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기업용 협업툴에 꼭 필요한 기능 3가지
아직도 엑셀로 업무를? 이젠 협업툴로 간편하게!
재택근무나 하이브리드 근무 같은 비대면 업무 환경의 확산으로 협업툴 시장이 뜨겁습니다. 이를 증명이라도 하듯 2021년 지난해 국내 협업툴 시장은 5천억 원으로 추정된다고 하는데요. 오늘은 기업에서 사용할 협업툴을 선택하기 전, 꼭 살펴봐야 하는 기능 3가지에 대해 알아보도록 하겠습니다.
협업툴의 사전적 의미
협업툴을 나무위키에서 검색하면 메신저 같은 Team Communication Tool이 아닌 Team Collaboration Tool이 협업툴을 의미한다고 하는데요. 클라우드 서비스를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 할 일 및 일정 관리, 파일 공유, 노트 작성, 프로젝트 관리 등 노동자들의 원활한 업무를 도와주는 프로그램이라고 생각하면 쉬울 것 같습니다. 현재 협업툴이라고 홍보하고 있는 대부분의 메신저형 협업툴은 사전적인 의미를 봤을 때 사실 협업툴이 아닌 셈이네요!
기업용 협업툴에 빠져서는 안되는
꼭 필요한 기능 3가지
1. 업무관리
앞서 전해드린 것처럼, 메신저에 채팅만 지원하는 협업툴은 진정한 협업툴이 아닙니다. 기업에서 사용되는 협업툴에는 빠져서는 안되는 기능들이 있는데요. 가장 중요한 업무 관리 기능입니다. 업무 담당자를 지정하거나 시작일, 마감일, 업무상태를 등록해 업무를 관리할 수 있어야 합니다.
업무의 상황을 볼 수 있는 형태는 다양한데요. 기본적으로는 필터링을 통한 표 형태로 보게 됩니다. 추가로 칸반 보드, 간트 차트 같은 형태로 표현되면 가독성이 좋아지게 됩니다. 프로젝트의 진행 내역을 그래프 형태인 간트 차트로 한눈에 확인할 수 있다면 정말 편리하겠죠?
업무 관리 기능을 고급화시키면 OKR과 연결할 수 있을 텐데요. OKR은 인텔이나 구글에서 사용하고 있는 목표관리 방법 중 하나입니다. 회사와 팀, 개인 간의 목표를 연결해서 업무 방향성을 맞춰서 일하는 형태로, 강력한 결과를 얻을 수 있는데요. 협업툴 플로우에서는 업무와 OKR을 연결할 수 있어 좀 더 고급화된 목표관리가 가능해요. 목표를 달성해야 하는 결과를 수치화로 보여주고, 데이터 대시보드로 현황을 한눈에 확인할 수 있습니다. 주간 리포트가 자동화되어서 반복되는 리포트/보고서 작성 같은 수고로움을 덜 수 있죠.
2. 일정관리
회사에서는 일정관리 기능도 빠질 수 없는 중요한 기능 중 하나인데요. 미팅이나 화상 회의 일정을 표시하거나, 재택근무나 하이브리드 근무 시 출퇴근을 등록해야 하는 상황이 발생합니다. 직장인에게 가장 중요한 휴가 일정도 표시해야겠죠. 따로 물어보지 않아도 동료의 일정이나 근무 시간을 캘린더에서 확인할 수 있어야 합니다. 만약 협업툴에 일정을 관리할 수 있는 캘린더가 없다면, 별도로 캘린더를 관리해야 하는 번거로움이 있습니다.
가장 많이 사용하고 있는 캘린더가 구글 캘린더가 아닐까 생각되는데요. 구글 워크스페이스와 연동이 가능한지도 살펴보시면 도움이 되실 것 같습니다. 협업툴 플로우는 구글 캘린더와의 연동이 로그인 한 번으로 간편하게 구현됩니다. 연동을 진행하면 내 일정이 자동으로 동기화됩니다.
3. 권한관리
마지막으로 기업용 협업툴에서 빠져서 안되는 기능으로, 권한 관리를 꼽을 수 있습니다. 기업은 지적 재산이 중요한데요. 그만큼 자료 유출 사고에 주의해야 합니다. 이미 퇴사한 직원이 회사 서버에 접속해 자료를 빼가거나, 외부인이 접근하지 못하도록 해야 합니다. 대부분의 협업툴이 관리자가 사용자 계정의 사용 유무를 관리할 수 있습니다.
협업툴 플로우는 세부적으로 권한 관리가 가능한데요. 계정의 사용 유무뿐만 아니라, 프로젝트별로 인원을 초대해서 권한을 관리할 수 있습니다. 파일 다운로드 불가 설정, 화면 캡처 방지 설정 같은 기능으로 회사의 자료 유출을 일체 차단할 수 있습니다. 파일 다운로드, 화면 캡처 이력 모니터링이 가능해서 추후에 문제가 생겼을 경우 역추적이 가능하죠.
기업용 협업툴에서 빠져서는 안되는 꼭 필요한 3가지 기능을 살펴보았는데요. 현재 회사에서 사용하려는 협업툴이 3가지 기능이 빠져있는 건 아닌지 확인해 보세요!
협업툴 선택 시 꼭 고려해야 하는 체크리스트 5가지!
📌 모든 부서의 직원이 거부감 없이 쉽게 적응할 수 있는가?
📌 업무 생산성을 향상시킬 수 있는 ‘워크플로우’ 기능이 있는가?
📌 별도의 툴을 연동해서 사용하지 않아도 되는가?
📌 히스토리 보호, 파일 다운로드 이력, 캡처 방지, 워터마크 등 보안 이슈에 빈틈이 없는가?
📌 외부 협력사(프리랜서, 외주사)를 무료로 초대해서 사용할 수 있는가?
협업툴 플로우는 체크리스트 5가지에 모두 해당합니다. 아직 다른 협업툴과의 비교를 하고 계신다면 직접 써보시면서 이해하는 게 가장 빠릅니다. 이제, 협업툴 플로우로 효율적으로 일해보세요!
