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협업툴 시장은 급속도로 성장하고 있습니다. 미국 시장조사 전문 업체인 리포트 링커에 따르면 협업툴은 연평균 11%씩 성장하고 있다고 하는데요. 2023년에는 65조로 대폭 성장할 것으로 전망하고 있습니다. 그렇다면 많은 협업툴 중에 좋은 업무툴을 선택하기 위해 고려해야 하는 항목은 무엇일까요?
기업 내 소프트웨어는 한번 도입을 하면 최소 1년에서 길게는 5년 이상을 사용해야 하는데요. 단순히 가격이 저렴하고, 다들 쓰고 있다고 해서 무턱대로 도입 결정을 내리면 위험합니다. 성공적인 협업툴 도입을 위해 아래 5가지 사항을 체크해 보세요.
1. 사용성
모든 부서의 직원이 거부감 없이 쉽게 적응할 수 있는가?
많은 리포트에서 ‘툴의 성공적인 도입을 가르는 가장 큰 요인’은 사용자 친화적 인터페이스라고 하는데요. 완전히 새로운 업무툴은 이메일이나 카카오톡 같은 기존 업무 방식에 익숙해 있는 직원들에게 ‘스트레스’로 여겨질 수 있습니다. 한눈에 보더라도 친숙하고 심플한 인터페이스인지 살펴보셔야 합니다. 또한 한글 지원이 되지 않는 협업툴은 모든 부서의 직원이 사용하기가 어렵습니다. 협업툴 도입을 성공으로 만들어주는 가장 중요한 첫 단추인, 사용성을 꼭 살펴보세요.
2. 업무관리 기능
실제 업무 생산성을 향상시킬 수 있는 ‘워크플로우’ 기능이 있는가?
협업툴 도입 후, ‘실제 업무 생산성이 향상됐는가?’라는 질문에 70% 이상이 ‘아니오’라는 답변을 합니다. 그 이유는 현존하는 협업툴의 대부분이 ‘업무관리 기능’은 지원하지 않기 때문이죠. 단순히 메신저만 제공되는 협업툴은 업무가 개선되기는커녕 잦은 채팅으로 피로감만 높아질 수 있습니다. 이를 해결하기 위해 나온 협업툴이 바로 ‘목적 지향 협업툴’인데요. 좋은 협업툴의 업무관리 기능은 시간을 줄여주고, 업무를 집중할 수 있게 도와 생산성을 높여줘야 합니다. 실제 협업 생산성을 향상시킬 수 있는 ‘업무관리 기능(워크플로우)’ 기능이 있는지 확인을 해보셔야 합니다.
3. 다양한 기능
별도의 툴을 연동해서 사용해야 하는가?
협업툴의 심플한 사용성 만큼이나 지원하는 기능 또한 심플하다면 어떻게 될까요? 쉽다는 장점의 이면에는 기능이 매우 단조롭다는 단점이 숨겨 있을 수 있습니다. “기능이 부족해서…”라는 이유로 여전히 일정관리, 업무관리, 프로젝트 관리 등의 핵심 기능을 추가로 연동하는 경우가 많습니다. 협업툴 도입 전, 단순 메신저만 지원하는 것은 아닌지, To-Do-List를 제공하지만 업무관리를 하기 어려운 것은 아닌지 확인해 보셔야 합니다.
4. 강력한 보안정책
히스토리 보호, 파일 다운로드 이력, 캡처 방지, 워터마크 등 보안 이슈에 빈틈이 없는가?
협업툴은 클라우드를 통해 기업의 중요 데이터를 저장하는데요. 그래서 불안해하시는 분들이 많습니다. 하지만 개인 PC나 USB, 외장 하드에 보관하는 것보다 클라우드를 통해 저장하는 것이 훨씬 안전합니다. 그러기 위해서 서버에 저장하는 동시에 암호화가 되는지, 데이터를 어떻게 관리하고 있는지도 확인해 보셔야 합니다.
대부분의 보안 사고는 인적 사고가 많은데요. 기업의 비밀이 유출되는 것을 막기 위해 보안 기능이 있는지 살펴보세요. 사용자별로 파일 다운로드 이력이 저장되고, 캡처 방지를 설정하거나 워터마크 등 보안을 지킬 수 있는 최소한의 기능이 있어야 기업의 자산을 보호할 수 있습니다. 공공기관이나 금융사에서는 보안에 민감해 클라우드 방식의 협업툴을 사용하기가 어렵습니다. 그래서 직접 서버에 설치하는 온프레미스(On-Premiss) 방식을 사용해야 하는데요. 이 방식을 지원하는 회사인지도 검토해 보면 보안에 도움이 될 것 같습니다.
5. 외부 협력사와의 협업
외부 협력사를 초대해서 함께 사용할 수 있는가?
많은 기업에서 아직도 소통의 창구로 이메일과 개인용 메신저를 사용합니다. 하지만 이메일을 통해 소통을 하면, 프로젝트와 업무별로 메일을 분류하기가 어렵습니다. 이메일을 찾을 때에도 필터 기능이 없기 때문에 찾는데 많은 시간이 소요됩니다. 개인용 메신저의 경우, 자료 보관의 제한이 있습니다. 파일 기간이 지나 다운로드를 못한 경험 다들 있으시죠? 스마트폰을 바꿔 앱을 재설치 했다가, 협력사와 주고받은 모든 채팅이 사라지는 경우도 있습니다. 회사의 업무내용, 히스토리, 파일은 모두 자산화할 수 있어야 하는데요. 외부 협력사와 함께 사용할 수 있다면, 하나의 툴에서 원활할 소통이 가능합니다. 자료를 별도로 관리할 필요가 없죠.
협업툴 플로우가 궁금하신가요?
