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생산성

잘나가는 김 팀장님의 차별화된 업무관리 비법

10월 1, 2018
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잘나가는 김 팀장님의 차별화된 업무관리 비법

관리자들에게 업무 생산성은 항상 고민의 대상입니다. 조직 구성원들의 업무관리를 효율적으로 하기 위해서는, 사원과 대리급 실무자들이 최상의 퍼포먼스를 낼 수 있는 환경을 제공해야 하기 때문이죠.

올해 7월부터 주52시간 근무제 시행으로 인해 기업들에게는 생산성 증대가 새로운 과제로 떠올랐습니다.  근로시간 감소로 인해 업무의 밀도를 올리는 것이 유일한 해결책이 되었기 때문이죠. 실제로 국회 예산정책처의 연구에 따르면 주당 노동 시간의 1% 감소는 노동 생산성 0.79% 상승으로 이어진다고 합니다. 자세히보기

 

문제는 관리자들조차도 생산성 향상을 위한 업무관리 개선방법을 모른다는 것입니다. 보고서 요약을 3일 동안 하고 있는 신입사원을 나무라기만 할 뿐, 해결 방법을 콕 집어주지는 못하는 거죠. (물론 모든 관리자들이 그렇지는 않습니다) 그렇다면 아래의 방법은 어떨까요? 일단 관리자인 ‘나’부터 시도해볼 수 있는 방법입니다. 

플로우로 업무관리를 체크해보자

제조업 현장에서 시간은 생산성의 효율을 결정하는 기준입니다. 제조 시간의 감소는 곧 바로 생산량의 증대로 이어지니까요. 이와 달리, 사무직에서는 업무 수행에 대해 시간을 측정하는 경우가 많지 않습니다. 오히려 그 시간에 조금이라도 일을 하는게 더 낫다고 생각하기 때문이죠.

그러나 사무직이 하는 많은 업무도 정기적으로 반복되는 경우가 많습니다. 매일 쓰는 업무일지, 주간마다 진행되는 주간회의록, 월별 혹은 분기별로 작성하는 보고서들이 해당하죠. 그렇다면 정기적으로 해야하는 업무들의 효율성을 높이려면 어떻게 해야 할까요?

#1. 업무별 소요시간 측정

처음에는 업무 자료(보고서, 기획안, 회의록) 작성 시간만 기록합니다. 동일한 자료임에도 누군가는 1시간 만에 만들거나, 3시간씩 걸리는 직원도 있습니다. 플로우에서 프로젝트 단위로 담당자에게 명확한 우선순위와 함께 업무를 할당합니다. 이후,  피드백 댓글이 달리기까지의 시간을 기록하세요.

#2. 업무수행시의 단계별 소요시간 측정

이번에는 보고서를 만드는 단계별 과정에서의 소요 시간을 기록합니다. 플로우에서는 업무의 시작 및 종료시간(일)을 담당자가 자율적으로 설정하게 하고, 완료 되는 시간을 기입할 수 있습니다.  물론 이런 기능은 기본으로 제공되는 것들이며, 이외에 단계별 소요시간을 적게 합니다. 예를 들어 기획안을 만들 때 자료 수집시간, 자료 분석 시간, 수치 입력 시간, 표 및 그래프 제작 시간, 내용을 마무리하는 시간 등으로 말이죠.

조직 구성원들은 각기 다른 분야에 대해 강점과 약점을 가지고 있습니다. 이 점들을 개인별로 알려주어도 머리로만 이해할 뿐, 개선되는 경우가 많지 않습니다. 따라서 본인이 부족한 파트를 스스로 인지할 수 있도록 해야 합니다.

#3. 측정 자료를 바탕으로 개선안 설정

앞선 과정들을 통해 구성원들은 업무 수행 과정에서의 나의 강점과 약점을 스스로 인식합니다. 이번 단계에서는 이 자료들을 가지고 약점을 개선할 방법과 얼마나 개선할지에 대한 목표(KPI)를 설정합니다. 기간은 1주~2주 정도가 체크하기에도 용이합니다. 약속한 시간이 지나면 다시 테스트를 통해 업무관리(생산성)의 효율성을 체크합니다.

참고로 플로우에서는 업무 모아보기를 통해 담당자별로 주어진 업무 검색이 가능합니다. 월간 프로젝트도 업무 진행률을 파악할 수 있습니다. 업무리포트가 5가지 형태(요청,진행,피드백,완료,보류)로 한 번에 보이기 때문이죠.

☞ 강점은 노하우를 정리하여 상단고정글로 공유

약점 개선에는 적절한 가이드가 큰 도움이 될 수 있습니다. 나에게는 약점이 되는 부분이 다른 동료는 강점일 수도 있습니다. 업무수행에서 단계별 소요시간이 짧은(생산성이 높은) 직원들은 각 과정에 대한 노하우를 정리하여 가이드로 공유합니다. 플로우에서는 상단고정글을 통해 언제든지 참고할 수 있습니다.

업무 생산성은 업무 시간을 기존보다 줄이는 것만으로도 개선됩니다. 관리자는 조직 구성원들이 가지는 문제점을 파악하고, 개선할 수 있는 환경을 제공해야 합니다. 사원, 대리급 실무자들에게는 직접적으로 업무를 부여하고 체크하는 관리자가 회사와 동일시될 수밖에 없습니다. 좋은 복지 제도와 높은 연봉도 중요하지만 그들에게는 어떤 팀장이 있는 가도 중요합니다.

같이 일하는 직원들의 업무역량을 강화시키고 팀 전체를 이끄는 리더십까지 갖추는 관리자, 누가 봐도 매력적이지 않을까요? 협업툴 플로우로 팀 퍼포먼스를 향상시켜보세요.