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왜? 협업은 플로우?

[기능 3] 업무 관리 자동화

2월 17, 2020
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[기능 3] 업무 관리 자동화

Before

협업툴 플로우 사용 전

김주임의 하루

1. 중구난방식 업무 정리

김주임은 매일 정시보다 15분 일찍 출근해서 오늘 해야하는 업무를 완벽하게 정리한다. 일찍 출근하는 것이 피곤하기는 하지만 이렇게 업무 정리를 하지 않으면 불안한 마음에 하루를 시작 하기 어렵다. 워낙 다양한 부서에서 업무를 요청 받기 포지션이기 때문이다.

그러나 이렇게 정리를해도 꼭 하나씩 누락되는 업무가 생긴다. 간혹 긴급 회의가 소집되어 중간에 업무 요청이 쏟아지는 날은 순식간에 하루가 꼬인다. 내게 주어진 업무만 정리해서 알려주는 ‘나만의 업무 비서’ 가 있다면 얼마나 좋을까?

2. 채팅 중심의 업무 폭탄

김주임은 어느새 부터 회의나 미팅 참석을 꺼리게 됐다. 잠시 자리를 비우고 오면 업무 폭탄이 펼쳐지기 때문이다. 이렇게 밀린 대답을 다 해주다가 20~30분은 훌쩍 지나간다.

업무 집중 시간에 너무 많은 방해를 받기도 하고 무엇보다 너무 많은 대화가 다 흘러가 버리기 때문에 어떤 주제로 대화를 했는지 혼란스럽다. 매번 단체 방에 공유했던 자료를 또 반복적으로 개인 채팅으로 요청하는 팀장님 때문에 화가 나지만 말 할 수는 없다. 쌓이는 채팅만큼 불 필요한 감정 소모도 심각하다.

진행했던 업무들의 기록을 한 번에 볼 수 있다면 얼마나 편리할까?

Before

협업툴 플로우 사용 전

박팀장의 하루

1. 나만 안절부절 하는건가?

오늘도 박팀장은 부하직원들의 눈치를 보느라 애가탄다.
프로젝트 마감일은 다가오는데 바빠보이는 팀원들에게 진척도를 계속 묻자니 재촉하는 것 같고, 가만히 있자니 제 시간에 완료 할 수 있을지 걱정이 된다. 직원들에게계속 현황보고를 요청하지 않더라도 한 눈에 업무 진척도를 파악할 수 있다면 얼마나 편할까?


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김주임, 박팀장의 고민은
업무 솔루션 없이 일하는 대한민국 기업의 직장인 80%가
공통적으로 가지고 있는 이슈 입니다.

나만의 스마트 업무 비서 [플로우]

쌓이는 업무를 스마트하게 필터링

자동으로 정리해주는 협업툴 플로우!


플로우로 업무 관리를 한다면 실무자는 ‘내가 해야 할 일’을 쉽게 파악할 수 있고,
우선순위에 따라 업무를 구별하여 효율적인 업무 진행이 가능하다.

관리자 입장에서는 모든 프로젝트, 업무의 진척도를 자동으로 파악할 수 있어
일일이 실무자들에게 확인할 필요가 없다.
또한 전체 업무 리스트를 확인하여 업무를 재분배하여
업무 과부하를 막을 수 있다.

<협업툴 플로우 – 기능 3>

플로우 업무 모아 보기 기능은 팀원(실무자),관리자 모두의 업무 효율성을 증대 시키는 기능이다.
팀원들은 해야 할 일을 쉽게 파악하게 하여 업무 파악에 소비되는 시간을 줄이고
관리자는 업무 현황을 보다 쉽고 직관적으로 파악할 수 있어 경영 판단에 도움을 받을 수 있다.

협업툴 플로우 사용 후 ‘이렇게’ 변했습니다!


