성공사례

한양대학교, 회의시간을 60%이상 단축했습니다.

플로우로 회의시간 60%를
단축했습니다!

한양대학교 정지호 총학생회장

회사/단체한양대학교 총학생회 HY:pen
업종학생 자치 기구
부서/성함/ 직책정지호 총학생회 회장
직원 수50명
플로우 사용 후 달라진 점1. 회의시간 60% 이상 단축2. 학생회가 바뀔 때마다 사라지는 히스토리 보관 가능3. 별다른 교육없이, 실전 업무에 빠른 투입 가능

플로우 고객사

대한민국 5대 명문대학교, 한양대학교 총학생회 하이픈

안녕하세요? 한양대학교 제50대 HY:phen 총학생회의 총학생회장 정지호라고 합니다.
저희 HY:phen 총학생회는 학생 중심형 학교를 만들기 위하여 학생과 학교 간의 소통의 이음새가 된다라는 의미를 가지고 있습니다.


협업툴 도입 계기

사실 저희 뿐만 아니라 대부분의 학생 자치 기구, 즉 학생회가 비슷할 텐데요. 학생회 업무 특성상 별도의 ‘커뮤니케이션 툴’이라는 것 자체를 사용했던 케이스가 없었습니다. 그렇기 때문에 서면으로 처리하거나 구두로 처리하는 경우가 많았습니다. 특히 학생회는 1년의 임기로 멤버가 구성되기 때문에, 임기가 끝나고 새로운 학생회가 만들어지면 지난 사업에 대한 히스토리를 찾기 어려웠습니다. 그러다보니 이미 진행했던 사업임에도 매번 새로운 일처럼 시작해야 했고, 자료가 누락되거나 중복되는 일도 굉장히 많이 발생했습니다.​

총학생회에서 진행하는 사업이 수십개로 늘어나게 되면서 더더욱 그 문제는 커졌는데요. 진행하고 있는 사업들의 히스토리와 타당성을 검토하고자, 모든 사업을 회의에서 하나씩 전부 공유하고 보고하다 보니 회의 시간이 2~3시간은 훌쩍 넘어가게 되었습니다. 회의시간이 길어질수록 체력적으로 힘들기 때문에, 후순위로 보고되는 사업들은 제대로 논의 조차 할 수 없었는데요. 이런 여러가지의 문제를 해결하기 위해 협업툴을 알아보게 되었습니다.


수많은 협업툴 중 플로우를 선택한 이유

새로운 커뮤니케이션 툴을 알아보며 고려했던 포인트는 이 두 가지였습니다.
1. 총학생회 내에서 발생하고 있는 수많은 사업들을 체계적으로 관리하고 기록할 수 있어야 한다.
2. 모든 구성원들이 이러한 시스템을 적은 러닝커브로 빠르게 습득하여 이용할 수 있어야 한다.

그러한 점에서 플로우는 수십개의 사업을 동시에 운영 하더라도 한 눈에 알아보고, 업무 히스토리를 빠르게 확인할 수 있다는 점이 가장 좋았습니다. 무엇보다 간트차트 기능을 통해서 수 십 개에 달하는 메인 프로젝트와 그 하위에 있는 더 많은 세부 업무들을 아주 깔끔한 UI로 확인할 수 있어서 그 강점이 더욱 배가 되었다고 생각됩니다.​

사실, 말씀드렸던 것처럼 기능적인 것 뿐만 아니라 이러한 시스템을 총학생회 구성원들이 빠르게 습득하여 이용하는 것도 중요했는데요. 아무래도 총학생회는 1년의 임기로 활동을 하기 때문에 하나의 시스템을 적용하는데에 1달의 시간만 걸리더라도 그 손실이 매우 컸습니다. 새로운 시스템을 적용하는게 오히려 더 큰 리스크가 될 수 있기 때문에 쉽고 직관적인 플로우를 선택하게 되었습니다.


