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협업도구 정의와 디지털혁신 협업 3요소 구축 전략

디지털혁신 3요소 구축 전략

협업툴 정의 및 디지털 협업 혁신

​David|Madras check

불과 1년 사이에 화상미팅은 업무의 일상이 되었고 재택근무를 하면 기업이 존속하지 못할 것이라고 생각했던 곳들은 사회적거리두기가 완화되고 있음에도 오히려 재택근무를 권장하여 새로운 업무 방식에 100% 이상 적응되는 모습을 보여주는 사례들도 나오고 있다. 이러한 배경으로 협업툴, 그룹웨어, 워크스테이션 등 온라인과 디지털 기기를 이용한 업무 협업 프로그램이 많아지는 요즘, 협업툴은 어떤 것이고 어떤 배경으로 탄생하게 되었고 그 종류는 무엇인지 협업툴에 대한 정확한 인지와 디지털혁신 협업 3요소 분석을 통해 최상의 디지털 성과를 창출할 방안을 알아보자.

ⓒ Madras check. Source: flow seminar, 2021 디지털 협업시대, 협업툴 혁신 1등 전략

1️⃣ What is 협업툴?

협업툴을 단순히 메신저와 같은 Team Communication Tool이라고 인식하는 경우도 있는데 명확하게 분류하자면 협업툴은 Team Collaboration Tool을 의미한다. 즉 단순한 메시지의 소통뿐만 아니라 팀 내에서 업무 전체를 협업할 수 있는 도구를 뜻하는데 기본적으로는 소프트웨어형(SaaS) 클라우스 서비스를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 일정관리, 파일공유, 노트작성, 프로젝트 관리 등 일반적으로 지식 노동자들의 원활한 업무를 도와주는 서비스라고 볼 수 있다.

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기본적으로 협업툴은 메신저 기능을 지원하는데 일반적으로 사용하는 카톡과 같은 메신저와는 다른 특징은 사생활과 분리하여 실시간으로 업무 커뮤니케이션이 가능하다는 점이며 메신저뿐만 아니라 다양한 기능들이 융합되어 강력한 몰입과 최고의 성과를 낼 수 있도록 도와주는 최신 협업도구라고 볼 수 있다.

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2️⃣ 협업툴의 역사

2000년대 중반 SNS의 등장으로 SNS 기반을 업무에 적용한 지금의 협업툴 서비스가 등장하기 시작하였고 온라인의 발달과 원격근무의 확산으로 협업툴의 서비스와 영역들은 다양해졌다. 국내에서는 2018년도 이후부터 확산이 되었다가 코로나 19로 재택근무가 강제됨에 따라서 많은 기업이 협업툴의 필요성을 공감하기 시작했고 실제로 도입한 기업들의 긍정적인 성과로 이제는 대기업뿐만 아니라 관공서, 중소기업, 자영업자까지 그 쓰임의 영역을 다양해지고 있다.

이러한 협업툴의 역사를 반추해 볼 때 앞으로 조직에서의 협업툴 사용은 보편화가 될 것이고 동일한 경쟁 상황에 놓여있다고 가정했을 때 얼마나 협업툴을 업무 시스템에 잘 녹이는지에 따라 기업의 경쟁력은 달라질 수 있다고 볼 수 있다.

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3️⃣ 협업툴 사용의 이점

​✅ 시간의 제약 탈피

단순한 아이디어로 시작된 업무가 계획되고 진행되어 완료 및 피드백을 주고받는 과정 자체에 대해서도 업로드 하는 순간 전송이 완료되기 때문에 오프라인으로 일을 할 때와 같이 업무 이외의 시간에 대한 손실이 없어 진다. 또한 모든 주체도 동시간에 모여 있어야 할 필요가 없이 언제든지 전산에 기록된 내용을 본인이 원하는 시간에 볼 수 있으며 원하는 때에 업무를 할 수 있다는 장점이 있다.​

✅ 공간의 제약 극복

협업툴 내의 메신저 기능을 활용하여 참여자들은 언제든지 서로 소통할 수 있으며 업무의 진척 상황과 주요내용, 첨부파일 등도 어디서든 온라인에서 다운로드받을 수 있게 되었다. 또한 협업툴과 연결된 다양한 원격 업무 도구로 공간의 제약을 완전히 극복하여 어디서든 업무를 볼 수 있는 장점을 제공한다.

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✅ 비용의 우위 선점

조직 관리 비용도 줄어든다. 기본적으로 사무실을 운영하는 공간 비용에서 시작하여 업무 외 시간으로 손실되는 시간에 대한 인건비와 기회비용, 정보와 자료들이 체계적으로 보관 및 분류되지 않아 생기는 손실 비용 등을 다양한 형태로 비용 절감을 유도하여 이는 결국 조직의 경쟁력을 강화하는데 밑거름으로 활용될 수 있다.

​✅ 관리의 이슈 소거

모든 업무가 한눈에 펼쳐지면서 누가 어떤 일을 하고 있는지 정확하게 인지할 수 있고 업무의 흐름이 업무 상황별로 각 담당들에게 전달이 되기 때문에 업무의 흐름도 좋아져 관리자가 별도의 신경을 쓰지 않아도 자연스럽게 일이 생겨나고 마무리된다고 볼 수 있다.

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​4️⃣ 협업툴이 기업에게 주는 성장가치

✅ 임직원들의 명확한 성과 관리

협업툴은 소통을 일원화시키고 업무 책임을 협업툴로 명확하게 규정할 수 있기 때문에 조직 개개인들에 대한 성과관리가 전산화되고 통계화될 수 있다는 장점이 있다. 이는 결국 조직원들의 업무 역량을 향상시키고 인력의 배분에 대해 적재적소에 배치하게 되는 결과를 가지게 되어 조직의 업무 효율은 증대될 수 있다.

