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플로우는 기업의 진화를 위한 필수 불가결한 선택지입니다.
겐츠베이커리 권동인 기획부장
협업툴 플로우 고객사
부산 3대 베이커리 맛집, 겐츠베이커리
‘신사답고 정중하게, 고객을 생각하는 마음으로 맛있는 제품을 만들어 제공하자’는 마음을 담아 만들어진 겐츠(Gent: 신사) 베이커리는 부산 용호동에서 2002년 처음 오픈하였습니다. 어느덧 20년이 지난 지금, 겐츠베이커리는 국내 유명 백화점과 호텔부터 마켓컬리까지 유통채널을 확보하였으며, 11개의 직영매장과 2개소의 제조 공장을 갖춘 부산의 대표 베이커리 중 하나가 되었습니다.
협업툴 플로우 도입 전 소통방법
그룹웨어와 기업용 메일을 기본으로 사용하면서 카카오톡 을 서브 메신저로 사용했습니다. 기업용 메일은 명확한 업무 소통과 쓰레드 별 작업 관리가 유용하나, 신규직원이 들어왔을 때 작업 히스토리를 일일이 포워딩해야 하는 이슈가 있습니다. 그리고 발송된 메일은 수정하거나 첨삭할 수 없고, 인스턴트 메시징 기능이 불편한 부분이 있었습니다. 이러한 메일의 일방향 소통 방식을 보완하기 위해서 카카오톡을 서브 메신저로 사용했으나, 하루에도 수 백 통의 대화가 오고 가 는 단톡방 속에서 나와 관련된 업무 소통을 찾는 것은 쉽지 않은 일이었습니다.
협업툴 플로우 도입 계기
매장 운영시간 내내 담당자의 업무 피로도 증가
저희는 본사 외에 직영 매장을 함께 운영하고 있는데, 직영 매장의 운영시간은 최대 7:00~23:30입니다. 오픈 시간부터 마감 시간까지 매장에서는 어떤 일이 벌어질지 모르기 때문에 본사의 매장 담당자는 늘 긴장상태 에 있어야 했고 정신적 피로도가 높았습니다. 더군다나 저희 회사는 1년 365일 연중무휴의 지점을 운영하고 있어서, 수 십 개의 단톡방과 개인 채팅방으로는 도무지 업무의 팔로업이 안되는 상황까지 갔었습니다.
업데이트된 정보의 누락
베이커리 회사는 아무래도 신제품 및 식재료 관리에 많은 노력을 들입니다. 다수가 참여하고 있는 채팅방에 서 업데이트 내용을 전달할 경우, 놓치는 경우가 허다합니다. 따라서 중요한 내용이 아니더라도 업데이트되 는 내용을 공지하기 위해서 불필요하게 잦은 오프라인 미팅을 해야 했습니다.
미팅 시 소통 병목현상
가장 힘들었던 점은 미팅을 하고 나오면, 소통의 병목현상이 너무나 지독했습니다. 수 백 건의 안읽은 채팅이 쌓여있는데, 무수히 많은 메시지 속에서 나와 관련된 메시지를 찾고 업무를 파악하고 어떤 일이 있었는지 알 아보는데 또 다른 시간을 허비해야 했습니다. 더불어 카카오톡으로 전달되는 업무나 구두로 전달되는 업무 는 클로즈드 인포메이션 형태이기 때문에, 놓치거나 누락되는 부분이 다소 발생했습니다. 결과적으로 업무 소통을 위해 사용한 메신저가 인력 및 시간 낭비라는 결론에 도달했습니다.
수많은 협업 툴 중 플로우를 선택한 이유
한 번의 멘션으로 정보 공유 가능
저는 회사에서 내부적으로 발생하는 일들은 직원별 접근 권한이 있거나 해당 업무에 인볼브해야 하는 모든 직원에게 오픈 인포메이션으로 진행되어야 한다고 굳게 믿습니다. 때문에 어떤 직원이 업무를 진행함에 있어서 정보를 공유하고자 할 때, 한 번의 멘션으로 모든 것이 정리되는 플로우가 가장 혁신적이었습니다.
전 직원의 학습곡선 고려
저희 조직은 연령대가 20~65세로 다양하고, 생산직군의 직원이 많기 때문에 회사의 경영인으로서 전체 직원의 학습곡선을 고려해야 했습니다. ‘가장 친숙한 협업 툴이 최고의 협업 툴이다.’라는 기준으로 협업 툴을 비교하였고, 이에 가장 부합하는 협업 툴이 바로 플로우였습니다.
플로우를 잘 정착시킨 노하우
교안 제작 및 도입 계획 준비
교안 제작 및 도입 계획 준비 최초의 사용 인원은 저를 포함하여 소수의 일부 직원으로 시작했습니다. 사용하면서 겐츠베이커리의 모든 직원들을 포용하기 위한 교안 작성, PPT 제작 및 도입 계획을 준비하여 대략 1개월 만에 모든 직원들이 (20 세~65세) 플로우를 원활히 사용하게 되었습니다. 아무래도 모든 직원이 카카오톡을 벗어나기 위한 각고의 노력과 회사의 의지가 빚어낸 결과가 아닌가 싶습 니다. 지금은 그 어떤 직원이라도 1~2일 내에 적응시키는 수준까지 왔습니다.
플로우 도입 후 가장 달라진 점
신제품 개발 및 개선 효율 증가
신제품을 개발하기 위해서는 재료와 레시피에 대해 적절하게 피드백을 하고 정리가 되어야 합니다. 과거에는 단톡방에 모든 지점 관리자가 초대되어 있었는데, 각 지점별로 레시피가 조금씩 다릅니다. 그러다 보니 서로 다른 얘기를 하는 경우가 있고, 원활한 공유와 피드백이 되지 않았습니다. 플로우를 사용하면서부터 신제품을 개발할 때, 각 지점별 관리자와 필요한 인원만 선별하여 업무를 공유하고 피드백을 할 수 있어 발 빠르 게 제품 개발 및 개선을 할 수 있게 되었습니다.
긴급한 프로젝트에서 업무 효율 극대화
상황이 긴급하게 돌아가는 단기 프로젝트는 굉장히 많은 업무를 짧은 시간 안에 처리해야 합니다. 플로우를 알기 전에는 중요한 공지와 업무를 단톡방으로 공유하다가 누락되어 일을 그르치는 경우가 적잖이 있었습니 다. 플로우 사용 후부터는 각 업무별 담당자에게 업무를 정확하게 지시하고, 각 담당자는 업무를 리스트로 명확하게 확인할 수 있어 업무 효율이 굉장히 상승했습니다. 이 덕분에, 최근 일정이 상당히 촉박했음에도 저희가 마켓컬리에 성공적으로 입점할 수 있게 되었습니다.
플로우를 한마디로 소개한다면?
플로우는 익숙한 새로움입니다.
이유는 언젠가 한 번쯤 써본 듯한 그러한 형태의 툴이라서 누구에게나 친숙하고 편리하지만, 업무를 관리하 는 새로운 형태의 업무용 SNS입니다!
성공한 기업들의 목표달성 방법
이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!