플로우를 잘 정착시킨 노하우

사실, 총학생회 구성원들이 모두 플로우에서 제공하는 매뉴얼만으로 빠르게 습득을 했기 때문에 노하우라고 말씀드릴 점들이 많지는 않은데요. 아마도 잘 정착된 가장 큰 원동력은 구성원들이 플로우를 통해서 업무를 진행하는 것에 편리함을 느꼈기 때문이라고 생각됩니다. 제가 아무리 쓰라고 말해도 구성원들이 실제로 업무하는게 편하지 않았으면, 원래 하던 방식으로 되돌아갔을 텐데, 구성원 모두가 실제로 플로우로 업무를 하는게 편하다고 느꼈기 때문에 잘 정착된 것 같습니다.


플로우 사용 후 달라진 점

회의 시간 60% 이상 단축

플로우 도입의 가장 큰 이유였던 부분이 가장 크게 개선된 점이기도 한데요. 제가 회의 때 가장 많이 하는 말이 “플로우로 확인하시면 됩니다”인데요. 모든 사업들이 플로우에 공유되어 있기 때문에, 회의 때는 꼭 필요한 사항들만 논의하고 있습니다. 현재는 회의 시간을 60%이상 단축했는데요. 원래 2~3시간이 걸리던 회의 시간이 현재는 1시간도 걸리지 않고 있습니다.​

실시간 업무 파악 & 신입 구성원 온보딩 시간 단축

수많은 프로젝트 사업들이 어떻게 진행이 되고 있는지 한 눈에 보기가 편리해졌구요. 그러다보니 자연스럽게 구성원분들께서도 현재 본인이 맡은 일이 어떻게 진행 되고 있는지 파악하기가 용이해졌고 자신이 무엇을 해야될지에 대해서도 명확하게 이해하는 효과가 있더라구요. 또한, 새로운 구성원이 들어오더라도 사업에 대한 전반적인 이해를 플로우에서 할 수 있기 때문에, 별다른 내용 설명없이도 바로 업무에 투입할 수 있게 되었습니다.​

특히나, 다른 부서간의 협조가 필요하거나 협업을 하는 경우에도 유기적으로 업무를 진행하는 것이 용이하다고 느끼고 있습니다.


플로우로 업무 공유하는 방법

이번 중간고사 기간동안 야식을 제공하는 ‘야식 사업’을 준비하고 있는데요. 야식 사업이라는 메인 업무에 준비해야 하는 사항들을 하위 업무로 등록해서 업무를 진행하고 있습니다.


플로우에서 가장 좋아하는 기능은?

제가 가장 좋아하는 기능은 간트차트인데요. 아무래도 저는 동시 다발적으로 진행되는 수많은 사업들을 한번에 봐야하는 입장이라서, 모든 사업 현황을 한눈에 볼 수 있는 간트차트가 가장 최애하는 기능입니다. ㅎㅎ


플로우를 한마디로 소개한다면?

MZ세대가 가장 편리하게 이용할 수 있는 커뮤니케이션 툴

저희 총학생회 구성원들 전부가 고등학교를 졸업한지 얼마되지 않은 20~22세의 MZ세대인데요. 학생들에게 별도의 교육을 진행하지 않아도, 모든 학생들이 빠르게 시스템에 적응하고, 효과까지 보고 있다는 점에서 MZ세대에게 가장 편리한 툴이 아닌가 싶습니다.


다른 학생 자치 기구에 플로우를 추천한다면?

​아마 ‘학생회’라는 단체 특성상 어떤 새로운 툴을 도입한다는 것 자체가 어색한 일이지 않을까 싶은데요. 저희 한양대학교 총학생회의 경험을 바탕으로 플로우를 도입하는 것이 학생 자치 기구에게도 정말 큰 도움이 될 것이라고 자부하고 말씀드릴 수 있을 것 같습니다.​

학생들의 권익 보호나 복지 사업 등으로 많이 고생하고 있는 학생회분들께서 플로우 도입을 통해서 어렵게 느꼈던 점들을 해결하셨으면 좋겠습니다. 학생 자치 기구에 플로우를 강력 추천합니다!


성공한 기업들의 목표달성 방법

이제, 협업툴로 효율적으로 일하세요!

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