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After

협업툴 플로우 사용 후

김주임의 하루

1. 단 3초 만에 ‘내 업무’ 파악, 업무 모아보기

<플로우 업무 모아 보기 화면 예시 – ‘내 업무’ 만 모아보기>

플로우는 나에게 요청 들어온 모든 업무를 자동으로 정리하여 스마트하게 관리 해준다. 때문에 업무 리스트를 따로 정리하는데 시간을 소요하지 않아도 된다. 어떤팀의 누가 요청한 업무였는지도 기억력에 의존하여 찾아 헤맬 필요가 없다.

업무 상태 / 우선순위 / 진척도 / 요청자 / 마감일 등 내가 원하는 옵션에 맞춰 요청 업무를 관리 할 수 있다.

때문에 기존과 비교 하여 업무 누락 정도를 90% 이상 줄일 수 있다.

[출처] 2019 플로우 사용자 대상 설문 조사

2. ‘중요한’, ‘급한’ 업무는 즉각 처리! 업무 우선 순위 파악

플로우에서는 모든 업무에 ‘마감일’ 와 ‘우선순위’ 를 부여하여 진행, 관리 한다.

<플로우 업무 등록 화면 예시 – 업무를 요청하는 사람은 반드시 해당 업무의 ‘마감일’ 과 ‘우선순위’를 지정한다>

※ 마감일: 해당 업무를 언제까지 완료해야 하는가?
※ 우선순위: 해당 업무를 다른 업무에 비해 얼마나 빠르게 처리해야 하는가? 혹은 중요한가?

<플로우 업무 모아 보기 화면 예시 – ‘업무 우선순위’ 와 ‘업무 마감일’ 기준으로 업무 모아보기>

때문에 처리해야할 업무가 잔뜩 쌓여있거나 갑자기 업무를 요청 받았을 때, ‘어떤 일 부터 해야하지?’ 라는 고민을 할 필요가 없다.

내가 요청 받은, 진행 중인 업무 리스트에 우선순위, 마감일 필터를 지정하여 보자!어떤 일부터 우선 진행해야하는지 한눈에 파악할 수 있다.

After

협업툴 플로우 사용 후

박팀장의 하루

1. 업무 보고 필요X, 업무 진척도 상시 파악 가능O

<플로우 업무 모아 보기 화면 예시 – ‘업무의 진척도’ 파악 가능>

내가 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 궁금할 때에는 업무 구분에서 ‘요청한 업무’에 필터를 걸어 확인하면 된다. 요청했던 업무의 진행 상태를 각 담당자에게 묻지 않아도

실시간 상태 및 진척도를 보고 개괄적인 진행 사항을 파악 할 수 있다.

각각 업무를 클릭하면 상세 히스토리 및 결과물을 확인할 수 있다.결과물을 기다리는 수동적인 요청자에서, 정확한 진행 내용을 파악하고 필요하다면 선제적으로 의견을 제시할 수 있는 능동적인 요청자가 될 수 있다.

2. 전체 업무 확인, 업무의 재분배로 효율적인 인력 관리

<플로우 업무 모아 보기 화면 예시 – ‘담당자 별 업무’ 파악 가능>

프로젝트의 모든 업무 진행사항을 확인할 수 있기 때문에 업무의 과부하 정도까지 파악할 수 있다. 이 기능은 특히 관리자에게 경영상 판단에 많은 도움을 준다.

담당자 별로 전체 업무 리스트와 진행 정도를 자동으로 파악,

인력별로 업무 재분배를 효율적이고 객관적인 지표에 의해 조정할 수 있다.

뿐만 아니라 실무자에게는 내 업무와 연관있는 타 업무를 확인할 수 있게 하여 그 히스토리나 결과물을 내 업무에 참고할 수 있게 해주는 빅데이터로 활용할 수 있다.

“얼마나 일하느냐” 보다

“얼마나 효율적으로 일하는냐”가 중요하다!

​<플로우로 스마트 협업을 실천하고 있는 기업들>

대한민국에서 협업 솔루션은 선택 아닌 필수!
대한민국의 대표 선두 기업들이 플로우로 일하고 있는 이유는
플로우만의 강력한 [업무 관리] 기능으로 조직의 업무 생산성을 극대화 할 수 있기 때문이다.

생산성을 고민하고 있는 기업이라면! 플로우가 바로 그 해결책이다!

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