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오즈메일러는 온라인 뉴스레터를 발행하고 제작, 발송, 분석하는 이메일 마케팅
서비스로 약 3만 여개의 고객사가 이용하고 있습니다.
NGO 단체, 국가 기관, 관공서, 협회나 학회 등 다양한 브랜드에서 이용 중이며 대표적인 고객사로는 아름다운 재단, 기아 대책 OECD 대표 부, 한국 인터넷 협회 등이 있습니다.
온라인으로 서비스를 제공하는 기업 특성 상 명확한 커뮤니케이션은 물론 외부 업체와 협업을 해야 하는 순간이 많은데요. 오늘은 오즈메일러가 협업툴 플로우를 도입하게 된 계기와 도입 후기를 들려드릴게요!
“
서비스 특성 상 외부 업체와 협업 할 일이 많아서
협업툴이 꼭 필요했어요.
”
● 모든 협업툴을 비교해보고 결국 플로우를 도입한 오즈메일러
오즈메일러는 고객사에게 플랫폼과 서비스를 동시에 제공합니다. 3만 여개에 가까운 고객사와 소통 하다 보니 직원 모두가 소통 히스토리를 남길 수 있는 협업툴이 절실하다고 생각했습니다.
다양한 회사, 단체와 협업 하는 일이 많은 만큼 오즈메일러 내부 직원 사이의 정보 공유는 물론 외부 고객사와 자료 공유까지 할 수 있는 기능이 있는지 다양한 협업툴들을 깐깐하게 검토하셨다고 하는데요. 그렇게 오즈메일러가 도입한 협업툴은 어떤 협업툴 일까요?
■ Before : 협업툴 플로우 사용 전 문제
“고객사와 원활한 소통이 가능 한지가 가장 중요했어요.”
“다양한 협업툴 들을
하나부터 열까지 깐깐하게 비교해봤어요”
01. 고객사와 카톡/메일은 그만 하고 싶어요.
하루에도 수십 명이 넘는 고객사 담당자들과 소통하려면 카톡이나 메일을 꼭 써야 했어요. 각자 연락을 받고자 하는 선호 방식이 다르기 때문에 적재적소에 맞는 툴로 접근 해야했죠. 그러다가 채팅 방을 헷갈려서 실수한 적이 한 두 번이 아니죠
02. 신입 사원도 부장님도 하루 만에 쓸 수 있는 협업툴 없을까요?
처음에는 검색으로 찾은 다른 협업툴을 이용해봤어요. 그런데 소프트웨어 사용에 능한 사람을 제외 하고는 최소 3일에서 최대 일주일까지 교육 기간이 필요했어요. 손쉽고 빠르게 협업 하기 위해 협업툴을 도입한 건데 관리자 입장에서는 교육하는데 시간이 더 드는 셈이었죠.
03. 영어로만 돼있는 협업툴은 아무래도 좀…
아무래도 저희(오즈메일러)는 한국에서 한국 기업에게 제공하는 서비스예요. 외부 고객 사와의 협업에 한국어 지원은 필수라고 느꼈습니다. 영어를 능숙하게 사용하지 못하는 고객사도 많으니까요. 또 단순 언어 뿐만 아니라 해외에서 출시되어 서비스 되고 있는 협업툴 들은 아무래도 글로벌 한 업무 환경에 맞춰져 있더라고요. 저희는 한국 기업과 한국 업무 환경에 맞는 협업툴이 필요했습니다.
04. 한 번에 자료 공유를 할 수 있다면…
기존에 업무를 하면서 가장 불편했던 점은 고객 사에서 자료가 필요할 때마다 보내줘야 하는 일이었어요. 저희 고객 사만 열람 가능한 게시판에 자료를 올릴 수 있으면 좋겠다고 늘 생각해왔죠.
05. 내부와 외부, 양방향 커뮤니케이션이 가능해야…
저희 업무의 특성 상 내부 직원과 소통하는 일보다 고객 사의 해당 담당자와 업무를 주고받아야 하는 일이 많습니다. 가장 최우선으로 생각한 것은 내부에서 사용하는 협업툴에 외부인도 접근성을 부여할 수 있는가 하는 것이었습니다.
