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성공사례

삼익악기, 플로우로 반복되는 업무 과정을 개선했습니다.

플로우로 반복되는 업무 과정을 개선했습니다.

삼익악기 오강록 전무


협업툴 플로우 고객사

명실상부한 대한민국 악기 브랜드 1위, 삼익악기

피아노를 배워본 적 있는 분이라면 누구나 한 번쯤 삼익악기를 들어보셨을 텐데요. 삼익악기는 피아노를 비롯한 어쿠스틱 제품이나 일렉트릭 제품 등 다양한 악기를 제조하는 회사입니다. 1958년 우리나라 최초의 종합악기회사로 창업하여 지난 반세기 동안 우리나라의 음악 발전과 악기 산업을 선도해왔으며, 현재 ‘국내 악기 수출 1위 달성’ 뿐만 아니라, ‘세계 악기시장 인지도 및 브랜드 경쟁력 4위’를 기록하고 있는 세계 최대의 피아노 수출회사입니다.​

저는 삼익악기 디지털 추진본부에서 삼익악기를 비롯한 국내외 계열사, 관계사들의 Digital Transformation 추진을 담당하고 있는 오강록 전무입니다.


협업툴 도입 계기

플로우 도입 전 사용 툴: 이메일, 팩스, 전화, 카톡, 그룹웨어 등

저희 삼익악기는 유통업의 특성상, 대외 거래처와의 커뮤니케이션이 많은데요. 메일, 팩스, 전화, 메신저 등을 통해 주로 커뮤니케이션 했습니다. 해당 툴들은 담당자의 개별적인 활동들에 대한 히스토리가 남지 않아, 담당자는 주고받은 대화 내용을 매번 별도로 취합해야 했습니다.​

또, 협력사들과의 정보 공유와 이를 다시 내부 인원들과 공유할 일이 많은데 최근까지는 주로 대면 미팅을 통해야만 진행이 되고 내부에서의 정보 공유도 기록이나 히스토리 관리보다는 사람 대 사람의 직접 대화를 통해 공유하는 일이 대부분이었습니다.​


수많은 협업툴 중 플로우를 선택한 이유

그룹웨어는 비용이 많이 들어가며, 적응을 위한 시간 소모 큼
가장 쉽고 핵심 기능이 강력한 플로우 선택

플로우 도입 전, 우선 원래 사용하던 그룹웨어의 업그레이드나 새로운 그룹웨어 도입을 고민했습니다. 저희는 D사의 그룹웨어를 사용하고 있는데요. 실제 저희 내부의 업무 특성과 일하는 방식, 조직 문화 등을 고려했을 때 너무 큰, 대규모의 변화는 시기 상조라는 생각이 들었습니다. 그래서 우선 작지만 꼭 필요한 변화와 시도부터 시작해서 점점 디지털 업무 방식을 확대 적용해 보는 것으로 방향을 잡고 협업툴을 알아보기 시작했습니다. 요즘은 플로우를 비롯해서 국내외 다양한 업무 협업툴들이 많이 나와 있잖아요? 메신저 성격이 강한 슬랙이나 텔레그램 같은 카톡을 대신할 서비스부터 스윗, 먼데이닷컴, 알로, 누클리노 같은 서비스들까지 거의 열 개 가까운 서비스들을 살펴봤었습니다.​

이 중 가장 핵심적인 기능만 가시성 좋은 UI로 개발되어 있는 플로우가 눈에 들어왔습니다. 특히 개별 업무 단위로 캘린더나 간트 차트 등을 활용해 업무 목적과 단계별 세부 업무 진행 상황도 직관적으로 확인할 수 있어서 좋았고요. 그리고 가장 적극적으로 활용 사례나 세부 기능을 설명하는 플로우 직원들의 모습도 신뢰가 갔습니다.


플로우 사용 후 달라진 점

반복되는 업무 과정 개선

앞에 말씀드린 것처럼 플로우 사용 전에는 히스토리 관리가 어려웠습니다. 거래처와 주고받은 자료를 찾으려면 메일을 검색해야 했고, 주고받은 메일은 별도의 사내 메일로 또 공유를 하는 방식의 반복적인 업무를 여러 번 해야 했습니다. 그러다 보니 누락되는 경우도 있고, 전달 과정에서 내용이 바뀌는 경우도 있었는데요. 플로우를 사용한 후 반복되는 업무를 줄이면서 업무의 효율성, 속도, 정확성이 정말 많이 좋아졌습니다.​

프로젝트 목적 파악

무엇보다도 프로젝트가 무엇을 목적으로 하는지, 이 목적을 위해서 각각의 담당자들이 어떤 단계의 어떤 업무를 해야 하는지를 시각적으로 볼 수 있게 되어 업무의 정확도 면에서 굉장히 좋아졌다고 생각합니다.

전략 제품의 기획 시간 단축

올해 삼익악기는 두 가지의 전략 제품 런칭을 준비하고 있는데요. 런칭을 위해서는 마케팅, 세일즈 등 다양한 영역에서의 전략과 그에 따른 수많은 세부 추진 사항들이 공유되고 결정되어야 합니다. 플로우를 사용한 후 각각의 준비사항과 진행사항들이 프로젝트에서 즉각적으로 공유되어, 빠르고 정확한 의사결정이 가능했습니다. 덕분에 두 가지 전략제품의 런칭이 성공적으로 준비되고 있습니다.


플로우를 잘 사용하는 부서의 업무 공유 방법

삼익악기가 기존 세일즈 방식을 탈피해 고객과 직접 소통하는 D2C, B2C 세일즈를 강화하고 있는데, 이를 추진하는 D2C/B2C 팀이 e-커머스 활성화 프로젝트에서 플로우 사용이 가장 활발합니다.

현재 서른 개에 가까운 온라인 세일즈 채널들을 운영하고 있는데요. 그때그때 어떤 프로모션을 진행하는지, 각 채널의 MD들과 어떤 커뮤니케이션을 했는지, 각 채널에서 어떤 성과나 결과를 냈는 지 등을 말로 하지 않고 프로젝트에서 기록하여 담당자들 간에 활발한 공유를 하고 있습니다.


플로우에서 가장 좋아하는 기능

이게 제 성격 탓일 수도 있는데요. 저는 ‘업무’와 ‘할 일’ 기능을 가장 좋아합니다. 어떤 프로젝트가 생겼을 때 그 목적에 따라서 각각의 단계별 세부 업무들이 나올 텐데요. 플로우의 업무는 세부 업무들을 누가 언제까지 하는지, 업무 진척도 등을 한눈에 볼 수 있고요. 무엇보다 To-do list 할 일 기능으로 진행한 업무는 체크해서 공유하고 진행하지 못한 업무는 어떤 게 있는지 즉시 알 수 있어서 이 기능들을 가장 좋아합니다.


플로우를 한마디로 소개한다면?

엑기스만 뽑아놓은 업무 협업툴 계의 홍삼

불필요하거나 사용성이 덜 한 기능은 과감히 빼고 협업 업무를 위해 꼭 필요한 기능만 사용하기 쉽게 배치되어 있어 군더더기 없이 사용하기 좋습니다. 외부 협력 인원들과의 업무 공유도 쉽고요.​

플로우를 개발한 분들께는 죄송하지만, 이만한 툴을 이런 가격에 사용하는 것은 쉽지 않을 것 같아요. 저렴한 가격에 절대 저렴하지 않은 업무 툴을 사용하고 싶다면, 플로우를 적극 추천합니다.


성공한 기업들의 목표달성 방법

이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!