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플로우로 비영리단체의 운영비를 절감했습니다.
위액트 함형선 대표, 조문영 PR 팀장
| 회사 | 사단법인 위액트 |
| 업종 | 동물 구조 단체(비영리 사단법인) |
| 성함/ 직책 | 조문영 팀장 |
| 플로우 도입 전 사용한 툴 | 카톡, Zoom, 구글 드라이브 사용 |
| 플로우 사용 후 달라진 점 | 내가 연관된, 필요한 업무만 찾을 수 있어 ‘카톡 지옥’에서 해방 |
플로우 고객사
학대 당하는 개들을 위해 직접 행동하는 비영리 단체, 위액트
위액트는 전원이 무보수 자원봉사자로 이루어진 동물구조단체입니다. 주로 개농장, 도살장, 번식장 그리고 전국의 학대 현장을 찾아 개들을 구조하고 있어요. 위액트는 2018년에 어느 개농장에서 봉사활동을 하던 두 사람이 시작해서 개인 개인이 운영하던 네트워크였습니다. 계속 구조도 하고 다른 단체 구조활동에 동참하다 보니 자체적으로 보호하는 마리수가 갑자기 100마리에 육박하게 됐습니다. 이 아이들을 제대로 보호하기 위해서는 모금의 단위가 커져야 했고, 이를 위해 정식 단체의 형태가 필요해 2020년 5월 비영리 임의단체를 설립했습니다. 이후 2021년 10월부터는 비영리 사단법인의 형태로 단체를 운영 중입니다.
위액트를 운영하는 활동가인 ‘크루(Crew)’들은 대표를 포함해 그 누구도 단 1원의 보수도 받지 않습니다. 그리고 대부분의 크루들은 많은 보통의 사람들처럼 아침에 출근해 저녁에 퇴근하는 생업을 가진 사람들입니다. 모두가 오래가지 않을 거라고 걱정했지만 수많은 과도기를 거쳐 현재는 다행히 안정기에 접어들었습니다. 하지만 이에 안주하지 않고 여전히 건강한 업무 환경을 만들기 위해 헤드쿼터 멤버들이 부단히 고민하고 있습니다. (그래서 플로우도 사용하게 되었구요.) 무급이기 때문에 분명 한계도 있지만 동시에 오직 위액트만 가질 수 있는 기회와 가능성도 많습니다. 위액트는 ‘차세대 동물구조단체’를 지향하며 늘 상황과 문제를 새로운 생각으로 접근하며 동물권을 위해 활동합니다.
저는 위액트의 PR팀장이자 브랜드팀 크루 조문영입니다. 현재 위액트에서 단체 홍보, 언론 대응, 후원사 관리 등을 담당하는 PR팀의 팀장을 맡고 있습니다. 그리고 브랜드팀에서 디자인을 통해 위액트의 브랜드 방향성을 잡고 있습니다. 위액트 밖에서는 10년차 디자이너고 현재는 1인 디자인 스튜디오를 운영하며 위액트 업무를 병행합니다.
협업툴 도입 계기
플로우 도입 전 사용한 툴
1) 카카오톡 (메인 커뮤니케이션 툴)
2) Zoom (월간 회의)
3) Google Drive (공유문서로 공동작업하는 일이 많았으니, 이 또한 커뮤니케이션 툴이라고 볼 수 있겠습니다)
메인 커뮤니케이션 툴은 카톡이었는데요. 카톡으로 일하는 조직들은 비슷하게 공감하실거라 추측하지만, 카톡은 대화의 휘발성이 강해 주요한 기록을 찾기가 어렵습니다. ‘모든 일을 모두가 함께’하면 업무가 제대로 되기가 어려운데, 단톡방 하나로 업무를 하다보니 분업이 어려워 조직 전체가 효율적으로 운영되지 못했습니다.
무엇보다 위액트의 크루들은 대부분 생업을 가진 사람들입니다. 서로의 출/퇴근 시간이 각기 다르기 때문에 어떤 사람은 카톡을 그때그때 바로 확인할 수 있는 반면, 어떤 사람은 퇴근하고 난 뒤에 수 백 개가 쌓여 있는 대화를 하나씩 확인해야 하는 상황이었습니다. 실시간 소통이 불가한 위액트 구성원들이 실시간 소통을 기반으로 하는 카톡에 의존했으니 서로의 스케줄과 페이스(pace)를 배려하는 소통을 하는 것이 물리적으로 불가했고, 불필요한 소통도 확인해야 하니 소통 관련된 스트레스로 업무 피로도가 상당했다고 생각합니다.
수많은 협업툴 중 플로우를 선택한 이유
1) 컴퓨터/사무 업무에 익숙하지 않은 크루를 위한 쉬운 툴
우리 위액트는 직업적, 일상적 경험이 서로 매우 다른 사람들이 모여 봉사와 재능기부만로 운영되는 조직입니다. 컴퓨터 사용에 익숙하지 않은 크루들도 있고, 조직 생활의 경험이 없는 사람도 있고, 협업 툴이라는 개념 자체가 낯선 분들도 있습니다. 따라서 모든 크루들이 큰 어려움 없이 (마치 휴대폰 새로 사고 며칠 지나면 적응하듯) 빠르게 적응할 수 있는 쉬운 사용감을 지닌 툴이 필요했습니다.
