업무 누락이 없는 플로우 업무 관리 기능

[플로우]만의 업무 관리 5단계 프로세스

“마감일이 오늘인데 요청 메일을 못봤다구요?”

“그 업무 분명히 제가 *톡으로 얘기드렸는데…”

아직도 많은 회사, 팀들이 메일과 카톡을 이용해 업무를 보고 있다.

메일을 이용해 협업 할 경우, 업무 요청 메일/일정 협의 메일/결과물에 대한 메일 등 메일함에 카테고리 분류도 안된 수많은 메일들이 매일 매일 쌓이고 메일 홍수 사이에서 내가 놓친 업무는 없는지 찾아내기 위해 애쓰는 것이 일상이다.

메일 제목에 [업무 요청],[결과 보고] 등을 넣거나 메일 보관함을 추가로 만들어 메일을 분류해보지만, 쉴 새 없이 쌓이는 메일을 분류하다 보면 시간도 많이 소요되고 그럼에도 업무 누락이 생겨 곤란함을 겪곤 한다. 개인 메신저로 일하는 경우도 마찬가지이다. 놓친 업무를 찾기 위해 채팅방 대화 기록을 3~4번 씩 살피고 검색까지 해본 경험은 다들 있을 것이다.

​업무에 집중해 최고의 성과를 내기도 바쁜 시간을 업무를 관리 하기 위한 시간으로 허비하고 있는 것이다.​ 메일이나 개인 메신저로 업무를 관리하는 방법이 정말 최선일까?

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“
메일, 개인 메신저는 대화를 ‘기록’ 하는 용도이다.
계속 이어지고 흘러가는 대화의 흐름 속에서
‘업무’ 라는 맥락을 잡아야 하기 때문에 당연히 놓치기도 쉽다.
”

[플로우]만 있으면 업무 누락이 없다.

협업은 일반적으로
[이슈의 공유] →[업무 요청] → [결과물에 대한 피드백] → [완료]의 순서로
진행된다.
이런 업무의 흐름을 단계 별로 구분하여 스마트 하게 관리하는 방법이

플로우의 ‘업무 관리 5단계’ 이다.

관리자는 협업 프로세스 전반을 쉽게 집계하고 확인하여
업무 프로세스에서 생길 수 있는 병목점(delay spot)을 개선할 수 있고
실무자는 보다 쉽게 ‘할 일’을 우선순위에 따라 분류하여
업무 파악과 관리에 소요되는 시간을 단축 시키고 본 업무에 집중할 수 있다.​​

<협업툴 플로우 – 기능 2>

업무를 ‘업무 진행 흐름’에 따라 관리하는 플로우 업무 관리 5단계!

협업툴 플로우만의 업무 관리 5단계 프로세스!

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<업무 관리 5단계, 이렇게 사용 합니다!>

“과장님으로 부터 업무 요청 알림이 도착했습니다.”

프로젝트의 참여자라면 누구나 담당자로 지정하여 업무 요청을 할 수 있다.이 때 업무의 요청자는 업무명 / 담당자 / 마감일 / 우선 순위를 지정할 수 있다.

때문에 담당자(실무자)는 쉽게 할 일을 파악하고, 한눈에 해당 업무의 긴급도를 파악할 수 있다. 간혹 업무 마감일에 대한 압박을 걱정 하는 경우가 있는데 마감일은 자유롭게 변경 할 수 있다. 오히려 현재 업무가 과부하 상태라면 업무 병목이 더 명확하게 보여지기 때문에 상대방의 일정을 배려한 업무 요청 프로세스를 확립 할 수 있다.

“과장님! 요청하신 업무 진행하겠습니다!”

업무 요청을 받은담당자는 해당 업무 내용을 확인 후 진행한다는 의미로 업무 상태를 진행으로 바꾼다. 그리고 업무 진행 정도에 따라 0~100%로 업무 진행도를 표시 한다.

업무의 단계를 ‘진행’ 으로 변경함으로써 업무의 요청자는 담당자에게 업무 요청이 제대로 전달 되었는지 재차 확인할 필요 없고, 업무 진행 정도를 그래프로 파악함으로써 진척도에 대한 문의 시간을 절약할 수 있다. 관리자와 실무자 모두 불필요한 보고로 낭비되던 시간들을 획기적으로 절약할 수 있다.

“과장님! 피드백 부탁 드립니다!”

담당자는 요청 받은 업무의 결과물을 댓글로 달고,요청자에게 피드백을 받기 위해(의견을 묻기 위해) 업무 상태를 피드백으로 변경한다.

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업무의 요청자는 댓글에 달린 결과물을 검토하고 보충하거나 수정할 부분이 있다면 구체적인 의견은 댓글을 통해 남기고, 업무 상태를 ‘진행’으로 변경한다.

↓

담당자는 요청자의 피드백 내용을 반영하여
다시 업무를 진행하고 결과물을 피드백 받는다.

담당자는 요청자의 명확한 피드백을 토대로 업무를 빠르게 완성 할 수 있다.
또한 모든 커뮤니케이션이 기록(댓글)으로 남기 때문에 오해를 줄일 수 있다는 점에서 만족도가 높다. “특히 디자인, 마케팅, 개발팀 에서 대 환영 할 것이다.”

“수정 사항 없이 완벽해요! 업무가 완료 되었습니다.”

더 이상 수정 사항 없이 결과물이 만족스럽다면 업무 상태를 완료로 변경한다. 마감일에 맞춰 맡은 업무를 ‘완료’ 상태로 변경하는 것이 전 직원의 목표가 된다면 전 직원의 업무 몰입도는 상상 그 이상으로 높아질 것 이다.

업무 마감일에 대한 압박을 걱정하지만 오히려 플로우를 사용하고 있는 고객사들은 업무 마감일 지정이 반드시 필요하다고 얘기한다. 마감일을 기준으로 구성원의 업무 분담 수준을 확인하고 업무를 재 분배하여 업무 과부하를 방지 할 수 있기 때문이다.

“해당 업무는 보류해주세요!”

다양한 이유로 업무 수행을 중단하거나, 추후 재 진행이 필요한 경우 담당자는 업무의 상태를 보류로 변경할 수 있다.
업무가 보류된 사유에 대해서도 댓글로 남긴다. 보류 상태인 업무는 향후 얼마든지 ‘요청’, ‘진행’ 상태로 변경해 새롭게 진행할 수 있다.

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“
업무 관리 5단계! 정말 획기적입니다!
그런데, 이렇게 업무를 관리하는 방법이
실무자 입장, 관리자 입장에서도 실제로 유용한 것인가요?
”

스마트워크를 실천하는 회사들은
이미 플로우로 협업하고 있습니다.​​​

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