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효율적인 업무 정리 방법
업무 정리, 다들 어떻게 하고 계시나요?
업무가 많아지면서 저는 요즘 정리에 빠져있습니다. 일이 많다 보면 할 일을 놓치는 불상사가 생기기 마련인데요. 정말 정신이 없을 때는 뭔가 빼먹은 게 아닌가 하는 착각이 들기도 합니다. 그래서 저는 시험 직전 책상을 청소하는 경건한 기분으로 출근 하자마자 업무 정리를 시작합니다. 어떤 일들을 해야 하는지 파악하고 나면 마음이 한결 편해지고 일일 술술 풀리기 때문이죠. 그러다 문득 궁금해졌습니다. 다른 직원들은 업무를 효율적으로 관리하기 위해 어떤 식으로 정리를 하고 있는지. 그래서 직원들에게 물어봤습니다.
플로우 직원들은 크게 3가지 방법으로 업무를 관리하고 있었는데요. 읽어보시고 자신에 맞는 업무 정리 방법을 찾아 적용해보셨으면 좋겠습니다. 효율적으로 일하기 위해서 말이죠!
1️⃣ 노트/포스트잇에 정리하기
첫 번째 방법으로 노트에 Do-To-List를 작성하는 방법입니다. 개인적으로는 노트에 적는 방법을 가장 선호합니다. 펜을 세워 힘들여 쓰다 보면 뭔가 뿌듯해지는 기분이 들죠. 노트를 많이 사용하다 보니 A5 사이즈의 노트를 가장 좋아하는데요. 너무 크면 갖고 다니기 불편하고, 또 너무 작으면 쓰기가 어려워 다년간 테스트한 결과 A5가 가장 좋다는 결론이 났습니다.
실제 제가 사용하고 있는 노트입니다. 사용방법은 아주 간단합니다. 날짜를 먼저 적고 해야 할 일을 적습니다. 그리고 일을 끝내면 취소선을 그어줍니다. 노트를 사용하는 방식은 간단하지만 단점이 있습니다. 노트를 늘 갖고 다녀야 하고 분실과 파손에 위험이 있다는 거죠. 한 번은 텀블러가 가방에서 쏟아져 노트가 젖은 적이 있었는데요. 만년필로 적었던 메모가 번져서 알아볼 수 없던 적이 있습니다. 그 뒤로는 잉크 똥이 나오는 볼펜을 선호하고 있습니다. 하하.
2️⃣ 스마트폰/태블릿 메모장
많은 직장인이 사용하는 방법일 것 같은데요. 스마트폰에 탑재된 기본 메모장으로 할 일을 정리하는 것입니다. 안드로이드 iOS 할 것 없이 요즘 스마트폰은 클라우드(SaaS) 형태로 연결이 되어 있기 때문에 PC로도 확인이 가능합니다. 회사가 아닌 다른 공간에서 스마트폰으로 업무 관리가 가능하고, 이어서 회사에서 업무를 진행할 수 있다는 이야기죠.
태블릿에 전자 펜이 있는 경우에는 아애 노트처럼 수기로 써서 체크하는 직원들도 있었습니다. 협업툴 플로우도 아이패드 버전이 출시 되었는데요. 작년에 대표님이 전 직원에게 아이패드를 선물해 주셔서 다들 스마트하게 아이패드로 일하고 있었습니다.
3️⃣ 플로우 할 일 / 하위 업무
협업툴 회사에 다니는 직원답게 협업툴을 업무 관리로 이용하는 직원들이 가장 많았습니다. 크게 두 분류로 나눌 수 있었어요. 할 일 기능과 하위 업무 기능인데요. 혼자서 업무를 체크해서 진행하는 경우에는 할 일을 주로 사용하고, 누군가와 함께 업무를 하거나 업무를 지시하는 경우에는 하위 업무 기능을 많이 사용했습니다.
저의 경우에는 업무의 구성이 복잡하고 기간이 많이 남은 경우, 하위 업무 기능을 사용하는데요. 기간을 설정해 놓으면 모아보기를 통해 기간별 조회가 가능하기 때문이죠. 최근에는 간트차트라는 기능이 추가 되어 한 눈에 업무 체크가 가능합니다.
편지를 쓰기 전 머리 속에 생각을 정리해보는 것 처럼, 업무를 효율적으로 진행하기 위해서는 정리가 필요합니다. 앞서 소개해 드린 여러 방식 중 어떤 방식으로 정리를 하던, 자신에게 맞는 방법이 베스트가 될 것 같습니다. 누군가와 같이 업무를 해야하는 경우, 온라인 공유를 통해 오차를 줄이는 것도 업무의 효율을 증가시킬 수 있는 방법 중 하나죠.
위에 소개된 협업툴 플로우가 궁금하시다면, 아래 링크를 통해 무료 체험이 가능합니다. 직접 경험해보는 것 만큼 좋은 방법은 없습니다. 써보시고 업무 효율이 증가하는지 한번 확인해 보세요.
플로우가 궁금하신가요?
