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고객과의 소통이 어려우면 살아남기 어렵다.
세무법인 청년들 최정만 세무사
협업툴 플로우 고객사
중소기업의 미래를 바꾸는 사람들, 세무법인 청년들
중소기업의 경리업무 방식을 바꾸고, 나아가 중소기업의 미래를 바꾸는 사람들이 뭉친 ‘세무법인 청년들’입니다.
세무사 업은 고객과 커뮤니케이션이 정말 중요합니다. 업의 특성상 일을 아무리 잘해도 ‘소통’을 못하면, 고객들에게 외면받습니다. 저희는 고객과의 업무소통이 정말 잘 흘러가고 고객이 불편함이 없는 세무사 사무소를 만들고 싶어서 세무법인 청년들로 모였습니다!
플로우 도입 전 업무 소통 방법
: 카카오톡, 이메일
업무와 개인 생활이 분리되지 않는 일상
클라이언트들은 저녁 9시 이후에 모든 하루 일과가 끝난 후에, 행정 업무를 하시는 분들이 많습니다. 그러다보니 세무사나 사무 직원들에게 퇴근시간 이후에 예전 자료를 요청하시거나, 질문을 하시는 경우가 많았습니다. 그리고 대부분의 소통을 카카오톡으로 진행하다보니, 개인 생활과 업무의 분리가 잘 되지 않았습니다.
업무 누락, 기한이 만료된 파일
클라이언트들이 주로 담당 세무사와 소통을 하다보니 사무 직원들이 함께 알아야 하는 내용들도, 세무사 개인에게 카톡으로 보내십니다. 세무사가 바로 직원들에게 공유를 하면 좋겠지만, 업무 외 시간이나 이동 중에는 공유가 어렵다보니 사무 직원에게 전달이 되지 못하고 누락되는 경우가 정말 많았습니다. 또, 카톡으로 주고받은 파일은 시간이 지나면 다시 열람할 수 없기 때문에, 파일을 다시 요청해야 하는 불필요한 일들이 발생했습니다.
플로우 도입 후 달라진 점
커뮤니케이션 효율 증가
세무사 사무소들을 가면 보통 전화가 끊임없이 오는데, 저희 사무소는 전화로 소통하는 일이 거의 없습니다. 모든 커뮤니케이션을 플로우로 하고 있죠. 클라이언트들이 플로우에서 알림이 오면 ‘아! 이건 세무적으로 확인해야 하는 이슈구나’ 하고 바로바로 확인하십니다. 거의 카톡을 확인하는 속도로 플로우를 보시기 때문에 의사소통이 과거에 비해서 훨씬 수월해졌습니다. 또, 과거 자료들을 모두 플로우에서 확인할 수 있으니까, 저희 세무사들도 거래처에게 다시 자료를 요청하지 않아도 되고, 클라이언트들도 과거 자료를 다시 요청하시는 일이 이제는 아예 없어졌습니다. 뿐만 아니라, 클라이언트들이 카톡은 너무 늦은시간에 보내는걸 꺼려하시는 분들이 많이 있으신데, 플로우는 ‘방해금지 모드’가 있어서 시간 상관없이 보낼 수 있어서 본인이 편한 시간에 연락할 수 있다는 점에서도 많이 좋아하십니다.
고객만족도 상승, 소통이 잘 되는 세무법인으로 업계 소문
세무업무에서 가장 중요한게 업무 커뮤니케이션 방식이라고 생각합니다. 플로우를 사용한지 1년이 넘어가는데, 이제는 ‘세무사하고 커뮤니케이션 하는데 힘들어? 그럼 여기로 바꿔봐’라는 소개가 계속 늘어나고 있습니다. 이제는 플로우가 저희만의 특별한 차별화 포인트가 되었습니다.
클라이언트도 플로우를 쓰게 하는 노하우
플로우로 소통하는 습관 만들기
저희는 기본적으로 모든 소통을 플로우로 하실 수 있도록 상담 프로세스가 정리되어 있습니다. 상담할 때, 우선 핸드폰에 플로우 앱을 다운받아 드려요.
처음에는 클라이언트들이 플로우 사용이 익숙하지 않기 때문에 카톡으로 보내실거예요. 그러면, “대표님, 방금 질문 주신 내용은 저희 직원들과 공유해야 되는 내용이기 때문에, 제가 플로우로 내용 이관을 했습니다. 플로우에 댓글로 남길테니 플로우를 통해서 한번 확인해보시겠어요?” 라고 얘기를 해서, 다시 한번 플로우를 사용하실 수 있도록 독려를 합니다. 이렇게 말씀 드리면, 다 어느정도 이해를 해주시고 금방 플로우를 사용하십니다. 또, 플로우가 정말 쉽다보니까, 몇 번 사용해보고 나면 굉장히 쉽게 플로우에 적응을 하세요.
플로우를 다른 세무법인에 추천한다면?
세무사 업의 가치를 2배, 3배 높여주는 보물
예전에는 우리가 아무리 좋은 서비스를 제공한다고 해도, 고객들이 언젠가는 떠날 수 있다는 약간의 두려움과 걱정이 있었습니다. 영원한 고객은 없잖아요. 그런데 플로우를 통해 고객과 지속적으로 대화하고 그 속에 모든 히스토리가 쌓여가고 나니, 과연 고객이 우리를 떠날 수 있을까? 라는 확신이 생겼습니다. 그런 의미에서 플로우는 저희의 세무사 업의 가치를 2배, 3배 더 높여주는 핵심 보물이라고 말하고 싶습니다.
성공한 기업들의 목표달성 방법
이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!