■ After : 협업툴 플로우 도입 후 변화
플로우 하나로 ‘3만 고객사’ 관리 끝!
“업무 효율이 상승하니 일의 퀄리티도 달라졌어요.”
01. 거래처 카톡방 알림은 더 이상 신경안써요!
업무 모드에 돌입할 때에는 플로우 하나만 신경 쓰면 됩니다. 카톡이나 메일 없이도 플로우 안에 업무 별 히스토리와 자료가 공유되어 있기 때문에 카톡과 메일의 방해를 받지 않아 일에 집중할 수 있죠. 플로우에 로그인을 하는 순간 업무에 집중하는 시간이 시작됩니다.
02. 사용법은 Simple is the best!
플로우는 SNS에 익숙한 세대라면 별도의 교육 없이도 쉽게 사용이 가능했습니다. 평소에 SNS를 접하기 어려웠던 분들에게도 10분이면 설명이 가능했죠. 이마저도 어려울 때는 플로우에 S.O.S를 요청합니다. 플로우에서 저희 회사 만을 위한 맞춤 교육 프로그램을 진행해주어서 한결 도입이 수월했어요.
03. 한국 기업에게 한글 지원은 필수죠!
플로우는 한글로 된 협업툴이라 도입에 부담이 적었습니다. 한국 기업에 꼭 필요한 기능만 제대로 담았죠. 뭐니 뭐니해도 모든 메뉴가 영문보다는 한글로 되어있어 사용이 편리했습니다.
04. 필요한 자료는 원할 때바로 바로!
전달하고 싶은 정보나 자료가 있다면 피드형 게시글을 업로드하기만 하면 끝! 자료가 필요할 때마다 담당자가 자료가 담긴 메일을 발송할 필요 없습니다. 해당 자료가 필요한 사람이 게시물에서 다운 받으면 되니 불필요한 업무 요청이 줄어 업무 효율이 증가했습니다. 파일함에 자료가 영구적으로 저장되는 것 또한 큰 장점입니다.
05. 플로우는 외부인도 참여할 수 있습니다.
플로우의 가장 큰 장점은 외부인도 내부인과 같이 정보 공유를 할 수 있도록 설정이 가능하다는 점입니다. 외부인의 메일 주소만 입력해서 초대장을 발송하면 공유하고자 하는 프로젝트의 일원으로 참여시킬 수 있습니다. 외부인과 협업 업무가 많은 저희 입장에서는 외부인과의 소통 채널을 별로도 개설 하지 않아도 되어 업무 하나가 줄은 셈이죠.
※플로우 하나로 고객사와의 소통이 일사천리로 이뤄집니다!※
오즈메일러 운영기획팀 최희수 대리 인터뷰(Interview)
외부 업체와 협업할 때에도 플로우 초대 링크 하나만 보내면 끝!
플로우에 업무와 관련된 모든 것을 공유해두면서 업무 이력과 진행 과정을 한 곳에서 모아볼 수 있게 되었습니다. 플로우를 도입하기 까지 10종류가 넘는 업무 협업 도구를 비교하고 검토했었지만 역시 플로우가 저희가 필요한 기능을 모두 갖춘 최적의 협업툴 이었습니다.
플로우 도입 후에는 외부 고객사 관리가 편리해짐은 물론 소통 과정이 간결하고 명확해졌습니다. 이에 따라 업무 효율이 상승하여 이제는 업무의 퀄리티 향상을 목표로 바라보게 되었습니다.
더 이상 직원들이 고객사와 개인적인 메신저로 소통할 필요 없이 정보나 자료 공유, 일정 관리, 5단계의 업무 프로세스 파악, 채팅, 할일, 담당자, 마감일까지 플로우를 통해 확인할 수 있습니다.
“
저희는 협업툴에 원하는 조건이 다양하고도 까다로웠습니다.
플로우는 저희 입맛을 모두 맞춘 협업툴 이었습니다.
이제 플로우 하나로 업무에 집중할 수 있습니다.
”
플로우를 고민하는 분들께 한마디!
업무를 위해 이것 저것 여러 툴을 쓰지 않고도
하나의 툴 안에서 다양한 기능을
사용해 보고 싶으시다면 플로우를 강력히 추천드립니다.
성공한 기업들의 목표달성 방법
이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!