​✅ 차별화된 조직 관리와 혁신

디지털화와 온라인을 기반으로 한 체계적인 조직관리가 가능하도록 협업툴이 도와줄 수 있다. 이러한 과정은 인원 대비 최대 성과를 낼 수 있도록 하여 조직혁신에 기여할 수 있다.

✅ 비즈니스 성과 극대화

외부 조직과의 협업에서도 시공간의 제약을 극복할 수 있도록 도와주기 때문에 비즈니스 성과에 대한 부분이 증대될 수 있으며 이는 기업의 이윤을 극대화하여 시장에서의 경쟁력을 갖출 수 있도록 도와준다

✅ 미래 시장에서 지속적인 성장 전략 구축

어떤 도구를 가지고 전쟁을 하느냐에 따라 승패가 달라지듯 어떤 협업도구를 가지고 사업을 하느냐에 따라서 시장에서의 승패를 가져올 수 있다고 볼 수 있다.

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​참고 : 좋은 협업툴을 고르기 위한 체크리스트

5️⃣ 디지털혁신, 협업 혁신 3요소

진정한 디지털 협업에 대한 혁신을 이루기 위해서는 다음과 같은 3가지 요소가 필요하다.

✅ 도구(Tool)

먼저 디지털과 온라인이 융합된 도구를 통해 시공간의 제약 없이 일할 수 있는 환경적인 토대가 마련되어야 한다.

✅ 프로세스(Process)

둘째로는 디지털 협업도구만 가지고 있는 것이 아니라 이 도구를 실제 업무 현장에서 잘 활용할 수 있도록 하는 효율적이고 스마트한 업무 프로세스로의 변경이 필요하다.

✅ 문화(Culture)

협업도구와 프로세스만 있다고 해서 저절로 혁신되는 것은 아니다. 결국 혁신의 주체는 사람이기 때문에 사람의 행동 양식과 태도를 결정하는 문화가 뒷받침되어야 혁신이 가능하며 새로운 성장 마인드 셋으로 새로운 업무 경험 및 조직 문화를 제공할 수 있도록 해야 한다.

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6️⃣ 디지털 협업 혁신 3요소 실행 전략

​✅ 도구(Tool) – IT협업도구 도입

도입에 대한 조직원들의 합의를 먼저 형성할 필요가 있다. 협업도구가 왜 우리 조직에 필요하고 이 도구의 목적은 무엇인지에 대해 설득하고 거부감을 극복할 수 있는 전략을 최초에 실행해야 한다. 그런 다음 도입을 위한 제도 및 업무 수행 환경을 점검하고 발생할 수 있는 장애 요인에 대한 극복 방안도 수립할 필요가 있다. 이렇게 도입이 확정되었을 경우 근로자의 수요나 업무 특성을 고려하여 도입범위 및 대상을 선정해야 한다.

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✅ 프로세스(Process) – 업무 프로세스 재정립

협업툴 도입 이후의 업무 환경은 물리적 공간이 아닌 온라인상의 가상 공간이 업무의 중심이 되고 자연스럽게 수평적 조직 문화와 팀 단위가 아닌 유연한 프로젝트 단위의 협업이 증가할 수밖에 없다. 또한 모든 업무가 디지털화 되기 때문에 기존의 아날로그적인 업무 처리 방식이 완전히 바뀐다고 볼 수 있다. 그래서 협업툴 도입 후에는 업무 프로세스에 대한 재정립이 필요하며 이 협업도구를 쓰는 당사자들이 하여금 거부감 없이 업무에 정착시킬 수 있도록 유도해야 한다.

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✅ 문화(Culture) – 1등 기업 문화 유도

직원들은 좀 더 유연한 사고방식과 대담하고 실험적인 프로젝트를 시도할 필요가 있고 시공간의 제약이 탈피된 만큼 발생할 수 있는 도덕적 해이에 대해서도 일에 대한 열정과 적극적인 태도로 리스크가 극복될 수 있도록 하는 문화를 가질 필요가 있다. 또한 관리자 역시 평등하고 분권화된 리더십과 데이터 기반의 의사 결정을 하는 모습을 통해 보다 높은 수준의 디지털 조직 문화를 이끌어 나가야 한다.

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7️⃣ 2021년에 반드시 가져야만 하는 도구

새로운 디지털 뉴딜 시대에서 초 고도화된 분업을 연결하여 일이 매끄럽게 흘러갈 수 있도록 하는 가장 좋은 방법은 회식도 리더십도 소통도 아닌 바로 업무를 디지털화로 연결해 개인이 굳이 조직화하지 않아도 디지털 디바이스와 소프트웨어의 도움으로 시공간의 자유를 가지며 업무를 완성할 수 있고 이는 결국 불필요한 소모를 없애고 업무 본연에 선택과 집중을 시킴으로써 더 좋은 성과와 부가가치를 만들어내 기업의 궁극적인 목적인 가치 극대화를 실현할 수 있도록 도와준다. 각 시대적인 상황에 맞는 제대로 된 도구를 사용한 인류나 나라만이 경쟁력을 가지고 생존을 했듯이 지금의 시대에 기업과 팀의 리더들이 반드시 가져야 할 도구는 무엇인지를 생각해 볼 필요가 있다.

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플로우의 디지털 협업 혁신 3요소 구축 전략을 통해 보다 성공적인 디지털혁신을 준비하는데 도움이 되길 바란다. marketing@flow.team


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