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안녕하세요. 플로우 팀입니다. 😊
최근 한 회사에서 상담 요청이 들어왔습니다. 플로우를 약 1년 가까이 사용하고 있는 고객사였죠. 초기 상담부터 함께 했던 기업이어서 반가운 마음으로 이야기를 시작했습니다. 이야기를 듣다 보니, 플로우를 6개월 이상 사용 중인 다른 기업들도 비슷한 고민을 하고 있지 않을까 싶었습니다. “처음엔 잘 쓰다가, 업무가 점점 늘어나면서 복잡해지는 느낌이에요.”
혹시 비슷한 고민을 하고 계시다면 이번 사례를 참고해 보셔도 좋을 것 같아 공유드려 봅니다!
처음엔 잘 쓰다가, 업무가 점점 늘어나면서 복잡해지는 느낌이에요.
사실 처음엔 좀 의아했어요. A 기업은 초기 온보딩 참여도 잘 했던 기업으로, 기본적인 사용법 숙지도 잘 되어있었고, 플로우의 다양한 기능도 꽤 잘 활용하고 있었거든요. 그런데도 시간이 지날수록 어딘지 모르게 점점 복잡해진다는 것이었습니다. 상담을 통해 정리한 A 기업의 주요 고민은 3가지는 다음과 같았습니다.
A 기업의 주요 고민 3가지
- 프로젝트 내 업무가 한눈에 보이지 않음
- 새로운 가맹점이 생길 때마다 프로젝트가 우후죽순으로 늘어남
- 개인별 업무를 한눈에 보고 싶음
문제의 원인: 프로젝트 구조가 ‘팀’ 중심으로 묶이고 있었던 것
플로우 고객사들 중에서도 사용 기간이 길어질수록 비슷한 고민을 하는 경우가 많았습니다. A 기업처럼 플로우를 잘 활용하고 있어도, 운영에 대한 전사적인 규칙(가이드)가 없으면 이런 문제가 발생하겠구나 싶었는데요. 문제의 원인은 A 기업의프로젝트 구조가 ‘업무 목적’이 아니라, ‘팀 중심’으로 운영되고 있다는 것이 문제였습니다.
1) 프로젝트 생성 기준이 없음
프로젝트를 생성할 때 별도의 규칙이 없다 보니, 어떤 프로젝트는 목적이 명확하지 않았고, 범위가 너무 넓거나 겹치는 경우도 있었습니다.
2) ‘팀 중심’의 프로젝트 구조
A 기업은 각 팀마다 하나의 프로젝트만 운영하면서, 그 안에서 모든 업무를 관리하고 있었습니다. 공지사항, 업무 소통, 개인 주간 보고까지 한 프로젝트에 다 섞여 있다 보니, 어느 업무가 진행 중인지, 어떤 업무가 완료되었는지 한눈에 파악하기가 너무 힘들었죠. 그뿐만 아니라 검색으로 원하는 히스토리를 찾으려고 해도, 동일 키워드에 대한 내용이 업무 일지/공지사항/업무 등에 우후죽순으로 나오고 있어서 더욱 찾기 힘든 케이스였습니다.
A 기업을 위한 솔루션
A 기업은 플로우의 기본 기능을 잘 활용하고 있었기 때문에, 문제 해결은 의외로 간단했어요. 핵심은 프로젝트를 목적 중심으로 정리하는 것입니다.
1. 프로젝트 생성 규칙 만들기
프로젝트를 만들 때 목적과 범위를 명확히 정의하는 ‘규칙’을 내부적으로 논의하고, 팀원들에게 공유할 수 있도록 가이드화하는 것을 추천했습니다. A 기업의 관리자분께서는 ‘방을 분리하는 명확한 기준’을 달라고 요청하셨는데요. 가장 단순한 기준은 ‘이 업무에 대해 팀원들과 따로 소통할 공간이 필요하다.’라고 느껴질 때 프로젝트를 만드는 것이라고 안내드렸습니다.
2. 프로젝트를 목적별로 세분화하기
업무 가시성 향상과 효율적인 검색을 위해, 기존의 팀 중심이던 프로젝트를 업무 주제별로 나누는 방식을 제안했습니다. 예를 들어, 하나의 프로젝트에서 공유되고 있던 ‘주간 보고’, ‘매장 오픈 준비’, ‘인사관리’, ‘가맹점 운영’ 같은 주제는 각각의 프로젝트를 등록해 세분화하는 것이죠.
3. 업무 일지 프로젝트 만들기마지막으로는 플로우 팀에서도 활발하게 사용하고 있는 ‘업무일지 프로젝트’를 만드는 것을 추천했습니다. 매일/주별로 등록하는 업무는 ‘반복 등록’ 기능을 활용하면 자동으로 등록된다는 것도 함께 안내드렸습니다.
오늘 공유해 드린 내용, 공감하셨나요?
플로우를 사용하면 할수록 많은 히스토리가 쌓이기 때문에, 사용성에 대한 고민이 깊어질 수 있는데요. 플로우는 함께 일하는 멤버들이 같이 사용하는 툴이기 때문에, 어느 정도의 규칙을 잡아두는 것이 ‘업무 효율’에 큰 영향을 미칩니다. 오늘의 내용이 공감 가셨다면, 다 함께 플로우 규칙을 만들어 보시는 것도 추천드립니다.
더 나은 플로우 활용법에 대해서 고민이 되신다면, 언제든지 플로우 팀에게 말씀해 주세요.
감사합니다. 😊
