로 지정할 수 있어 본인이 관리자로 지정된 프로젝트에대해서는 소속과 직급에 관계없이 주도적으로 일 할 수 있기 때문에 프로젝트 별 생산성을 최상으로 끌어올릴 수 있다. 프로젝트 관리자를 중심으로 목표를 위해 달성해야 할 세부 과업을 정의함으로써 업무 담당자가 요구 사항을 빠르게 파악할 수 있고, 책임과 권한의 소재를 두고 갈등 하느라 시간을 낭비하지 않을 수 있다.
책임을 두고 논쟁하거나, 이해 득실로 인해 벌어지는 부서 간의 갈등을 조정하느라 시간을 빼앗겨 본업의 경쟁력이 저하되는 ‘협업 비용’을 줄이는 것이 업무 생산성을 높이는 성공적인 협업의 시작이다. 이미 수많은 사례로 검증된 프로젝트 중심의 협업툴 플로우는 좋은 선택이 될 것이다.
장점 3. 프로젝트 별 업무 통계
결과만 산출물이 아니다. 과정도 리포트로 볼 수 있다.
“프로젝트 진행 상황을 실시간으로 통계 그래프에 반영하여 파악할 수 있게 한다면 우리는 얼마나 더 업무에 집중할 수 있을까?”
플로우는 강력한 통계 기능을 제공한다. 프로젝트 우선 순위 별/ 담당자 별 / 업무 상태 별 / 업무 진척도 별로 업무를 필터링하여 프로젝트의 진행 상황을 정확히 파악할 수 있다.
관리자는 프로젝트의 현황을 즉시 파악하여, 프로젝트 진행과 관련된 변수에 대비할 수 있고, 직원들에게 적절히 업무를 적절하게 분배하여 업무 과부하를 막을 수 있다. 또한 프로젝트 참가자들의 업무를 정확히 파악하는 것은 인사고과 등 조직을 좀 더 합리적으로 운영할 수 있는 실마리를 제공한다. 관리자의 입장에서는 매번 업무 진행 상황에 대한 문의와 독촉을 하지 않아도 업무 진행 현황을 파악할 수 있다.
직원들은 진행 사항을 보고하느라 시간을 허비하지 않고 업무에 집중할 수 있고, 회사에 대한 기여를 데이터로써 공정하게 평가 받을 수 있다는 점은 모두에게 긍정적인 시너지가 된다.
장점 4.인수인계(히스토리 기록)
프로젝트 별로 업무, 파일, 채팅, 회의,자료 … 하나도 빠짐없이 보관
<인수인계 부담감, 누구나 한번 쯤 겪어봤을 일>
선배의 갑작스러운 퇴사로 프로젝트 담당자로 새롭게 역임 되었고, 분명히 업무 관련 내용을 전달 받은 것 같은데 메신저로 받았는지 메일로 받았는지 이력을 찾기 힘든 경험이 있었을 것이다. 중요한 프로젝트라 업무 공백을 만들고 싶지 않은데 제대로 된 인수인계를 받지 못해 업무 파악에 어려움이 있었다면 … 플로우가 답이다.
플로우는 각각의 프로젝트 별로 주고받은 메시지(채팅), 업무의 현재 진행 상황, 완료된 결과물, 관련된 회의 기록, 자료/파일까지 단 하나도 빠짐없이 히스토리를 체계적으로 보관한다. 공유 기한이 지나 이미 주고받은 자료를 다시 요청하는 수고가 없으며, 퇴사자가 발생하더라도 해당 직원이 근무 당시 프로젝트에서 남긴 업무 이력은 고스란히 남아 후임자가 업무의 일관성을 유지할 수 있도록 돕는다.
만약 여러분이 새로운 프로젝트의 담당자로 역임 됐다면 기존에는 이전 히스토리 파악으로 최소 1~2주의 시간이 소요됐을 것이다. 그러나 플로우의 강력한 히스토리 관리 기능은 이러한 시간을 절약하게 해주며, 어떤 프로젝트가 시작되던 업무 공백을 최소화 하여 집중할 수 있는 환경을 제공한다.
장점 5. 안전한 보안 관리
프로젝트 관리자에게 주어지는 보안 이슈 예방 권한
플로우는 자료의 유출이나 보안 이슈를 예방하기 위한 기능에 특화되어 있다. 프로젝트의 관리자는 프로젝트 참여자들의 업무 현황을 모니터링 할 수 있으며 다양한 보안 기능으로 데이터가 안전하게 잘 지켜질 수 있도록 한다.
해당 회사 플로우의 관리자라면 퇴사자가 발생하거나 정체를 알 수 없는 디바이스가 접근했을 때, 연결을 신속하게 차단 할 수 있으며 개인 별로 파일 열람, 다운로드 이력을 모니터링 할 수 있다.
또한 필요 시 문서 다운로드 제한 / 모바일 APP에서 캡처 방지 등을 설정 할 수 있다. 접근 이력, 다운로드 이력 등도 프로젝트 별로 관리하여 사후 추적도 가능하기 때문에 현재 은행, 방송사, IT 등 보안에 민감한 업종의 기업서도 플로우를 통해 협업하고 있다. 플로우에서는 현존 협업툴 중 최고 수준의 보안 기능으로 협업 간 발생할 수 있는 보안 이슈에 철저히 대비하고 있다.
<국내 최초! 프로젝트 관리 협업툴 – 플로우>
일 잘하는 회사에서 어떻게 플로우를 활용하는지 더 자세히 알고 싶으신가요?
프로젝트 생산성을 최상으로 높이기 위한 궁금한 점이 있다면
언.제.든.지. 편하게 문의주세요!
대한민국 대표 협업툴