UI 디자인이 유려한 해외 제품들도 후보에 있었지만, 한국의 조직 체계나 업무 처리 방식에 적용하기가 어려워 보였습니다.
2) 비영리 조직을 위한 50% 할인
어떤 크루들에게는 협업 툴에 비용을 쓴다는 것 자체가 생소한 개념일 수 있어 비용도 중요했습니다. 최종 후보에 있던 협업 툴 중 유일하게 플로우만 비영리 조직을 위한 할인을 제공했습니다. 그것도 무려 50%나!
더 저렴한 설치형 제품도 알아보았지만, 우리 위액트 크루들은 노마드 워커일 때가 많아 설치형 제품은 적합하지 않았습니다. 플로우는 PC, 태블릿, 모바일, 웹 브라우저 등 다양한 환경에서 사용 가능하고 이동 중에도 업무를 편하게 처리할 수 있는 툴이어서 최종적으로 플로우를 선택하게 되었습니다.
플로우를 잘 정착시킨 노하우
특별한 노하우는 없지만, 우리 조직에서 플로우를 어떻게 사용하면 좋을지 미리 모든 기능을 YouTube 튜토리얼 및 이것 저것 만져보며 사전에 훑고, 위액트에 필요한 기능을 요약해 ‘위액트 플로우 튜토리얼’ Zoom 화상회의를 진행했습니다. 새로운 크루가 영입될 때마다 화상회의 녹화본을 확인하도록 요청하고 있습니다.
위액트는 팀이 명확하게 구분되어 있기는 하지만, 각 팀의 업무가 교집합이 많고 협업이 매우 잦은 편입니다. 그래서 팀 내부 업무를 진행하는 프로젝트, 그리고 타팀과 협업하는 프로젝트 2가지로 프로젝트 생성 룰을 정해놓으니 크루들이 빠르게 적응하셨어요.
플로우 도입 후 달라진 점
우리 위액트 크루들은 바다 건너 해외에 거주하는 크루도 10% 이상인데, 자신이 비활성화된 시간 동안 쌓인 카톡을 매일 확인하며 자기 업무에 필요한 내용을 구분해야 하는 ‘카톡 지옥’에서 해방되었습니다.
‘모든 일을 모두가 함께’하던 위액트는 이제 팀별 분업이 본격적으로 가능해졌고, 분업이 ‘가시화’ 되었습니다. 태스크의 진척도를 말 없이도 시각적으로 확인할 수 있어, 업무를 비효율적으로 만드는 ‘불필요한 소통’이 대폭 줄었습니다.
동물 구조 활동에서 플로우 사용법
구조 활동 시 구조TF 프로젝트 개설
구조에 수반되는 업무는 어느 정도 정해져 있는 반면 구조는 상시 진행되는 업무가 아니라서 ‘구조팀’을 별도로 꾸릴 수는 없는 것이 사실입니다. 하지만 구조 대상 동물이 정해지면 크루들이 모여 계획을 짜고 현장 구조를 진행해야합니다. 그래서 구조 계획이 구체화되면 준비 기간부터 TF 프로젝트룸을 새로 만들어 그 안에서 해당 구조에 참여 가능한 크루가 모여 소통합니다.
구조에 필요한 준비사항 업무 등록
플로우는 주로 구조 전, 후로 사용합니다. 구조 당일보다는 전후로 챙겨야 하는 업무가 정말 많습니다. 구조 전 현장 답사 일정 공유, 현장 구조 참석 가능 인원 파악, 구조 현장의 불법사항 체크 결과 공유, 답사 사진 영상 공유(구글 드라이브) 등을 플로우로 진행합니다. 구조 후에는 보도자료, 공문서 또는 (필요한 경우)고발장의 작성 등 구조 직후 빠르게 진행해야 하는 업무가 누락되지 않도록 플로우로 진행상황을 체크합니다.
구조 후 보호, 치료, 입양까지 모든 단계 팔로업
저희가 늘 하는 이야기 중에 하나가 “구조는 시작”이라는 말입니다. 구조가 끝난 뒤부터가 본격적인 전쟁의 시작됩니다. 수백 단위의 치료비 모금, 트라우마 있는 아이들의 교육, 임시보호, 출국, 입양, 모든 소식을 SNS에 공유하기 위한 글 작성과 번역까지! 갈 길이 매우 많고 멀어요. 하지만 호수 위를 유유히 떠다니는 오리의 발헤엄처럼, 사람들에게 그런 수백가지 과정은 잘 노출되지 못해요. 그 모든 업무를 조용히 플로우로 진행하고 있습니다.
안동 구조 활동에서 플로우 활용 사례
최근 2월에 안동에서 사체를 먹은 개를 제보 받고, 긴급하게 구조해야 하는 상황이 있었는데요. 플로우에 구조해야 하는 상황에 대해 공지하고 구조 활동에 참여할 수 있는 사람을 모집했습니다. 그리고 하위업무로 차량, 준비물 등 필요한 역할을 리스트업하고, 담당자를 지정해서 업무 분배를 했습니다. 긴박한 상황이었지만 체계적인 업무 분배로 원활하게 구조 활동을 할 수 있었습니다.
