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왜? 협업은 플로우?

[플로우 차별점2] 업무 5단계 프로세스

2월 11, 2020
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[플로우 차별점2] 업무 5단계 프로세스


업무 누락이 없는 플로우 업무 관리 기능

[플로우]만의 업무 관리 5단계 프로세스

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“마감일이 오늘인데 요청 메일을 못봤다구요?”

“그 업무 분명히 제가 *톡으로 얘기드렸는데…”


아직도 많은 회사, 팀들이 메일과 카톡을 이용해 업무를 보고 있다.


메일을 이용해 협업 할 경우, 업무 요청 메일/일정 협의 메일/결과물에 대한 메일 등 메일함에 카테고리 분류도 안된 수많은 메일들이 매일 매일 쌓이고 메일 홍수 사이에서 내가 놓친 업무는 없는지 찾아내기 위해 애쓰는 것이 일상이다.

메일 제목에 [업무 요청],[결과 보고] 등을 넣거나 메일 보관함을 추가로 만들어 메일을 분류해보지만, 쉴 새 없이 쌓이는 메일을 분류하다 보면 시간도 많이 소요되고 그럼에도 업무 누락이 생겨 곤란함을 겪곤 한다. 개인 메신저로 일하는 경우도 마찬가지이다. 놓친 업무를 찾기 위해 채팅방 대화 기록을 3~4번 씩 살피고 검색까지 해본 경험은 다들 있을 것이다.

업무에 집중해 최고의 성과를 내기도 바쁜 시간을 업무를 관리 하기 위한 시간으로 허비하고 있는 것이다.​ 메일이나 개인 메신저로 업무를 관리하는 방법이 정말 최선일까?


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메일, 개인 메신저는 대화를 ‘기록’ 하는 용도이다.
계속 이어지고 흘러가는 대화의 흐름 속에서
‘업무’ 라는 맥락을 잡아야 하기 때문에 당연히 놓치기도 쉽다.

[플로우]만 있으면 업무 누락이 없다.

협업은 일반적으로
[이슈의 공유] →[업무 요청] → [결과물에 대한 피드백] → [완료]의 순서로
진행된다.
이런 업무의 흐름을 단계 별로 구분하여 스마트 하게 관리하는 방법이

플로우의 ‘업무 관리 5단계’ 이다.


관리자는 협업 프로세스 전반을 쉽게 집계하고 확인하여
업무 프로세스에서 생길 수 있는 병목점(delay spot)을 개선할 수 있고
실무자는 보다 쉽게 ‘할 일’을 우선순위에 따라 분류하여
업무 파악과 관리에 소요되는 시간을 단축 시키고 본 업무에 집중할 수 있다.​​

<협업툴 플로우 – 차별점 2>

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업무를 ‘업무 진행 흐름’에 따라 관리하는 플로우 업무 관리 5단계!

협업툴 플로우만의 업무 관리 5단계 프로세스!

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<업무 관리 5단계, 이렇게 사용 합니다!>

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“과장님으로 부터 업무 요청 알림이 도착했습니다.”

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프로젝트의 참여자라면 누구나 담당자로 지정하여 업무 요청을 할 수 있다.이 때 업무의 요청자는 업무명 / 담당자 / 마감일 / 우선 순위를 지정할 수 있다.

때문에 담당자(실무자)는 쉽게 할 일을 파악하고, 한눈에 해당 업무의 긴급도를 파악할 수 있다. 간혹 업무 마감일에 대한 압박을 걱정 하는 경우가 있는데 마감일은 자유롭게 변경 할 수 있다. 오히려 현재 업무가 과부하 상태라면 업무 병목이 더 명확하게 보여지기 때문에 상대방의 일정을 배려한 업무 요청 프로세스를 확립 할 수 있다.

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“과장님! 요청하신 업무 진행하겠습니다!”

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업무 요청을 받은담당자는 해당 업무 내용을 확인 후 진행한다는 의미로 업무 상태를 진행으로 바꾼다. 그리고 업무 진행 정도에 따라 0~100%로 업무 진행도를 표시 한다.

업무의 단계를 ‘진행’ 으로 변경함으로써 업무의 요청자는 담당자에게 업무 요청이 제대로 전달 되었는지 재차 확인할 필요 없고, 업무 진행 정도를 그래프로 파악함으로써 진척도에 대한 문의 시간을 절약할 수 있다. 관리자와 실무자 모두 불필요한 보고로 낭비되던 시간들을 획기적으로 절약할 수 있다.

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“과장님! 피드백 부탁 드립니다!”

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담당자는 요청 받은 업무의 결과물을 댓글로 달고,요청자에게 피드백을 받기 위해(의견을 묻기 위해) 업무 상태를 피드백으로 변경한다.



업무의 요청자는 댓글에 달린 결과물을 검토하고 보충하거나 수정할 부분이 있다면 구체적인 의견은 댓글을 통해 남기고, 업무 상태를 ‘진행’으로 변경한다.



담당자는 요청자의 피드백 내용을 반영하여
다시 업무를 진행하고 결과물을 피드백 받는다.

담당자는 요청자의 명확한 피드백을 토대로 업무를 빠르게 완성 할 수 있다.
또한 모든 커뮤니케이션이 기록(댓글)으로 남기 때문에 오해를 줄일 수 있다는 점에서 만족도가 높다. “특히 디자인, 마케팅, 개발팀 에서 대 환영 할 것이다.”

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“수정 사항 없이 완벽해요! 업무가 완료 되었습니다.”

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더 이상 수정 사항 없이 결과물이 만족스럽다면 업무 상태를 완료로 변경한다. 마감일에 맞춰 맡은 업무를 ‘완료’ 상태로 변경하는 것이 전 직원의 목표가 된다면 전 직원의 업무 몰입도는 상상 그 이상으로 높아질 것 이다.

업무 마감일에 대한 압박을 걱정하지만 오히려 플로우를 사용하고 있는 고객사들은 업무 마감일 지정이 반드시 필요하다고 얘기한다. 마감일을 기준으로 구성원의 업무 분담 수준을 확인하고 업무를 재 분배하여 업무 과부하를 방지 할 수 있기 때문이다.

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“해당 업무는 보류해주세요!”

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다양한 이유로 업무 수행을 중단하거나, 추후 재 진행이 필요한 경우 담당자는 업무의 상태를 보류로 변경할 수 있다.
업무가 보류된 사유에 대해서도 댓글로 남긴다. 보류 상태인 업무는 향후 얼마든지 ‘요청’, ‘진행’ 상태로 변경해 새롭게 진행할 수 있다.



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업무 관리 5단계! 정말 획기적입니다!
그런데, 이렇게 업무를 관리하는 방법이
실무자 입장, 관리자 입장에서도 실제로 유용한 것인가요?

스마트워크를 실천하는 회사들은
이미 플로우로 협업하고 있습니다.​​​


플로우로 우리 회사,팀의
업무 생산성을 최상으로 향상 시켜보세요!


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