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정부의 강력한 사회적 거리 두기 정책에 따라 “원격·재택근무 등 유연근무제 적극 활용” 하라는 고용노동부의 권고가 있었습니다. 많은 기업들이 의무적으로 재택근무를 시행해야 하는 상황을 마주했지만, 현실적으로 대부분의 기업들이‘재택근무’를 시행해 본 경험이 없거나 업무 공백에 대한 걱정으로 혼란을 겪고 있습니다.
오늘은, 실제 플로우를 이용하여 재택근무하는 방법!
< 협업툴 플로우재택근무 실행 수칙 7 >을
안내드리려고 합니다.
※ 업종과 조직의 특성에 따라 최적화된 재택근무방법이 다를 수 있지만,
본 포스팅을 참고하여 재택근무를 시행하시는데 도움이 되시길 바라겠습니다.
본 내용은 정시 출/퇴근을 시행하고 있는 일반적인 기업들이 <불가피하게 긴급> 재택근무를 실천할 때의 기준으로 작성하였습니다.
기존의 시·공간 제약 없이 재택근무를 실천하고 있는 프리랜서 위주의 자율적인 조직에게는 일부 해당되지 않는 내용이 포함되어 있을 수 있습니다.
1. 정직하게 업무시간 지키기 (출근 인증)
직원들의 업무 시간을 100% 통제하는 것은 사실상 불가능하기 때문에 전사적으로 ‘매일 아침 다 함께 출근 시간 인증하기’를 약속으로 정하고, 공식적인 업무 시작을 함께하는 분위기를 만드는 것이 많은 도움이 되실 겁니다.
▲플로우 활용방법 01. [일정 기능]으로 출근 인증하기
1-1) 관리자 _ 공식 출근시간 약 1시간 전, [일정] 기능을 통해 금일 출근 확인 게시물 등록
1-2) 직원 _ 업무 시작 준비가 완료되면 [금일 출근 확인 게시물]과 함께 사진으로 찍은 후 댓글 작성
(※ 위 예시 이미지는 인증샷을 함께 등록하였지만 각 회사의 분위기에 맞게 출석 인증 규정을 조정하시는 것이 중요할 것 같습니다.)
2. 명확하게 업무 프로세스 준수하기
협업툴 플로우는 [업무 관리] 기능으로 매우 심플 하지만 명확한 업무 프로세스 수립할 수 있습니다. 모든 업무의 마감일과 담당자를 명확하게 지정하는 것을 업무 프로세스의 원칙으로 합니다. ‘마감일/담당자’ 지정 만으로도 놀랍도록 직원들의 업무 집중도가 높아질 것입니다.
▲플로우 활용방법 02. [업무 관리] 기능으로 업무 프로세스 수립하기
1. 모든 업무의 마감일과 담당자를 명확하게 지정하는 것을 원칙으로 합니다.
2. 각 조직의 팀장님들은 업무의 경중도 및 위급도의 따라 최소한의 업무가 돌아가는데 무리가 없도록 팀원들의 업무 일정을 관리합니다.
3. 오늘의 할 일! 계획하에 진행하기
개인의 주거 공간(집)에서는 자율성이 생기고 여러 상황에 따라 업무에 몰입하지 못하고 업무 리듬이 깨지기 쉽기때문에 출근과 동시에 오늘까지 마감해야 하는 업무를 미리 파악합니다.
▲플로우 활용방법 03. 오늘까지 할 일 ‘필터링’하여 미리 파악하기
3-1. 플로우로 등록된 모든 업무는 다양한 옵션으로 필터링할 수 있습니다. (마감일/담당자/진척도/우선순위 등)
3-2. 출근과 동시에 마감일 옵션에서 [오늘까지]를 지정하여 금일 업무의 우선순위를 파악하여 순서대로 진행합니다.
3-3. 혹시 완료되지 못한 업무는 요청자와 협의하에 마감일을 조정합니다.
4. 더 자주 공유하고 피드백하기
재택근무 시 가장 중요한 것은 시·공간의 제약을 최소화하기 위해서 업무 시간에는 가급적 자리를 비우지 않고 원활한 소통을 위해 빠르게 업무를 공유하고 회신을 할 수 있어야 합니다.
▲플로우 활용방법 04. [업무 관리] 기능으로 업무 프로세스 수립하기
– 처리된 업무는 각 프로젝트 별로 플로우에 실시간으로 공유해 주세요.
– 팀장님 들은 팀원들의 업무를 모니터링하여 각별한 피드백을 해 주세요.
5. 긴급 이슈 발생 시 빠르게 대응하기
긴급한 이슈 발생으로 비언어 커뮤니케이션인 전화 or 화상 회의 도구(구글 Meet, 리모트 미팅 등..)를 적극 이용 활용하여 빠르게 대응해 주세요.
* 각 팀별로 가장 최적화된 화상 회의 도구 선택하여 미리 테스트해 보시길 권장합니다.
– 구글 Meet (https://gsuite.google.co.kr/intl/ko/products/meet/)
– 알서포트 리모트 미팅 (https://www.remotemeeting.com/ko/features)
6. 자택에서도 보안 지침은 철저히
– 회사의 자료와 업무는 지정된 협업툴(플로우)로만 공유 해 주시고 외부로 유출되지 않도록 삭제해 주세요.
– 자택이 아닌 경우 플로우 로그아웃을 철저히 해주시고, 플로우<계정 접속 기기 관리>에서 엄격히 체크해 주세요.
▲플로우 활용방법 06. [보안]기능으로 회사의 소중한 정보 지키기
– 경로 : [플로우 MY 프로필] > [환경설정] > [접속기기관리]
현재 등록되어있는 기기들을 확인할 수 있습니다. 사용하지 않거나, 의심되는 기록이 있다면 원격 접속 해제가 가능합니다.
7. 위기를 분위기로 함께 극복하기
코로나19가 재확산되며 국내 기업 전반의 정상적인 경영 활동에도 제동이 생겼습니다. 다양한 이유로 정상적인 근무 환경에 제약이 있겠지만 업무 공백을 최소화하기 위해 노력하는 직장인 분들을 진심으로 응원합니다. 무엇보다 이 위기를 다 함께 극복할 수 있다는 마음가짐과 함께 코로나 안전수칙을 지켜나가는 것이 가장 필요한 시기인 것 같습니다. 업무 시간 外 외출 자제 및 개인 위생관리에 만전을 기하여 주시고, 건강한 모습으로 다시 뵙겠습니다.
<플로우 재택근무 매뉴얼을 제공합니다.>
재택근무 경험이 한번도 없는 조직에서 갑작스러운 재택근무를 시행한다면 회사와 직원들 모두 우왕좌왕 할 수 있습니다. 개인 주거 공간에서도 혼란 없이 업무에 적응 할 수 있도록 재택근무 기간 동안 지켜야하는 규정을 ‘매뉴얼’로 제공 해 주는 것이 좋습니다. + 본 메뉴얼은 반드시 전 직원이 확인 할 수 있도록 긴급 공지로 안내하고 각 팀 별 관리자의 주도 하에 모든 인원이 정확하게 숙지 할 수 있도록 합니다.
* ↓재택근무 운영 매뉴얼 필요하신 분들은 자료를 다운 받으신 후 귀사의 특성에 맞게 수정하여 사용하십시오.
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