플로우에서 가장 좋아하는 기능
Zoom 회의 생성
원격 근무다 보니 화상회의가 잦은데, 화상회의 생성을 위해 버튼 하나만 누르면 되니 매우 편해요.
전체 업무(모아보기)
지금 진행 중인 업무를 한 눈에 확인할 수 있어 좋습니다. 매일 아침 일어나 커피 마시면서 ‘전체 업무’ 리스트를 보며 오늘 해야할 우선 순위의 업무를 종이 투두리스트에 옮겨 적는 10분을 즐깁니다.
나를 언급(모아보기)
내 업무는 아니지만 내가 언급된 업무라서 누락된 것이 없는지 확인할 수 있습니다.
알림 설정 기능
프로젝트마다 알림을 받을지, 안받을지 설정할 수 있는 기능이 가장 좋아요. 저는 대표이기 때문에 거의 모든 프로젝트에 제가 참여하고 있는데요. 그러다보니 제가 필요한 알림만 받아볼 수 있도록 하는 것이 정말 중요합니다. 알림 설정 기능이 없었다면 아마 모든 알림을 다 받아야 해서 스트레스를 엄청 받았을 거예요. (사실 알림 설정 기능을 뒤늦게 알게 되었는데, 신세계더라고요.)
플로우를 한마디로 소개한다면?
“업무는 소통이고, 소통은 배려다. 배려를 기반으로 한 업무 방식을 가능하게 하는 협업 툴.” (두 마디네요.)
위액트는 봉사와 재능기부로 운영되기 때문에 한사람 한사람의 역할이 매우 큽니다. 업무량은 많고, 급한 일도 많은데, 무보수입니다. 한 사람의 이탈은 다른 사람의 업무량을 급격하게 늘립니다. 그래서 각 크루의 지속가능한 활동이 가장 중요합니다. 그러기 위해서는 업무의 만족도, 자부심, 오너십, 동기부여가 늘 유지되어야 합니다. 그러기 위해서는 양질의 소통이 이루어져야 하고, 좋은 소통이란 단순히 ‘대화를 많이 한다’는 것이 아니라는 것을 우리는 카톡 지옥을 통해 오랜 시간 경험했습니다. 모든 문제들이 그렇듯 위액트의 문제들도 주로 소통의 과정에서 발생했고, 그 문제들, 온갖 불편함들을 해결하는 방법을 찾다보니 플로우를 만나게 됐습니다.
디자이너로서 늘 ‘형태’와 ‘내용’을 연결하는 작업을 합니다. ‘형태’에 ‘내용’을 담아내기도 하지만, 결국 ‘내용’이 ‘형태’를 따라오는 경우도 있습니다. 위액트 내부에는 수많은 ‘내용’들이 산재되어 있었지만 그것을 적재적소에 담는 ‘형태’는 부재했습니다. 그러다 플로우를 만나 플로우가 제안하는 기본적인 ‘형태’에 맞추어 여기저기 흩어져 있던 위액트의 ‘내용’을 분류해 담고 있는 느낌입니다. 따라서 플로우 사용은 단지 협업 툴의 사용에 지나는 것이 아니라 우리 위액트에 ‘업무의 형태’, 달리 말하면 새로운 ‘소통의 방식’을 도입한 것이라 할 수 있습니다. 그 형태 또한 고정된 것이 아니라 각 조직이, 각 구성원이 사용하기 나름이라는 점도 재미있습니다. 늘 위급한 일이 많아 자칫하면 한 순간 엉망이 될 수 있는 업무가 많은 동물권 활동이지만, 플로우와 같은 안정적인 소통 채널이 있다는 사실이 위액트의 업무 방식에 있어 중요한 기반이 될 것이라 생각합니다.
다른 비영리 단체에게 플로우를 추천하는 이유
플로우를 쓴다는 것 자체가 ‘이 단체 일 잘하네! 정리가 되어있네!’라는 느낌을 줄 수 있을 것 같습니다. 플로우 쓰는 걸 보는 사람들은 ‘이렇게도 일을 할 수 있구나!’하면서 신기해 하더라고요. 그래서 사실 저는 위액트는 영하고 힙한 단체여서 구조 단체 중에 플로우 쓰는 곳은 저희밖에 없었으면 좋겠는게 솔직한 제 마음이기는 해요. ㅎ
비영리든 영리든, 어떤 조직이든 문화가 수평적일지라도 조직 자체의 체계를 잡는 일은 매우 중요하지만, 대부분의 협업 툴이 사용자 수로 이용료를 카운트하기 때문에 비영리 단체에게 비용 측면에서 부담이 될 수 있습니다. 비영리 단체는 운영비를 절감하는게 관건이라고 생각하는데요.
비영리 조직을 위해 후한 할인 혜택이 있는 플로우를 적극 추천합니다!
성공한 기업들의 목표달성 방법
이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!
